Signatura electrònica: gratuïta o pagada, què triar el 2026?

Introducció: per què la qüestió gratuït/pagat és crucial el 2026

El 2026, més del 65 % de les PIME europees utilitzen almenys ocasionalment la signatura electrònica, segons dades consolidades de l'ENISA i associacions sectorials. Tot i això, moltes encara dubten entre una solució gratuïta — seductora sobre el paper — i una oferta pagada que promesa conformitat, seguretat i integracions avançades. La tria no és trivial: un document signat amb una eina no conforme amb la regulació eIDAS pot ser contestat davant un tribunal, exposant l'empresa a riscos jurídics i financers considerables. Aquesta guia descifra les diferències reals entre ofertes gratuïtes i pagades, avalua la seva adequació a les necessitats de les PIME i t'ajuda a arbitrar segons el teu volum, el teu sector i el teu nivell d'exigència legal.

---

Què proposen realment les ofertes gratuïtes

Les funcionalitats incloses (i les seves limitacions)

Les solucions gratuïtes de signatura electrònica ofereixen generalment un perímetre funcional mínim: enviar un nombre limitat de documents per mes (sovint 3 a 5), interfície web bàsica, i signatura per clic o per correu electrònic OTP (contrasenya d'ús únic). Aquestes eines permeten cobrir necessitats puntuals — signatura d'un pressupost, d'una carta de missió o d'un contracte simple entre dues parts.

Però les restriccions s'acumulen ràpidament:

• Volum limitat: des que la teva activitat supera 5 a 10 documents per mes, els plans gratuïts es converteixen en bloqueig.
• Sense signatura avançada (SEN) ni qualificada (SEQ): la quasi totalitat d'ofertes gratuïtes es limita a la signatura electrònica simple (SES), la qual té el menor valor probatori dels tres nivells definits per eIDAS.
• Absència d'horodatatge qualificat: sense horodatatge electrònic certificat, la data de signatura pot ser contestada.
• Audit trail incomplet: els registres d'esdeveniments proporcionats de manera gratuïta sovint manquen de la granularitat exigida en cas de litige.
• Cap integració API: les eines gratuïtes no s'interconnecten amb el teu CRM, ERP o SIRH.

El risc jurídic de les ofertes freemium

El principal perill de les solucions gratuïtes és la conformitat amb eIDAS. La regulació europea nº910/2014 distingeix tres nivells de signatura: simple, avançada i qualificada. Només les signatures avançades i qualificades es beneficien d'una presumpció de fiabilitat reforçada. La signatura simple no està prohibida, però el seu valor probatori depèn completament del context i de la capacitat de l'emissor de provar la identitat del signatari. En cas de contenciositat, l'empresa que es recolza en una signatura obtinguda mitjançant una eina gratuïta no certificada suporta la càrrega de la prova — una posició incòmoda.

Per entendre precisament què val jurídicament cada nivell, la nostra guia sobre el valor jurídic de la signatura electrònica detalla els criteris d'admissibilitat davant les jurisdiccions franceses i europees.

---

Què les ofertes pagades aporten realment

Conformitat eIDAS nivells avançat i qualificat

Les solucions pagades serioses — que siguin certificades per un proveïdor de serveis de confiança qualificat (QTSP) reconegut per l'ANSSI o per una autoritat nacional equivalent — ofereixen nivells de signatura avançada i qualificada. La signatura avançada (SEN) es basa en un vincle únic amb el signatari, la detectabilitat de qualsevol modificació posterior, i l'ús de dades de creació de signatura sota control exclusiu del signatari. La signatura qualificada (SEQ) va més lluny: requereix un certificat qualificat expedit per un QTSP acreditat i un dispositiu segur de creació de signatura.

Per a les PIME que signen contractes comercials, actes RH sensibles o documents immobiliaris, la pujada en nivell de signatura no és un luxe — és una necessitat. El nostre comparatiu complet de solucions de signatura electrònica analitza en detall les certificacions de cada actor del mercat.

Funcionalitats avançades per a equips

Més enllà de la conformitat, les ofertes pagades es distingeixen per:

• Volums il·limitats o adaptats: plans per volum o per ús, adaptats a les PIME de 5 a 500 empleats.
• Workflows multi-signataris: ordenació de les signatures, reenviaments automàtics, delegació.
• Integracions natives: connectors Salesforce, HubSpot, SAP, mòduls RH (SIRH) per automatitzar els fluxos de contractes de treball, avenants o nòmines desmaterialitzades.
• Arxivament probatori: conservació xifrada dels documents signats amb el seu certificat i el seu audit trail durant la durada legal (mínim 10 anys pels contractes comercials a França).
• Suport i SLA: assistència tècnica amb compromís de temps de resposta, essencial pels sectors regulats.

El cost real: TCO vs estalvis generats

Les ofertes pagades comencen en general entre 20 i 50 € per mes per a les PIME (plans de 20 a 100 documents/mes), i pugen a 200-500 €/mes per a usos intensius. Aquest cost ha de ser comparat amb els guanys reals:

• Reducció del cicle de signatura de 5 a 7 dies (correu) a menys de 24 hores.
• Eliminació dels costos d'impressió, franco i emmagatzematge físic (estimats entre 15 i 30 € per contracte signat manualment, segons informes Markess by exægis 2024-2025).
• Reducció dels errors de formulari i les signatures perdudes gràcies als camps guiats.

Per estimar el teu retorn sobre la inversió precís, la calculadora ROI de Certyneo et permet introduir els teus propis volums i costos de tractament actuals.

---

Comparatiu estructurat: gratuït vs pagat per a les PIME el 2026

Taula de decisió per criteri

| Criteri | Solució gratuïta | Solució pagada | |---|---|---| | Nivell eIDAS | Simple (SES) únicament | Avançada (SEN) i qualificada (SEQ) | | Volum mensual | 3 a 10 documents | Il·limitat o adaptat | | Horodatatge qualificat | No | Sí (QTSP acreditat) | | Audit trail complet | Parcial | Sí, exportable | | Integracions API | No | Sí (REST API, webhooks) | | Suport humà | No | Sí (segons plan) | | Arxivament a llarg termini | No | Sí (10 anys+) | | Workflows multi-parts | No | Sí | | Conformitat RGPD documentada | Variable | Garantida contractualment | | Cost mensual PIME | 0 € | 20 a 500 € |

Quan el gratuït pot ser suficient

El gratuït és acceptable en casos molt circumstancials: un autònom que signa 2 a 3 pressupostos per mes amb clients fidels, en un context de baix risc financer i sense sector regulat. Des que l'aposta financera del document supera els 5.000 €, que la relació contractual és susceptible de conflicte, o que el sector està regulat (sanitat, immobiliari, finances), una solució pagada conforme amb eIDAS s'imposa.

Quan el pagat es fa indispensable

Per a qualsevol PIME que signi contractes de treball, mandats, convenis de partnership, actes immobiliaris o documents sensibles pels seus clients, el pas a una oferta pagada és una decisió de gestió del risc, no una partida de despesa supèrflua. Les empreses que desitgen migrar des de DocuSign o YouSign cap a una solució més adaptada poden fer-ho sense pérdua de dades ni interrupcions de servei.

---

Criteris de selecció d'una solució pagada adaptada a les PIME

Certificacions i acreditacions a verificar

Abans de subscriure a una oferta pagada, verifica sistemàticament:

1. Inscripció a la llista de confiança europea (TSL): cada Estat membre publica la llista dels seus proveïdors qualificats. A França, és l'ANSSI qui manté aquesta llista.
2. Certificació ISO 27001 del proveïdor: garanteix una gestió de la seguretat de la informació estructurada.
3. Certificació ETSI EN 319 132: norma tècnica europea específica a la signatura electrònica avançada basada en XAdES.
4. Hostatgement de dades a la Unió Europea: exigència RGPD incontrovertible per a les dades personals dels signataris.
5. DPA (Data Processing Agreement) disponible: el proveïdor ha de poder signar un acord de tractament de dades conforme amb l'article 28 del RGPD.

Models tarifaris i flexibilitat

Les PIME tenen interès a privilegiar models tarifaris transparents, sense compromís de llarg termini al principi, amb la possibilitat de pujar en volum progressivament. Consulta la graella tarifaria de Certyneo per una visió clara dels nivells de servei i dels volums inclosos. Les ofertes per ús (pay-per-signature) poden ser aventatges per a estructures amb activitat irregular, mentre que els abonaments mensuals fixos convenen més a les PIME amb flux constants.

Integracions de negoci i especialitzacions sectorials

Una solució generalista no sempre cobreix les necessitats específiques del teu sector. Les solucions dedicades a la signatura electrònica per a RH integren nadius els fluxos de DPAE, contractes a temps parcial i avenants. Les solucions immobiliàries gestionen els mandats de venda i les ofertes de compra segons les exigències de la llei Hoguet. Les eines destinades als despatxos jurídics proposen workflows adaptats als actes sota signe privat i les convencions de procediment participatiu.

Marc legal aplicable a la signatura electrònica a França i Europa

Els fonaments del dret comú francès

En dret francès, la signatura electrònica és reconeguda pels articles 1366 i 1367 del Codi Civil (provinents de l'ordenança nº2016-131 del 10 de febrer de 2016 que reforma el dret dels contractes). L'article 1366 disposa que un escrit electrònic té la mateixa força probatòria que un escrit en suport paper, sota la condició que el seu autor sigui degudament identificat i que la seva integritat sigui garantida. L'article 1367 precisa que, quan la signatura és electrònica, consisteix en l'ús d'un procediment fiable d'identificació que garanteix la seva connexió amb l'acte al qual s'adhereix.

Aquestes disposicions fan referència directament al referent tècnic europeu per a la qualificació del procediment utilitzat.

La regulació eIDAS nº910/2014 i la revisió eIDAS 2.0

La regulació europea eIDAS nº910/2014 constitueix la base regulatòria comuna de la signatura electrònica a la Unió Europea. Defineix tres nivells de signatura:

• Signatura electrònica simple (SES): qualsevol dada en forma electrònica unida a altres dades i utilitzada pel signatari per firmar. Valor probatori mínim.
• Signatura electrònica avançada (SEN): vinculada de manera única al signatari, creada a partir de dades sota el seu control exclusiu, permitent detectar qualsevol modificació posterior (articles 26 i següents d'eIDAS).
• Signatura electrònica qualificada (SEQ): signatura avançada creada per un dispositiu qualificat i basada en un certificat qualificat expedit per un QTSP acreditat (Qualified Trust Service Provider). Es beneficia d'una presumpció legal de fiabilitat i és reconeguda a tots els Estats membres (article 25 d'eIDAS).

La revisió eIDAS 2.0 (Regulació UE 2024/1183), aplicable progressivament a partir de 2025-2026, reforça les exigències sobre les butxaques d'identitat digital (EUDIW) i la interoperabilitat transfronterera, sense remetre en qüestió els tres nivells existents.

RGPD nº2016/679: obligacions del proveïdor

La signatura electrònica implica el tractament de dades personals dels signataris (identitat, correu electrònic, adreça IP, històric d'accions). El proveïdor actua en qualitat de subcontractista segons l'article 4 del RGPD nº2016/679 i ha de, per aquest motiu, concloure un DPA (acord de subcontractació) amb cada responsable de tractament client, conforme amb l'article 28 del RGPD. El proveïdor ha de garantir mesures tècniques i organitzatives apropiades (xifrat, pseudonimització, control d'accés).

Normes ETSI aplicables

Les normes tècniques de l'ETSI (European Telecommunications Standards Institute) precisen els formats i mecanismes criptogràfics acceptables:

• ETSI EN 319 132: signatura electrònica avançada XML (XAdES)
• ETSI EN 319 122: signatura electrònica avançada CMS (CAdES)
• ETSI EN 319 162: signatura electrònica avançada PDF (PAdES)

Els proveïdors pagats seriosos implementen aquestes normes i publiquen les seves polítiques de signatura. Les eines gratuïtes, en canvi, generalment no documenten la seva conformitat amb aquestes normes, el qual constitueix un risc en cas de contestació judicial.

Directiva NIS2 i ciberseguretat

La directiva NIS2 (2022/2555/UE), transposada al dret francès per la llei nº2023-703 de l'1 d'agost de 2023, imposa als operadors de serveis essencials i a les entitats importants exigències de seguretat informàtica reforçades. Els proveïdors de serveis de confiança qualificats entren en el perímetre de les entitats essencials i han de notificar els incidents de seguretat significatius a l'ANSSI en terminis estrictes (24 hores per alerta primerenca, 72 hores per notificació formal).

Escenaris d'ús: triar entre gratuït i pagat segons el teu perfil

Escenari 1 — Una PIME de serveis B2B que gestiona 150 contractes comercials per any

Una PIME de consultoria en organització, que compta amb una vintena de col·laboradors i gestiona aproximadament 150 contractes de prestació anuals amb grans clients, va començar amb una eina gratuïta per signar les seves cartes de missió. Ràpidament, les limitacions es van imposar: el plan gratuït només permetia 5 enviaments per mes, l'audit trail era insuficient per a les sol·licituds d'un client sotmès a auditoris interns, i l'absència d'integració amb el seu CRM generava una doble entrada crònica.

En passar a una solució pagada amb signatura avançada (SEN), signatura conforme amb eIDAS i API connectada al seu CRM, la PIME va reduir el seu cicle de contractació de 8 dies de mitjana a menys de 48 hores. El guany de productivitat estimat — basat en una valoració del temps administratiu de 45 €/hora — representa aproximadament 12.000 € anuals, per a un abonament anual inferior a 2.400 €. El ROI s'assoleix en menys de 3 mesos.

Escenari 2 — Un despatx de gestió de patrimoni sotmès a obligacions de l'AMF

Un despatx de gestió de patrimoni independent (CIF aprovat per l'AMF), que ocupa 8 persones i gestiona la signatura de mandats, boletins de subscripció i convenis de gestió, legalment no pot confiar en una signatura electrònica simple pels actes financers emmarcats per les directives MIF2 i DDA. L'AMF exigeix una traçabilitat rigorosa i una prova d'identitat robusta del signatari.

El despatx va optar per una solució pagada que integra la signatura qualificada (SEQ) per als mandats de gestió, amb verificació d'identitat per document oficial (IDV). Resultat: eliminació completa dels intercanvis paper per correu recomanat (estimats a 22 € per contracte en costos directes), reducció dels terminis de subscripció de 10 dies a 2 dies, i conformitat documentada durant l'últim control de l'AMF. El cost anual de la solució representa menys de l'1,5 % del cost total evitat.

Escenari 3 — Un grup de PIME industrials signatàries de 400 contractes de proveïdors anuals

Un agrupament de tres PIME industrials, que operen en la subcontractació mecànica i comparteixen una direcció administrativa comuna, gestionava fins al 2024 la totalitat dels seus contractes de proveïdors per via paper. El volum — aproximadament 400 contractes per any, incloent comandes-marc, avenants de preu i condicions generals de compra — feia inútil qualsevol eina gratuïta des del principi.

El desplegament d'una plataforma pagada amb workflows multi-signataris, reenviaments automàtics i arxivament probatori va permetre reduir el temps mitjà de tractament d'un contracte de proveïdor de 14 a 3 dies laborals. La direcció administrativa avalua en un 35 % la reducció del temps dedicat a la gestió contractual, és a dir, l'equivalent de 0,7 ETP alliberat per a tasques de més valor afegit. L'arxivament segur dels contractes signats amb el seu certificat respon, per altra banda, a les exigències de l'article L.110-4 del Codi de Comerç (termini de prescripció comercial de 5 anys).

Conclusió

El 2026, la qüestió ja no és gaire «gratuït o pagat» sinó «quin nivell de risc estic disposat a assumir?». Les solucions gratuïtes poden convenir per a usos molt marginals i poc enganyosos jurídicament. Per a qualsevol PIME que contractualitza regularment, opera en un sector regulat o busca automatitzar els seus fluxos documentaris, una solució pagada conforme amb eIDAS no és una despesa — és una inversió de protecció jurídica i productivitat el ROI de la qual és mesurable en alguns mesos.

Els criteris de tria són clars: nivell de signatura requerit, volum mensual, integracions necessàries, hostatgement RGPD i certificacions del proveïdor. No prenguis una decisió basant-te únicament en el preu publicitat: calcula el cost real de la inacció.

Per anar més lluny, compara les ofertes i simula el teu ROI a Certyneo o consulta les nostres tarifes adaptades a les PIME per començar amb una solució conforme, simple i evolutiva.