Как да изпратите документ за подпис

Процедурата в 5 стъпки

Изпращането на документ за електронно подписване отнема по-малко от 5 минути. Ето процеса стъпка по стъпка.

1. Подгответе документа

• Експортирайте в PDF (препоръчително)
• Проверете четливостта на мобилно устройство (80% от подписалите се подписват на мобилно)
• Коректирайте, за да елиминирате правописни грешки и грешки
• Приложете задължителните приложения, ако е необходимо

2. Създайте плик

На вашата платформа за подписване:

• нов документ → качете PDF
• име на плика (предмет на документа + подписал)

3. Добавете подписалите

За всеки подписал:

• пълно име
• имейл
• телефон (за OTP SMS ако AES)
• роля (подписващ, одобряващ, CC)

Определете ред: паралелен (всички едновременно) или последователен.

4. Поставете полетата

Плъзнете върху PDF:

• поле за подпис (задължително)
• незадължителни полета: дата, име, свободен текст, поле за отметка, инициали на страница

Свържете всяко поле с правилния подпис (различни цветове).

5. Конфигурирайте и изпратете

Опции за конфигуриране:

• ниво на подпис: SES или AES
• дата на изтичане (15-30 дни обикновено)
• автоматични напомняния (D+3, D+7)
• персонализирани съобщения

Щракнете върху „Изпрати“. Подписалите получават своя имейл незабавно.

Проследете документа

От вашето табло за управление следете в реално време:

• изпратени → отворени → подписани
• известия (имейл, Slack, Teams)
• възможно ръчно рестартиране

Най-добри практики

• Винаги тествайте с колега преди важно изпращане
• Осигурете канал за контакт за начинаещи подписали
• Систематично архивирайте подписания документ
• Избягвайте изпращането в петък вечер или почивните дни

Чести грешки

• Грешен имейл (шрифт или стар адрес)
• Забравяне за добавяне на подписващ
• Не поставяйте поле за подпис
• Файлът е твърде голям (> 10 MB → бавен на мобилен телефон)
• Изпращане без корекция

Конкретен случай: продавач

Продавач изпраща 20 оферти на седмица. Рутина:

1. Генериране от HubSpot (цитат + CGV)
2. Автоматично изпращане в SES чрез интеграция
3. Напомняния D+2 и D+5
4. Slack известия в реално време
5. CRM, актуализиран при подпис

Човешко време: 0 минути на пратка.

Как Certyneo ви помага

Certyneo прави изпращането на документ за подпис бързо и надеждно: интуитивен интерфейс с плъзгане и пускане, шаблони за повтарящи се документи, CRM интеграции, наблюдение в реално време, автоматични напомняния. Всичко за по-малко от 3 минути.

Открийте решението за електронен подпис Certyneo

ЧЗВ

Колко време отнема доставката?

2-5 минути за обикновен документ.

Можем ли да изпратим един и същ документ на няколко подписали?

Да, всички в един и същ плик, паралелен или последователен ред.

Трябва ли да информираме подписващия предварително?

Не е задължително, но се препоръчва за начинаещи подписващи.

Можем ли да анулираме пратка?

Да, преди подписване. След това не.

Може ли подписващият да прехвърли на някой друг?

В зависимост от конфигурацията. По подразбиране не.

Заключение

Изпращането на документ за подпис е прост жест, превърнал се в ежедневие. След като рутината е установена, вашите договорни цикли се трансформират.

Опитайте Certyneo да изпраща, подписва и проследява вашите документи онлайн просто, бързо и сигурно.