Съхранение на електронно подписани документи

Защо запазването е от съществено значение

Защо запазването е от съществено значениеЕлектронният подпис има стойност само ако доказателството остава достъпно за търсене и проверка. Спорове могат да възникнат 5, 8 или 10 години след подписването. Оттук и значението на правилнотоархивиране ⬥⬥⬥.

Законови срокове във Франция

• Търговски договори ⬥⬥⬥: 10 години (член L.123-22)Трудови договори ⬥⬥⬥: 5 години след края
• Трудови договори ⬥⬥⬥: 5 години след краяФактури ⬥⬥⬥: 10 години (счетоводство), 6 години (данъци)
• Лизинг ⬥⬥⬥: продължителност + 5 годиниЗастрахователни договори ⬥⬥⬥: 2 до 10 години в зависимост от вида
• Нотариални актове ⬥⬥⬥: 30 годиниСъхранявайте PDF
• Съхранявайте PDFи
• одитната пътека за най-дългия приложим период.Архивни формати

Съществуват няколко PAdES формата:PAdES-B-B ⬥⬥⬥: прост подписPAdES-B-B ⬥⬥⬥: прост подпис

PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + квалифициран времеви печат

PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + верига от сертификати (офлайн проверка)

• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + периодични времеви отпечатъци (валидност за няколко десетилетия)За дългосрочни документи изберете
• PAdES-B-LTAPAdES-B-LTA
• .Система за електронно архивиране (SAE)
• SAE с гаранции за доказателствена стойност:Цялост (потвърдени пръстови отпечатъци)

Автентичност (подписът остава валиден)Автентичност (подписът остава валиден)Проследяемост (дневник на консултациите)

Обратимост (износ възможно)

Френският стандарт

• NF Z42-013
• определя изискванията.
• определя изискванията.
• Най-добри практики

Съхранявайте PDF + одитна пътека, никога един без другЗапазвайте в няколко копия (географски излишък)Периодично проверявайте целостта (6-12 месеца)

Продължителност на документа по тип документ

• Продължителност на документа по тип документ
• Тествайте възстановяването годишно
• Чести грешки
• Съхранявайте само PDF
• Съхранявайте на един носител

Използвайте облак без клаузи за задържане

• Използвайте облак без клаузи за задържане
• Забравете конкретни продължителности (банкиране, здраве)
• Загубете ключовете, ако архивът е шифрован
• Вътрешно срещу изнесено архивиране
• Вътрешно ⬥⬥⬥: пълен контрол, първоначална инвестиция.

Изнесени ⬥⬥⬥: чрез платформата или доставчик на услуги. По-ниски разходи, оперативно разтоварване, клаузи за обратимост на проверката.

Изнесени ⬥⬥⬥: чрез платформата или доставчик на услуги. По-ниски разходи, оперативно разтоварване, клаузи за обратимост на проверката.Повечето МСП предпочитат изнесено архивиране, включено в плана.Как Certyneo ви помагаCertyneo включва

10-годишно архивиране

във всички планове. Всеки документ се съхранява с PDF PAdES-B-T, пълна одитна пътека, метаданни. Инфраструктура, репликирана в ЕС (Германия, IONOS) с версии. Експортирайте архиви с едно кликване.

във всички планове. Всеки документ се съхранява с PDF PAdES-B-T, пълна одитна пътека, метаданни. Инфраструктура, репликирана в ЕС (Германия, IONOS) с версии. Експортирайте архиви с едно кликване.Открийте решението за електронен подпис CertyneoЧЗВ

Имам ли нужда от сертифициран SAE?

Не е задължително, но се препоръчва за документи с голям залог. NF Z42-013 осигурява презумпция за надеждност.

Мога ли да запазя само PDF файла?

Мога ли да запазя само PDF файла?

Технически да, но отделната одитна пътека все още е полезна.

Ако платформата ми изчезне?

PAdES PDF файловете остават проверяеми офлайн. Редовно експортирайте одитната пътека.

Скъпо ли е архивирането?

Не, много икономичен в сравнение с хартията. Повечето платформи го включват.

Не, много икономичен в сравнение с хартията. Повечето платформи го включват.

Кога започва 10-годишният период?

Търговски договор: край на изпълнението. Трудов договор: край на договора.

Заключение

Опазването е застраховката живот на вашите подписи. Изберете дълъг и солиден архив, проверявайте го периодично.

Опитайте Certyneo да изпраща, подписва и проследява вашите документи онлайн просто, бързо и сигурно.