Com arxivar un document signat electrònicament

Per què arxivar correctament

Per què arxivar correctament

Un document signat electrònicament només té valor si la prova segueix sent consultable i verificable durant tot el període legal, de vegades 10, 20, fins i tot 30 anys. Arxiu descuidat = evidència debilitada en cas de disputa.

• Termini a respectarTermini a respectar
• Contractes mercantils ⬥⬥⬥: 10 anys (Codi de Comerç)Contractes de treball ⬥⬥⬥: 5 anys després de la finalització
• ⬥⬥⬥ Factures: 10 anys⬥⬥⬥⬥⬥ anys (impost)⬥⬥⬥ Factures: 10 anys⬥⬥⬥⬥⬥ anys (impost)
• Arrendaments ⬥⬥⬥: durada + 5 anysActes notarials ⬥⬥⬥: 30 anys
• Assegurança ⬥⬥⬥: 2 a 10 anys depenent del tipus⥥⬥Assegurança ⬥⬥⬥: 2 a 10 anys depenent del tipus⥥⬥
• PDF signati

pista d'auditoriapista d'auditoriadurant el període aplicable més llarg.Formats d'arxiuPAdES-B-B ⬥⬥⬥: signatura bàsica i senzilla

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: signatura bàsica i senzilla

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + marca de temps qualificadaPAdES-B-LT certificat ⬥⬥:⬥
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + segells de temps periòdics (multidecenals)PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + segells de temps periòdics (multidecenals)
• Per a un arxiu llarg, preferiuPAdES-B-LTA
• ..

Les 3 opcions d'arxiu1. Arxiu subcontractat (plataforma)La plataforma de signatura conserva els vostres documents durant X anys. Inclòs a la majoria de plans.

La plataforma de signatura conserva els vostres documents durant X anys. Inclòs a la majoria de plans.

Avantatges ⬥⬥⬥: sense esforç, compatible amb eIDAS

Inconvenients ⬥⬥⬥: dependència del proveïdor de serveis, reversibilitat a verificar

2. Arxiu intern2. Arxiu internEls vostres documents es guarden als vostres servidors o un SAE dedicat.Avantatges ⬥⬥⬥: control total

Inconvenients ⬥⬥⬥: cost, habilitats internes necessàries

Inconvenients ⬥⬥⬥: cost, habilitats internes necessàries

3. SAE amb valor probatoriSistema d'Arxiu Electrònic CertificatNF Z42-013NF Z42-013

. El més alt nivell de compliment.

Avantatges ⬥⬥⬥: presumpció de fiabilitat legalDesavantatges ⬥⬥⬥: cost elevat, sobredimensionat per a pimesDesavantatges ⬥⬥⬥: cost elevat, sobredimensionat per a pimes

Bones pràctiquesMantenirPDF + pista d'auditoria ⬥⬥⬥, mai l'un sense l'altre ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ multisite, multi-supportPDF + pista d'auditoria ⬥⬥⬥, mai l'un sense l'altre ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ multisite, multi-support

Verificació periòdica ⬥⬥⬥: cada 6-12 mesos, confirmeu que els documents són llegibles

• Documentació ⬥⬥⬥: procediments escritsProves anuals de restauració ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥Proves anuals de restauració ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥
• Conserveu només el PDF, no la pista d'auditoriaEmmagatzemar en un sol suport (disc dur intern)
• Utilitzeu un núvol sense clàusula de retencióUtilitzeu un núvol sense clàusula de retenció
• Oblideu les durades específiques de determinats sectorsNo proveu la restauració ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ Si canvieu de proveïdor de signatures:
• Exporteu tots els documents signats + pistes d'auditoriaExporteu tots els documents signats + pistes d'auditoria

Importa al nou sistema o a un SAE dedicat

• Comproveu la integritat (empremta digital SHA-256)
• Mantingueu l'accés temporal al sistema antic
• Mantingueu l'accés temporal al sistema antic
• Proporcioneu un servei de canvi: SME
• Pime amb 50 treballadors, 3000 documents signats acumulats durant 5 anys. Migració:

exportació automatitzada mitjançant API

exportació automatitzada mitjançant API

1. importació a un nou proveïdor de serveis + SAE extern com a còpia de seguretat
2. verificació per mostra (50 documents comprovats)
3. antic proveïdor de serveis finalitzat després de 3 mesos
4. antic proveïdor de serveis finalitzat després de 3 mesos

Durada total: 4 setmanes. Pèrdua zero.

Com t'ajuda Certyneo

• Certyneo inclou
• Certyneo inclou
• 10 anys d'arxiu
• en tots els plans, amb redundància geogràfica a la UE, versions i exportació completa en qualsevol moment (reversibilitat total). Format PAdES-B-T per defecte, PAdES-B-LTA opcional per a documents crítics.

Descobriu la solució de signatura electrònica Certyneo

Descobriu la solució de signatura electrònica Certyneo

Preguntes freqüentsHe d'imprimir els meus documents signats?No, inútil i contraproduent (pèrdua del valor probatori).

No, inútil i contraproduent (pèrdua del valor probatori).

És suficient un núvol estàndard (Google Drive, Dropbox)?

Pel PDF sí, però no pel valor probatori. Afavoreix l'arxiu dedicat.

Què he de fer si la meva plataforma de signatures es tanca?

Què he de fer si la meva plataforma de signatures es tanca?

Els PDF PAdES es poden verificar fora de línia. Exporteu les pistes d'auditoria amb regularitat.

S'han d'encriptar els arxius?

Recomanat per a documents sensibles. Aneu amb compte de guardar les claus durant molt de temps.

Recomanat per a documents sensibles. Aneu amb compte de guardar les claus durant molt de temps.

Quan comença el període de 10 anys?

Per a un contracte mercantil: finalització d'execució. Per a un contracte de treball: finalització del contracte.

Conclusió

Conclusió

Un bon arxiu és l'assegurança de vida de les vostres signatures electròniques. Trieu la fórmula adaptada als vostres reptes (externalitzat per a la majoria de pimes, SAE NF Z42-013 per a casos crítics), proveu regularment.

Proveu Certyneo per enviar, signar i fer el seguiment dels vostres documents en línia de manera senzilla, ràpida i segura.