Правна съответствие в трудовото право: задължения на работодателя

Правната съответствие в трудовото право представлява един от стълбовете на съвременното управление на човешките ресурси. Между сключването на трудовите договори, управлението на личните данни на служителите, ведението на регистъра на персонала и спазването на задължителните задължения за разкриване на информация, работодателят се навигира в плътна и постоянно развиваща се нормативна среда. Неспазването на тези задължения излага компанията на значителни гражданско-правни, наказателни и административни санкции. Тази статия описва основните правни задължения, които се падат на всеки работодател във Франция, интегрирайки приносите на цифровото право и по-специално използването на електронния подпис в предприятието за защита и ускорение на документопроцесите в HR.

Основни договорни задължения на работодателя

Съставяне и предоставяне на трудовия договор

Член 1221-1 от Трудовия кодекс напомня, че трудовият договор се подчинява на правилата на общото право. За договорите с определено времетраене (ДОВ), член 1242-12 налага предаването на писмен документ на служителя не по-късно от два работни дни след наемането, под санкция от преквалифициране в договор с неопределено времетраене (ДНВ). За договорите с работещи неполен работен ден (член 3123-6), писмената форма е също задължителна.

От преноса на европейската директива 2019/1152 относно прозрачни и предсказуеми условия на работа, наредбата от 2 ноември 2023 г. разши переченът на задължителните условия, които трябва да фигурират в договора или в документ с информация, предоставен при наемането. Сред тях: продължителност на пробния период, правила за предварително известуване, самоличност на органите за социална защита или還правата на обучение.

Дематериализирането на тези договори е днес напълно законно: квалифициран или напреднал електронен подпис в съответствие с регламент eIDAS предоставя на подписания договор същата правна стойност като оригинален хартиен документ, в приложение на член 1367 от Гражданския кодекс.

Единният регистър на персонала

Член 1221-13 от Трудовия кодекс налага на всеки работодател да ведат единния регистър на персонала. Регистърът трябва да съдържа, в хронологичния ред на наеманията, следните условия: идентификация на служителя, гражданство, дата на раждане, пол, работа, квалификация, дати на входа и изхода, вид договор. Регистърът трябва да се хранява пет години след напускането на служителя. Отсъствието или неправилното ведение му се наказва с глоба от 750 € за всеки заинтересован служител (престъпление от 4-та категория).

Пробния период и формалности при наемане

Работодателят трябва да направи предварително уведомление за наемане (DPAE) не по-късно от осем дни преди предполагаемата дата на наемане, пред URSSAF (член R. 1221-1 от Трудовия кодекс). Отсъствието на DPAE представлява нарушение на скрит труд (член L. 8221-5), излагащо компанията на глоба, която може да достигне 45 000 € и два години затвор за физически лица.

Задължения относно здравето, безопасността и условията на труд

Общото задължение за безопасност

Член 4121-1 от Трудовия кодекс утвърждава задължението за безопасност на работодателя в резултатната му отговорност: той трябва да предприеме необходимите мерки за осигуряване на безопасността и защита на физическото и психическото здраве на работниците. Това задължение се разпада в действия за предотвратяване на професионалните рискове, информиране и обучение на служителите, и установяване на подходяща организация и средства.

Единствената оценка на документите на професионалните рискове (DUERP), направена задължителна от наредбата от 5 ноември 2001 г. (член R. 4121-1 от Трудовия кодекс), трябва да бъде съставена от първия служител, актуализирана ежегодно или при всяка значителна промяна в условията на работа. Законът за здравето на работата от 2 август 2021 г. (закон № 2021-1018) е засилил това задължение, като е наложил съхраняването на DUERP за 40 години и предоставянето на бивши служители.

Медицинския преглед и наблюдението на здравословното състояние

Работодателят трябва да организира информационния и профилактичния преглед (VIP) в течение на три месеца от поемането на длъжност на служителя (член R. 4624-10 от Трудовия кодекс), с изключение на длъжности с особени рискове, за които е необходим предварителен медицински преглед на пригодност преди наемането. Лекарят по работата може да издаде мнение за непригодност, което работодателят е длъжен да вземе предвид под санкция от ангажирането на своята отговорност.

Задължения, свързани с харасмент и дискриминация

От закона за професионалното бъдеще от 5 септември 2018 г. (закон № 2018-771), компаниите с минимум 250 служители трябва да назначат координатор на сексуален харасмент в CSE и посветен координатор в отдела HR. Всяка компания, независимо от размера, е подложена на задължението да разкрива координатите на компетентните органи относно харасмента (член L. 1153-5 от Трудовия кодекс). Несъответствието в този момент излага работодателя на действия по гражданска и наказателна отговорност.

Задължения относно личните данни на служителите

GDPR, приложен към ресурсите

Общо регулиране относно защитата на данните (GDPR, № 2016/679) се прилага напълно към обработката на данни на служителите: файлове за заплати, оценки на производителност, биометрични данни, наблюдение на отсъствията и т.н. Работодателят действа като отговорен за обработка в смисъла на член 4(7) от GDPR.

Неговите основни задължения са:

• Регистърът на дейностите по обработка (член 30 от GDPR): задължителен за всяка компания с повече от 250 служители или обработваща чувствителни данни;

• Информиране на служителите (членове 13 и 14 от GDPR): при събирането на данни, чрез ясна информационна забележка;

• Ограничение на съхранението на данни: данните на служител не могат да се съхраняват неопределено време след прекратяването на договора;

• Безопасност на данните (член 32 от GDPR): работодателят трябва да приложи подходящи технически и организационни мерки.

В случай на нарушение на данните, работодателят има 72 часа, за да уведоми CNIL (член 33 от GDPR). Размерът на глобите може да достигне 20 милиона евро или 4% от годишния световен приход. CNIL е издал санкции над 42 милиона евро през 2023 г., няколко от които са засегли директно обработките на човешките ресурси.

Защита на данни в процесите на електронен подпис

При разгръщането на решение за електронен подпис за HR документи (договори, допълнения, корпоративни споразумения), работодателят трябва да се уверит, че доставчикът спазва GDPR. Биометричните данни, които евентуално се събират при удостоверяване, представляват чувствителни данни в смисъла на член 9 от GDPR. Прибягването към пълен водач на електронния подпис позволява идентифицирането на съответни решения и избягването на често срещаните грешки при обработката на данни.

Задължения, свързани с представителството на служителите и колективните преговори

Установяване и функциониране на CSE

От наредбите на Макрон от 2017 г. (наредби № 2017-1386 и 2017-1388), Комитетът за социално и икономическо развитие (CSE) е единственият орган за представителство на служителите за компании с минимум 11 служители. Работодателят е длъжен да организира избори на CSE и да му предостави необходимите средства за функционирането му: място, часове на делегирана работа, достъп до икономическа, социална и екологична информация чрез базата данни за икономическа, социална и екологична информация (BDESE) за компании с минимум 50 служители (член L. 2312-36 от Трудовия кодекс).

Неорганизирането на професионални избори представлява престъпление на пречка, наказуемо с един година затвор и 7 500 € глоба (член L. 2317-1 от Трудовия кодекс).

Задължения за годишния задължителен преговор (NAO)

Член L. 2242-1 от Трудовия кодекс налага на компании с синдикални представители да проведат годишни задължителни преговори, засягащи по-специално: компенсация, работно време, разпределение на добавена стойност, равенство между половете в професионалния живот и качество на работния живот (QVT). От закона за разпределението на стойност от 29 ноември 2023 г. (закон № 2023-1107), компании с 11 до 49 служители, реализирали положително нетно фискално печалба поне равна на 1% от техния годишен приход през три последователни години, трябва да установят механизъм за разпределение на стойност.

Дематериализирането на HR документите: вопроси на съответствие и добри практики

Документи, които могат да бъдат дематериализирани

Дематериализирането на процесите на HR е днес оперативна и правна реалност. Електронният фиш за работа е разрешен от закона от 8 август 2016 г. (Закон за работата, член L. 3243-2 от Трудовия кодекс), освен ако служителят не се противопостави. Трудовите договори, допълнения, документи за край на договора (разрешение на всички претензии, приемане за разрешение) могат да бъдат подписани електронно, при условие че използваното решение гарантира идентификацията на подписващия и целостта на документа.

HR решения, специализирани в електронния подпис позволяват автоматизирането на тези документопотоци, като същевременно се осигурява тяхната доказателствена стойност. За документи с висок риск (последователни ДОВ, корпоративни споразумения), е препоръчително използването на напреднал или квалифициран електронен подпис в смисъла на регламент eIDAS. Сравнението на решенията за електронен подпис ще ви помогне да изберете инструмента, подходящ на вашите обеми и секторни ограничения.

Съхраняване и архивиране на HR документи

Законовите срокове за съхраняване варират в зависимост от естеството на документа:

• Трудов договор и допълнения: 5 години след края на договора (предписание на общото право, член 2224 от Гражданския кодекс);

• Фишове за заплата: 5 години (предписание на работническите вземания, член L. 3245-1 от Трудовия кодекс);

• Документи, свързани със социални вноски: 3 години за проверки на URSSAF;

• DUERP: 40 години (закон за здравето на работата 2021).

Електронна система за архивиране (SAE), отговаряща на норма NF Z 42-020, гарантира доказателствената стойност на дематериализираните документи за цялата продължителност на законния срок на съхраняване. Калкулаторът на ROI, достъпен на Certyneo, позволява бързо оценяване на възвращаемостта на инвестицията на пълна дигитализация на вашите HR документопроцеси.

Правна рамка, приложима към съответствието на работодателя

Съответствието на работодателя е включено в многослойния нормативен корпус, комбиниращ национално право, европейско право и технически норми.

Гражданския кодекс:

• Член 1366 от Гражданския кодекс признава електронния документ като доказателство на равна степен с хартиения документ, при условие че самоличността на лицето, от което произхожда, е надлежно установена и че е установен и съхранен при условия, които гарантират неговата целост.

• Член 1367 от Гражданския кодекс дефинира електронния подпис и уточнява, че той се състои в използването на надежден метод за идентификация, който гарантира связката му с действието, към което се прилага.

Регламент eIDAS (№ 910/2014): Този европейски регламент установява три нива на електронен подпис (прост, напреднал, квалифициран). Квалифицираният електронен подпис (SEQ) се ползва от презумпция на надежност и не може да бъде отказан като доказателство в съдебен спор в пределите на ЕС. Преразглеждането на eIDAS 2.0 (регламент 2024/1183, влязъл в сила на 20 май 2024) въвежда Европейския цифров портфейл за самоличност (EUDI Wallet), който ще повлияе на процесите на onboarding в HR, начиная с 2026 г.

GDPR (№ 2016/679): Работодателят като отговорен за обработка е подложен на принципите на законност, честност, прозрачност, ограничение на целата, минимизиране на данните, точност, ограничение на съхранението, целост и поверителност (член 5 от GDPR). Прибягването към доставчик на електронен подпис предполага сключването на договор за поддоговор, отговарящ на член 28 от GDPR, уточняващ по-специално гаранциите на безопасност и условията за връщане или изтриване на данни.

Директива NIS2 (2022/2555): Преносена в френското право чрез закон № 2024-449 от 21 май 2024 г., директива NIS2 разширява задължениями за кибербезопасност към съществени и важни субекти, включително много работодатели от сектори на здравеопазване, енергетика и транспорт. Системите за информация по управление на човешкия капитал, обработващи чувствителни данни, трябва да интегрират силни мерки за безопасност (многофакторна удостоверяване, планове за непрекъснатост на дейност, докладване на инциденти).

Норми ETSI: Нормите ETSI EN 319 132 (формати на подписи XAdES) и ETSI EN 319 122 (CAdES) определят техническите формати на електронните подписи, признати в Европа. Квалифицираните доставчици на услуги за доверие (QTSP), фигуриращи на списък на доверието (Trust List), издаден от ANSSI, гарантират спазването на тези норми.

Трудовото право: Трудовия кодекс (членове L. 1221-1, L. 1242-12, L. 3243-2, L. 4121-1, L. 2242-1 и т.н.) представляват основата на договорните, организационните и социалните задължения на работодателя. Всяко нарушение може да причини граждански санкции (преквалифициране, обезщетение), административни (глоби CNIL, DIRECCTE) и наказателни (престъпление на пречка, скрит труд).

Сценарии за използване: съответствие на HR на практика

Сценарий 1 — Малка и средна индустриална компания от 80 служители дигитализира своите трудови договори

Малка и средна индустриална компания, управляваща между 80 и 120 служители, с важен сезонен оборот (ДОВ в производството), сблъскваше се с повторяващи се трудности: забавяне на подписването на ДОВ, надвишаващо двудневния законен срок, риск от преквалифициране, небезопасен хартиен архив. С внедряването на решение за напреднал електронен подпис, отговарящо eIDAS, компанията е интегрирала автоматизиран поток: генериране на договора от SIRH, пращане чрез защитена електронна поща на кандидата, подпис в по-малко от 10 минути на мобилния телефон, автоматичен архив със квалифициран времеви щамп.

Наблюдавани резултати след шест месеца на внедряване: намаляване на 85% на времето за подписване на ДОВ (от средно 2,4 дни до по-малко от 4 часа), пълно отстраняване на рисковете от непредоставяне в законния срок, икономия, прогнозирана на 3 200 € годишно при разходи за печат, пращане и архивиране.

Сценарий 2 — Група за разпределение с множество локации приводит в съответствие своя BDESE и NAO

Група за разпределение с около двадесет отделения и приблизително 1 200 служители трябваше да централизира своята база данни за икономическа, социална и екологична информация (BDESE) и да дематериализира подписването на протоколи от заседания на CSE и корпоративни споразумения, произтичащи от NAO. Отсъствието на формализиран подпис на някои колективни споразумения излагаше групата на спорове относно тяхната приложимост.

Чрез приемане на решение за квалифициран електронен подпис за акти с висок правен риск (споразумения за участие, устав за телетруд, споразумение за заинтересуване), групата е защитила доказателствената стойност на цялата своя социална документация. Спечелено време при процесите на колективно подписване (включващо 3 до 7 подписващи по споразумение) е прогнозирано на 60% в сравнение със старошния поток с пощенски препращани препоръки.

Сценарий 3 — Консултантска фирма по управление на човешкия капитал съпровожда своите клиенти TPE при GDPR на служителите

Консултантска фирма, специализирана в управлението на човешкия капитал, съпровождаща петдесет TPE-PME, е идентифицирала, че мнозинството от своите клиенти не разполагаха с информационна бележка GDPR, която да предоставят на служителите при наемането, която е задължителна от 2018 г. Фирмата е интегрирала автоматизираното генериране на тези бележки в своето съпровождане, разчитайки на генератор на договори чрез AI и решение за електронен подпис за предоставяне и формализирано потвърждение на получаване.

Този механизъм е позволил на клиентите на фирмата да се приведат в съответствие GDPR в по-малко от две седмици, със степен на приемане от 94% сред служителите, контактувани чрез електронен път, спрямо 67% чрез традиционния хартиен поток. Рисковете от глоби на CNIL за дефект при информиране са били напълно неутрализирани в портфейла на клиентите, съпровождани от фирмата.

Заключение

Съответствието на работодателя в трудовото право не се ограничава до формално спазване на Трудовия кодекс: днес той включва задължения, произтичащи от GDPR, директива NIS2, регламент eIDAS и скорошни законодателни развития като закона за разпределението на стойност. За работодателя всеки HR документ — договор, допълнение, корпоративно споразумение, информационна бележка — представлява правен акт, чиято доказателствена стойност трябва да бъде гарантирана.

Електронният подпис, отговарящ eIDAS, се налага като най-ефективния инструмент за съответствие: той защитава договорите, ускорява процесите на наемане, улеснява законния архив и значително намалява рисковете от съдебни спорове. Certyneo ви съпровожда в пълната дигитализация на вашите потоци на документи в управлението на човешкия капитал, със сертифицирани решения, лесни за внедряване и отговарящи на европейските законни изисквания.

Открийте офертите на Certyneo и стартирайте безплатно, за да трансформирате вашата съответствие на управление на човешкия капитал в конкурентно предимство.