Flux de treball de signatura electrònica: guia completa

Què és un flux de treball de signatura

Què és un flux de treball de signaturaUnflux de treball de signatura

és la seqüència de passos organitzats que condueixen a la signatura d'un document: ordre dels signants, condicions, recordatoris, notificacions. Com més s'adapti el flux de treball al procés, més ràpides seran les signatures.

Els dos tipus principals d'ordre

Els dos tipus principals d'ordre

Ordre paral·lelTots els signants reben el sobre alhora i poden signar de manera independent.Avantatges ⬥⬥⬥: velocitat, sense coll d'ampolla.Cas d'ús ⬥⬥⬥: NDA mútua, contracte bilateral on l'ordre no importa.

Cas d'ús ⬥⬥⬥: NDA mútua, contracte bilateral on l'ordre no importa.

Ordre seqüencial

Cada signatari signa després de l'anterior. El sobre avança de signatari a signatari.Avantatges ⬥⬥⬥: respecte a les jerarquies de validació, cada actor veu validacions prèvies.Casos d'ús ⬥⬥⬥: contractes que impliquen validació del gestor i després gestió, arrendaments amb fiança.Funcions típiques

Funcions típiques

• Signatari ⬥⬥⬥: signa el documentAprovador ⬥⬥⬥: valida sense signar (cadena de validació)
• Còpia (CC) del document final sense signar:⬥⬥⬥Emissor ⬥⬥⬥: el remitent, sovint també un signatari
• Emissor ⬥⬥⬥: el remitent, sovint també un signatariRecordatoris i notificacions
• Una plataforma moderna permet configurar:freqüència i nombre de recordatoris als signants

notificacions en temps real, Equips)

webhooks per alimentar un CRM/ERP

• webhooks per alimentar un CRM/ERP
• recordatoris interns si estan bloquejats
• Caducitat i cancel·lació
• Establiu sempre una data de caducitat (normalment 15-30 dies). Un sobre caducat s'arxiva automàticament com a "sense signar", alliberant el tauler.

Durant el procés, l'emissor també pot cancel·lar manualment un sobre (revocació), útil si es descobreix un error.

Durant el procés, l'emissor també pot cancel·lar manualment un sobre (revocació), útil si es descobreix un error.

Integracions

Un potent flux de treball s'integra amb les vostres eines:

CRM ⬥⬥⬥: activa l'enviament quan un acord es "tanca guanyat"

• HRIS ⬥⬥⬥: envia el contracte "quan es contracta⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ ERP ⬥⬥⬥: genereu la comanda quan s'accepti una cotitzacióWebhooks personalitzats ⬥⬥⬥: notifiqueu als vostres sistemes interns
• Webhooks personalitzats ⬥⬥⬥: notifiqueu als vostres sistemes internsBones pràctiques de disseny
• Minimitzar el nombre de signants (cada persona addicional allarga el cicle (aclareix el cicle)⬥⬥⬥ aprovador)Automatitzar els recordatoris
• Tenir un pla B en cas de denegacióTenir un pla B en cas de denegació

Prova el flux de treball abans del desplegament del volum

• Errors freqüents
• Ordre seqüencial per defecte mentre que alguns signes paral·lels serien més ràpids⬥⬥⬥ "còpia")
• Sense data de caducitat
• Manca d'integració → reentrada manual
• Manca d'integració → reentrada manual

Notificacions insuficients als signants

• Cas concret: contracte pluripartit
• Un contracte de col·laboració entre 3 empreses. Flux de treball optimitzat:
• Preparació del PDF per l'empresa A
• Preparació del PDF per l'empresa A
• Enviament en ordre paral·lel als 3 signants (un per empresa)

Reinici automàtic D+3 si no està signat

Tots els signants notificats en temps real

• obrir l'últim compte de l'associació
• ⬥⬥⬥ Cicle total: 24-48 hores vs 2-3 setmanes en paper.
• ⬥⬥⬥ Cicle total: 24-48 hores vs 2-3 setmanes en paper.
• Com us ajuda Certyneo
• Certyneo us permet dissenyar fluxos de treball flexibles: paral·lels, seqüencials, mixtos, aprovadors, CC, recordatoris personalitzables, webhooks personalitzats, integracions natives de CRM/HRIS/ERP. Editor visual per configurar sense codi.

Descobriu la solució de signatura electrònica Certyneo

Preguntes freqüents

Preguntes freqüents

Quan utilitzar l'ordre seqüencial?

Quan una validació ha de precedir la següent (gerent → director → contracte definitiu).

Quants signants màxim?

Tècnicament il·limitat. Més enllà de 5-6, el cicle s'allarga significativament.

Podem barrejar ordre paral·lel i seqüencial?

Podem barrejar ordre paral·lel i seqüencial?

Sí, amb fluxos de treball “mixts”: grups paral·lels encadenats.

Com tractar amb un signant absent?

Reassignar el sobre a un altre signant autoritzat o posposar el sobre.

Els webhooks són en temps real?

Els webhooks són en temps real?

Sí, activat a cada canvi d'estat de l'embolcall.

Conclusió

Dissenyar un bon flux de treball és la diferència entre una eina que funciona i una que es transforma. Preneu 30 minuts per dissenyar el vostre flux de treball ideal, estalviareu mesos de fricció.

Proveu Certyneo per enviar, signar i fer el seguiment dels vostres documents en línia de manera senzilla, ràpida i segura.