Com enviar un document per signar

El procediment en 5 passos

El procediment en 5 passos

L'enviament d'un document per signar electrònicament triga menys de 5 minuts. Aquí teniu el procés pas a pas.

• 1. Prepara el document
• Exporta a PDF (recomanat)
• Comprova la llegibilitat mòbil (el 80% dels signants inicien sessió al mòbil)
• Revisa per eliminar errors d'ortografia i errors ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ 2. Creeu un sobre

A la vostra plataforma de signatures:

document nou → carregueu el PDF

• document nou → carregueu el PDF
• anomena el sobre (assumpte del document + signant)

3. Afegeix els signants ⬥⬥⬥:⬥⬥⬥ Per a cada signant:⬥

correu electrònic

• telèfon (per a SMS OTP si AES)
• rol (signatari, aprovador, CC)
• Definiu l'ordre: paral·lel (tot al mateix temps) o seqüencial.
• 4. Col·loqueu els camps

Arrossegueu al PDF:

Arrossegueu al PDF:

camp de signatura (obligatori)

• camps opcionals: data, nom, text lliure, casella de selecció, inicials per pàgina
• Associa cada camp amb els diferents colors correctes.

5. Configura i envia

Opcions per configurar:

nivell de signatura: SES o AES

• data de caducitat (normalment 15-30 dies)
• recordatoris automàtics (D+3, D+7⬥ missatges personalitzats)
• recordatoris automàtics (D+3, D+7⬥ missatges personalitzats)
• Feu clic a "Envia". Els signants reben el seu correu electrònic immediatament.

Feu un seguiment del document

Des del vostre tauler, seguiu en temps real:

enviat → obert → signat

• notificacions (correu electrònic, Slack, Teams)
• possible reinici manual ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ abans d'un enviament important
• Proporcioneu un canal de contacte per als signants novells

Arxiveu sistemàticament el document signat

• Arxiveu sistemàticament el document signat
• Eviteu enviar els divendres al vespre o els caps de setmana
• Errors freqüents
• Afegiu una adreça electrònica errònia a la cara

un signatari

• No col·loqueu un camp de signatura
• Fitxer massa gran (> 10 MB → lent al mòbil)
• Envia sense correcció
• Cas concret: venedor
• Cas concret: venedor

Un venedor envia 20 pressupostos per setmana. Rutina:

Generació a partir de HubSpot (cita + CGV)

1. Enviament automàtic a SES mitjançant la integració
2. Recordatoris D+2 i D+5
3. Notificacions de Slack en temps real
4. Temps d'actualització de la signatura humana per minut⬥⬥⬥⬥⬥⬥ enviament.
5. Com t'ajuda Certyneo

Certyneo fa que l'enviament d'un document per signar sigui ràpid i fiable: interfície intuïtiva d'arrossegar i deixar anar, plantilles per a documents recurrents, integracions de CRM, supervisió en temps real, recordatoris automàtics. Tot en menys de 3 minuts.

Certyneo fa que l'enviament d'un document per signar sigui ràpid i fiable: interfície intuïtiva d'arrossegar i deixar anar, plantilles per a documents recurrents, integracions de CRM, supervisió en temps real, recordatoris automàtics. Tot en menys de 3 minuts.

Descobreix la solució de signatura electrònica Certyneo

PMF

Quant de temps triga l'enviament?

2-5 minuts per a un document senzill.

Podem enviar el mateix document a diversos signants?

Sí, tot en el mateix sobre, ordre paral·lel o seqüencial.

Hem d'informar amb antelació al signatari?

No és obligatori, però recomanat per a signants novells.

No és obligatori, però recomanat per a signants novells.

Podem cancel·lar un enviament?

Sí, abans de signar. Després, no.

El signant pot transferir-se a una altra persona?

Segons la configuració. Per defecte, no.

Conclusió

Enviar un document per signar és un gest senzill que s'ha convertit en quotidià. Un cop establerta la rutina, els teus cicles contractuals es transformen.

Proveu Certyneo per enviar, signar i fer el seguiment dels vostres documents en línia de manera senzilla, ràpida i segura.