Comparativa HelloSign vs Certyneo: quin escollir el 2026?

Introducció: per què comparar HelloSign i Certyneo el 2026?

Amb l'entrada en vigor progressiva de la regulació eIDAS 2.0 i la generalització del treball híbrid, la tria d'una solució de firma electrònica s'ha convertit en un enjeu estratègic per a les direccions jurídiques, de recursos humans i finances. HelloSign — reanomenat Dropbox Sign el 2023 però encara àmpliament conegut pel seu nom antic — i Certyneo es posicionen en aquest mercat amb filosofies molt diferents. D'una banda, una plataforma americana integrada a l'ecosistema Dropbox; de l'altra, una solució SaaS europea nascuda per respondre als requisits regulatoris del mercat continental. Aquest article analitza en profunditat les dues ofertes sota l'angle de la conformitat legal, les funcionalitats de negoci, les tarifes i l'experiència de l'usuari, per ajudar-te a prendre una decisió informada per al 2026.

---

1. Presentació de les dues plataformes

HelloSign (Dropbox Sign): una origen americana

Fundada el 2011 i adquirida per Dropbox el 2019, HelloSign es comercialitza avui sota la marca Dropbox Sign. La solució és molt popular entre les pimes anglosaxones gràcies a la seva simplicitat d'ús i la integració nativa amb Dropbox, Google Workspace i Slack. Ofereix signatures electròniques simples (SES) i, des del 2022, una forma avançada (AES) a través de socis tercers per a certs mercats europeus.

Tanmateix, HelloSign continua essent una plataforma dissenyada segons els estàndards americans (ESIGN Act, UETA), la qual cosa crea friccions regulatòries per a les empreses sotmeses al dret europeu. Les dades dels signants s'allotgen en infraestructures cloud americanes — una restricció no negligible des de la invalidació de Privacy Shield i la implementació del Data Privacy Framework, que alguns juristes encara consideren fràgil.

Certyneo: una solució SaaS europea centrada en la conformitat

Certyneo és un SaaS de firma electrònica B2B dissenyat i allotjat a Europa, la qual arquitectura està construïda des de l'origen al voltant de la regulació eIDAS nº910/2014 i de la seva evolució eIDAS 2.0. La plataforma ofereix els tres nivells de firma previstos pel marc europeu — simple (SES), avançada (AES) i qualificada (QES) — amb proveïdors de serveis de confiança qualificats (QTSP) referenciats a la Trusted List europea.

La solució integra nativament una guia completa sobre el valor jurídic de la firma electrònica que els equips jurídics poden consultar per calibrar el nivell de firma adequat a cada tipus de document. L'allotjament es realitza exclusivament en datacenters certificats ISO 27001 situats a la Unió Europea, la qual cosa simplifica considerablement la conformitat RGPD.

---

2. Conformitat regulatòria i valor jurídic

HelloSign enfront del dret europeu: llacunes estructurals

La principal debilitat de HelloSign per a un ús europeu radica en la seva relació amb eIDAS. La plataforma no ofereix firma qualificada (QES) per si mateixa: per arribar a aquest nivell, l'usuari ha de recórrer a fluxos híbrids amb proveïdors tercers, la qual cosa complexa la cadena de confiança i dilueix la traçabilitat. Or, certs actes jurídics — cessió de parts socials, actes autèntics electrònics, certs contractes de crèdit — imposen en dret francès i europeu un nivell QES o un acte notarial.

A més, la qüestió de la localització de les dades és central: sense binding corporate rules (BCR) robustos o sense clàusules contractuals tipus (SCC) perfectament documentades, exposar dades de signants a servidors americans pot contravenir els articles 44 a 49 del RGPD. Una situació que ha portat diversos responsables de protecció de dades europeus a descartar HelloSign dels seus convocatòries públiques ja des del 2024.

Certyneo i eIDAS: conformitat nativa a tres nivells

Certyneo ofereix nativament els tres nivells de firma reconeguts per eIDAS, amb una gestió automàtica del nivell requerit segons el tipus de document configurat per l'administrador. Aquest enfocament redueix el risc d'error humà — signar un contracte de lloguer amb una simple SES quan una AES és recomanada — i simplifica el registre d'auditoria per als equips de conformitat.

La regulació eIDAS 2.0: tot comprenent introdueix a més la cartera d'identitat digital europea (EUDIW), i Certyneo s'ha compromès en una roadmap de compatibilitat amb aquest nou estàndard des del primer trimestre del 2026. HelloSign no ha publicat fins avui cap full de ruta oficial en aquest sentit per al mercat europeu.

---

3. Funcionalitats de negoci comparades

Flux de firma i automatització

| Criteri | HelloSign (Dropbox Sign) | Certyneo | |---|---|---|| | Firma simple (SES) | ✅ | ✅ | | Firma avançada (AES) | ⚠️ Via tercers | ✅ Natiu | | Firma qualificada (QES) | ❌ | ✅ Natiu | | Allotjament UE | ❌ | ✅ | | API REST | ✅ | ✅ | | Generador de contractes IA | ❌ | ✅ | | Segell temporal qualificat | ⚠️ Limitat | ✅ | | Suport en català/francès | ⚠️ Limitat | ✅ |

Certyneo es distingeix notablement pel seu generador de contractes per IA, que permet produir un document legalment estructurat abans de sotmetre'l a la firma, sense sortir de la plataforma. HelloSign, reconcentrat en el seu nucli de negoci «firma», no ofereix equivalent.

Integracions i API

HelloSign disposa d'una API madura i integracions natives amb Salesforce, Google Workspace, Microsoft 365 i Dropbox. Aquest és un punt fort indubable per als equips ja integrats en aquests ecosistemes.

Certyneo ofereix una API REST documentada OpenAPI 3.0, webhooks en temps real i connectors certificats per als principals SIRH (Workday, Lucca, Factorial) i ERP (SAP, Sage). Per a les solucions de recursos humans, la integració amb els fluxos de gestió dels contractes de treball, actes addicionals i nòmines desmaterialitzades és particularment desenvolupada.

Experiència del signant i mobilitat

Les dues plataformes ofereixen una experiència de firma sense creació de compte per al signant. Certyneo ofereix però una interfície completament localitzada en català/francès, amb guies contextuals que expliquen el valor jurídic de cada tipus de firma — un atribut apreciat durant el desplegament amb poblacions poc familiaritzades amb el digital.

---

4. Tarificació i model econòmic

HelloSign: una graella centrada en el volum de firmes

HelloSign ofereix tres nivells tarifaris: Essentials (~15 €/mes/usuari), Standard (~25 €/mes/usuari) i Premium (sota demanda). La tarificació es basa en el nombre d'enviaments per mes, la qual cosa pot resultar costós per a empreses amb grans volums de documents recurrents. Cal destacar: les funcionalitats avançades de conformitat eIDAS generalment només estan disponibles a partir dels plans Premium, amb sobrecostos.

Certyneo: transparència i previsibilitat pressupostària

Certyneo adopta un model de tarificació per usuari amb paquets de firmes inclosos, sense facturació per acte pels usos ordinaris. Pots consultar la graella completa a la pàgina de tarifes de Certyneo i simular el teu retorn sobre la inversió via la calculadora ROI disponible en línia.

Per a les empreses que desitgen migrar des d'una altra solució, l'oferta de migració a Certyneo inclou acompanyament tècnic i jurídic, així com la represa dels fluxos existents — un compromís rarament ofert pels actors americans.

---

5. Suport, acompanyament i ecosistema

Qualitat del suport en idioma local

HelloSign ofereix suport en anglès amb temps de resposta variables segons el plan subscrit. En la pràctica, els usuaris francòfons i catalanoparlants reporten dificultats per obtenir respostes precises sobre qüestions de conformitat europea, ja que aquests temes sovint es redirigeixen cap a la documentació general.

Certyneo disposa d'un equip de suport basat a Europa, accessible per xat, telèfon i correu electrònic, amb compromisos SLA contractuals ja des dels plans intermedis. El centre d'ajuda de Certyneo agrupa més de 200 articles en idioma local que cobreixen els casos d'ús de negoci, els aspectes regulatoris i les integracions tècniques.

Ecosistema de socis i consultoría

Certyneo col·labora amb una xarxa de socis integradors, cabinets jurídics i experts-comptables formats en conformitat eIDAS. Aquesta dimensió de consultoría — absent de l'oferta HelloSign — és determinant per a les empreses que despleguen la firma electrònica en contextos sensibles: fusions-adquisicions, litigis, sector sanitari o immobiliari.

Marc legal aplicable a la firma electrònica el 2026

Els textos fonamentals europeus

La firma electrònica a Europa està regulada per la regulació eIDAS nº910/2014 (Electronic IDentification, Authentication and trust Services), directament aplicable a tots els Estats membres sense transposició nacional. Aquesta regulació defineix tres nivells de firma:

• SES (Simple Electronic Signature): qualsevol dada en forma electrònica unida o associada lògicament a altres dades, utilitzada per signar.
• AES (Advanced Electronic Signature): lligada de manera unívoca al signant, que permet la seva identificació, creada amb dades sota el seu control exclusiu, i que detecta qualsevol modificació posterior.
• QES (Qualified Electronic Signature): AES creada mitjançant un dispositiu de creació de firma qualificat (QSCD) i que es basa en un certificat qualificat expedit per un QTSP inscrit a la Trusted List europea. Només la QES gaudeix d'una presumpció legal d'equivalència amb la firma manuscrita a tota la UE (art. 25§2 eIDAS).

En dret francès, els articles 1366 i 1367 del Codi Civil reconeixen la firma electrònica com a equivalent a la firma manuscrita sempre que permeti l'identificació del signant i garanteixi el seu vincle amb l'acte. El decret nº2017-1416 precisa les condicions tècniques aplicables.

RGPD i localització de dades

La regulació RGPD nº2016/679 imposa que les dades personals dels signants (identitat, adreça IP, segell temporal, certificat) es tractin amb una base legal i, en cas de transferència fora de la UE, sobre la base d'una decisió d'adequació o de garanties apropades (art. 44 a 49). L'allotjament d'aquestes dades en servidors americans, fins i tot en el marc de la Data Privacy Framework del 2023, exposa els responsables del tractament a un risc residual documentat pel Comitè Europeu de Protecció de Dades (CEPD).

Estàndards tècnics ETSI

Els formats de firma electrònica avançada i qualificada estan normalitzats per l'ETSI: EN 319 132 (XAdES), EN 319 122 (CAdES) i EN 319 142 (PAdES pels PDF). Aquests estàndards garanteixen la interoperabilitat i la permanència de les firmes en el temps. Una solució que no genera firmes en aquests formats estandarditzats exposa els seus usuaris a riscos de no-reconeixement durant controls o litigis.

Segell temporal i conservació

El segell temporal qualificat (art. 41 eIDAS) aporta una presumpció legal sobre la data i hora d'un esdeveniment electrònic. És indispensable per al valor probatori a llarg termini dels documents signats. L'arxivament electrònic probatori, regulat a França per la norma NF Z42-020, complementa aquest dispositiu per a les duracions de conservació regulatòries (10 anys pels contractes comercials, 5 anys per les dades comptables, 50 anys per certs actes de l'estat civil).

Riscos jurídics d'una solució no conforme

Utilitzar una solució de firma electrònica que no respecta eIDAS exposa l'empresa a la nul·litat dels actes signats, a dificultats probatòries en cas de litig i, en matèria de tractament de dades, a sancions RGPD que poden arribar al 4% del volum de vendes mundial anual (art. 83§5 RGPD).

Escenaris d'ús: HelloSign vs Certyneo en situació real

Escenari 1: un bufet d'advocats d'assumptes de 20 col·laboradors

Un bufet especialitzat en dret de les societats gestiona cada mes diverses desenes de cessions de parts, pactes d'associats i protocols transactionals. Aquests documents requereixen almenys una firma electrònica avançada (AES) per ser oposables, i sovint una QES per als actes més sensibles.

Amb HelloSign, l'equip jurídic va identificar ràpidament l'absència de QES nativa com a un bloqueig: per a cada document que requereix aquest nivell, havia de passar a un proveïdor tercers, generant ruptures en la cadena de traçabilitat i retards addicionals de 24 a 48 hores. Després de la migració a Certyneo, el bufet ha reduït un 65% el temps de processament dels expedients de cessió, centralitzant tot el flux de treball — generació del document, selecció del nivell de firma, enviament, relançament automàtic, arxivament — en una única interfície.

Escenari 2: una pime industrial que gestiona 300 contractes de proveïdors per any

Una pime del sector manufacturera amb una direcció de compres de 5 persones ha de fer signar contractes-marc, ordres de compra i acords de confidencialitat a proveïdors distribuïts en 12 països europeus. La diversitat dels interlocutors — entre els quals alguns poc familiaritzats amb el digital — imposa una experiència de signant simple, disponible en múltiples idiomes, sense creació de compte.

HelloSign responia bé a la dimensió «volum» però presentava llacunes en la localització en llengua local i en els relançaments automàtics parametritzables. Amb Certyneo, l'equip de compres ha configurat fluxos diferents per categoria de contracte, amb nivells de firma adaptats (SES pels acords de confidencialitat interns, AES pels contractes-marc) i relanzaments automàtics a D+3 i D+7. El termini mitjà de retorn dels contractes signats ha passat de 8,2 dies a 2,4 dies, és a dir, una reducció del 70%, coherent amb els benchmarks publicats per les associacions professionals del sector.

Escenari 3: un agrupament hospitalari de aproximadament 1 200 llits

Un centre de salut públic ha de desmaterialitzar la firma de diversos tipus de documents: contractes de compromís de pràctics, protocols de recerca clínica, convenis amb socis institucionals. El marc regulatori del sector sanitari imposa una traçabilitat reforçada i un allotjament de dades de salut conforme als requisits HDS (Allotjador de Dades de Salut, certificació ASIP Santé).

HelloSign, allotjat en infraestructures americanes, estava directament exclòs del perímetre regulatori HDS. Certyneo, l'oferta de la qual per a sanitat està construïda sobre un allotjament certificat HDS a Europa, ha permès a l'establiment desplegar la firma electrònica per a tots els seus processos de recursos humans i administratius en menys de sis setmanes, amb formació dels usuaris integrada i suport dedicat. El guany estimat en els processos de reclutament i compromís de pràctics s'ha avaluat com a l'equivalent de 0,8 ETP administratiu per any, és a dir, un ROI positiu ja al quart mes d'ús.

Conclusió

La comparativa HelloSign vs Certyneo revela dues filosofies oposades: HelloSign és una solució genèrica americana, efectiva per a usos simples en entorns anglosaxons, però estructuralment limitada enfront dels requisits regulatoris europeus del 2026. Certyneo, dissenyat nativament pel mercat europeu, respon als tres nivells eIDAS, garanteix un allotjament conforme RGPD a la Unió Europea i integra funcionalitats de negoci avançades — generador de contractes IA, segell temporal qualificat, suport en idioma local — que manca en el seu competidor americà.

Per a les empreses sotmeses al dret francés i europeu, la tria és clara: la conformitat regulatòria no s'improvisa, i cada document signat amb una solució inadequada és un risc jurídic latent. Si desitges avaluar Certyneo per a la teva organització, sol·licita una demostració o crea el teu compte a certyneo.com — la migració des d'una altra solució és acompanyada i financiada.