Правна съответствие Трудово право: Задължения на работодателя

Правната съответствие в трудовото право представлява стратегически предизвикателство за всяко предприятие, независимо от неговия размер. Във Франция Трудовият кодекс налага на работодателя набор от прецизни задължения, които покриват редакцията на договорите, управлението на отпусците, предотвратяването на професионалните рискове, както и защитата на личните данни на служителите. Неспазването на тези задължения изложава предприятието на административни, наказателни и гражданскоправни санкции, които могат да бъдат тежки. В контекста на ускорена дигитализация, дематериализирането на документи по управление на човешките ресурси — трудови договори, приложения, споразумения на предприятието — повдига нови въпроси относно правната валидност. Тази статия прави преглед на основните задължения на работодателя, свързаните рискове и добрите практики за осигуряване на съответствието с трудовото право.

Фундаментални договорни задължения на работодателя

Работодателят е длъжен да формализира трудовите отношения писмено в преобладаващото мнозинство от ситуациите. Това задължение, което дълго време беше ограничено до договорите за определен период (CDD), се разширява значително под влияние на европейското право.

Трудовият договор: задължително съдържание и крайни срокове

От момента на транспозицията на Директива (ЕС) 2019/1152 относно прозрачни и предвидими условия на работа, кодифицирана в членове L1221-5 и следващите на Трудовия кодекс, работодателят трябва да предаде на служителя, в период от седем календарни дни след наемането, писмен документ, съдържащ поне:

• Идентичността на страните и място на работа

• Титлата на длъжността, категория на работата и характер на работата

• Датата на начало на трудовите отношения

• Продължителност на работния ден (пълно или намалено работно време)

• Възнаграждение (основен оклад, премии и привилегии)

• Продължителност на годишния платен отпуск

• Процедура, която работодателят и служителят трябва да спазват при прекратяване на трудовите отношения

• Приложими колективни договори

За договор за неопределен период (CDI), докато формално не се изисква писменост за самия договор в Трудовия кодекс, предаването на единен информационен документ (DUI) е задължително от 1 август 2022 г. Неспазването на това задължение изложава работодателя на глоба от 750 € за всеки засегнат служител (противоправление на 4-та степен).

Приложения и промени в трудовия договор

Всяка промяна на съществен елемент на трудовия договор — възнаграждение, продължителност на работния ден, място на работа, причиняващо промяна в географския сектор — изисква писменото и подписано съгласие на служителя. Съдебната практика на Касационния съд е постоянна по този въпрос: едностранна промяна на съществен елемент представлява серйозно нарушение, което може да оправдае приемането на акт в ущърб на работодателя (Cass. Soc., 8 октомври 1987 г., № 84-41.902 и постоянна съдебна практика).

Дематериализирането на тези документи чрез позволява да се ускорят процесите, като същевременно се гарантира проследяемостта и доказателствената стойност на обмяната.

Задължения в областта на здравето, безопасността и предотвратяването на рискове

Член L4121-1 на Трудовия кодекс налага на работодателя задължение за безопасност на резултатите по отношение на своите служители. Това задължение се развива около няколко задължителни документни механизма.

Единият документ за оценка на професионалните рискове (DUERP)

DUERP е задължителен за всички предприятия от първия служител, в съответствие с указ № 2001-1016 от 5 ноември 2001 г., изменен чрез закон № 2021-1018 от 2 август 2021 г., наречен "Закон за здравето при работа". От 1 юли 2023 г. за предприятия с повече от 150 служители (и от 1 юли 2024 г. за останалите), DUERP трябва да бъде депозиран на преданцата цифрова платформа, управлявана от OPCO.

DUERP трябва да бъде актуализиран:

• Минимум един път годишно в предприятия с 11 или повече служители

• При всяко решение за значително преустройство, което променя условията на работа

• Когато бъдат събрана допълнителна информация относно риск

Санкция за задълженост: липсата на DUERP представлява непрощаима вина на работодателя в случай на производствена злополука или професионално заболяване, което отива право на увеличение на ренти за служителя (Cass. Soc., 28 февруари 2002 г., № 00-11.793).

Обучение за безопасност и задължителни регистри

Работодателят трябва да организира практическо и подходящо обучение за безопасност за всеки новонаета работник, при промяна на работното място или техники (член L4141-2 на Трудовия кодекс). Това обучение трябва да бъде регистрирано в регистър на обучението. Освен това работодателят е длъжен да поддържа актуализирани:

• Единият регистър на персонала (член L1221-13)

• Регистър на леките производствени злополуки (за разрешени предприятия)

• Регистър за безопасност за ERP или предприятия, подчинени на Трудовия кодекс

Дигитализирането на тези регистри е разрешено при условие да се гарантира тяхната интегритет, достъпност и неприкосновеност, което позволяват решенията за напреднала електронна подпис в съответствие с регламент eIDAS.

Задължения на работодателя по отношение на работния ден и възнаграждението

Спазването на правилата относно продължителността на работния ден и заплатата представлява един от приоритетните оси на контрол на инспекцията на труда.

Максимални продължителности и задължителни почивки

Трудовият кодекс установява строги лимити:

• Максимална дневна продължителност: 10 часа (член L3121-18), повишена на 12 часа чрез освобождение

• Максимална седмична продължителност: 48 часа за дадена седмица (член L3121-20) и 44 часа средно в 12 последователни седмици (член L3121-22)

• Дневна почивка: минимум 11 последователни часа (член L3131-1)

• Седмична почивка: минимум 35 последователни часа (24ч + 11ч дневна почивка)

Конвенциите на forfait дни, приложимо на кадрите и определени автономни служители, се подчиняват на специфични правила и трябва непременно да бъдат основани на валидно колективно споразумение (член L3121-64). Работодателят трябва освен това да гарантира редовен надзор на работния товар на служителя в forfait дни под заплаха от обявяването на forfait като неприложим.

Разчетната бележка и свързаните задължения

Дематериализираната разчетна бележка е вече норма от наредба № 2017-1387 от 22 септември 2017 г.: работодателят може да предаде разчетната бележка в електронна форма без предварително съгласие на служителя, освен протест от неговата страна. Разчетната бележка трябва да бъде съхранена в продължение на 5 години от работодателя и да бъде поставена в разпоредимост на служителя в продължение на 50 години или до 75-та година чрез личния счет за образование или всяко друго защитено цифрово пространство.

Съответствието на разчетната бележка включва също спазване на опростяното представяне, произтичащо от указ № 2016-190 от 25 февруари 2016 г. (модел Министерство на труда).

Задължения, свързани с представителство на персонала и колективни преговори

При преодоляване на определени прагове на брой служители, работодателят е подчинен на допълнителни задължения относно социалното управление.

Социалния и икономически комитет (CSE)

От наредбите Macron от 22 септември 2017 г. (наредба № 2017-1386), всички предприятия с поне 11 служители трябва да организира избори за установяване на Социален и икономически комитет (CSE). Работодателят трябва да:

• Организира избори в период от 90 дни от информирането на служителите

• Предостави на CSE необходимите средства (помещение, часове на делегация, бюджет)

• Информира и консултира CSE относно стратегическите ориентации, икономическата ситуация и социалната политика на предприятието

Неустановяването на CSE или организирането на избори представлява престъпление на препятствие, наказуемо с глоба от 7500 € за юридическото лице (член L2317-1 на Трудовия кодекс).

Задължителна преговорна дейност в предприятието (NOE)

В предприятия с синдикални представители, работодателят е длъжен да ведe преговори secondo следния периодичност (членове L2242-1 и следващи):

• Всяка година: по възнаграждение, работен ден, разпределяне на добавената стойност и професионално равенство

• Всеки три години: по управление на работни места и професионално развитие (GEPP) в предприятия с повече от 300 служители

Електронният подпис на протоколите от преговори и споразуменията на предприятието, чрез напреднала подпис, предоставя подсилена доказателствена стойност и опростява процедурата на депозиране на платформата TéléAccords.

Защита на личните данни на служителите: задължение GDPR, интегрирано

Работодателят, като отговорен за обработката в смисъла на GDPR (Регламент (ЕС) 2016/679), трябва да спази набор от специфични задължения в рамките на трудовите отношения.

Обработка на човешки ресурси и законна основа

Обработката на лични данни на служителите трябва да бъде основана на валидна законна основа. В контекста на заетостта основните законни основи са:

• Изпълнението на трудовия договор (член 6.1.b на GDPR) за управление на заплатата, отпускането, обучението

• Законно задължение (член 6.1.c) за DSN декларация, поддържането на задължителни регистри

• Законен интерес (член 6.1.f) за определени надзорни механизми, под условие за строг баланс

Работодателят трябва да информира служителите за съществуването на обработвания, които ги засягат, чрез информационна бележка, приложена към трудовия договор (член 13 на GDPR). Регистърът на дейностите по обработка (RAT) трябва непременно да преброи обработките на човешки ресурси.

Времеви периоди на съхранение и право на забравяне

CNIL публикува секторни еталони, уточняващи времевите периоди на съхранение, приложимо на данни за човешки ресурси. Като пример:

• Данни за кандидатури, които не са одобрени: максимум 2 години

• Трудови договори и придружаващи документи: 5 години след края на договора

• Разчетни бележки: 5 години (работодател) и поставяне в разпоредимост на 50 години (служител)

• Данни за видеонаблюдение в предприятието: 1 месец като правило

Предприятията, които дематериализират своите процеси за управление на човешките ресурси, трябва да интегрират тези ограничения в своята политика на управление на документи. Откройте как напреднала електронна подпис може да ви помогне да произведете документи в съответствие с приложимите правни изисквания.

Приложима правна рамка за съответствието на работодателя в трудовото право

Съответствието на работодателя в трудовото право се вписва в гъстата нормативна рамка, артикулирайки национално и европейско право.

Трудовия кодекс (законодателна и регулаторна части): основен пласт, той регулира всички индивидуални и колективни трудови отношения. Членовете L1221-1 и следващи регламентират трудовия договор, докато членове L4121-1 до L4121-5 определят задължения на работодателя за безопасност.

Директива (ЕС) 2019/1152 от 20 юни 2019 г. относно прозрачни и предвидими условия на работа в Европейския съюз, транспозирана във френския закон чрез указ № 2022-1173 от 25 август 2022 г.: налага предаването на единен информационен документ (DUI) в седемте дни след наемането.

Регламент eIDAS № 910/2014 и неговия наследник eIDAS 2.0 (Регламент (ЕС) 2024/1183): те определят нивата на електронна подпис (проста, напреднала, квалифицирана) и тяхната правна стойност. В съответствие с член 25 на eIDAS, квалифициран електронен подпис (SEQ) произвежда същите правни ефекти като ръчен подпис във всички държави членки. За трудови договори, напреднал електронен подпис (SEA) предлага достатъчно ниво на гарантия в преобладаващото мнозинство на ситуациите.

Гражданския кодекс, членове 1366 и 1367: член 1366 признава на електронния документ същата доказателствена сила като документ на хартиен носител, под условие че лицето е подходящо идентифицирано и документът е установен и съхранен при условия, които гарантират интегритета му. Член 1367 уточнява, че електронният подпис се състои от използването на надежден метод за идентификация на подписващия, гарантиращ връзката му с акта.

GDPR № 2016/679 от 27 апр 2016 г.: приложимо на всички обработки на лични данни на служителите. Неспазването на задълженията по GDPR изложава работодателя на глоби, които могат да достигнат 4% от световния годишен приход или 20 милиона евро (член 83 на GDPR). Във Франция CNIL наложи редица значителни санкции на работодатели за нарушение на техните задължения по GDPR в областта на управлението на човешките ресурси.

Норми ETSI EN 319 132 и EN 319 122: те определят форматите на напреднал електронен подпис XAdES и CAdES, гарантирайки интероперативност и дълголетие на подписите във времето.

Закон № 2021-1018 от 2 август 2021 г. (закон за здравето при работа): подсилва задължения за първична превенция, в частност актуализация и цифрово депозиране на DUERP.

Наредби Macron от 22 септември 2017 г. (№ 2017-1385, № 2017-1386, № 2017-1387, № 2017-1388): дълбока реформа на трудовото право, установяване на CSE и облекчаване на рамката за колективни преговори.

Работодателят, който не спазва тези текстове, е изложен на наказателни санкции (престъпление на препятствие, скрит труд), гражданскоправни (нищост на актове, обезщетение) и административни (уведомление DRIEETS, административно затваряне). Прибягване към сертифицирани цифрови инструменти позволява значително намаляване на тези рискове.

Сценарии на употреба: как предприятията осигуряват своята съответствие с трудовото право

Сценарий 1: МСП в услуги от 80 служители ускорява подписване на своите договори и приложения

МСП в сектора на информационните услуги, управляваща около 80 служители в CDI и редовно прибягвайки към подсилване в CDD, се сблъсква със средни периоди от 8 до 12 дни за събиране на подписи на трудови договори и приложения. Тези периоди изложават предприятието на риск от несъответствие по отношение на задължението за предаване на DUI в седемте дни (директива 2019/1152). При внедряване на решение за напреднала електронна подпис, интегрирано в SIRH, МСП намали средния период на подпис до по-малко от 24 часа. Процентът на документи, подписани в установения период, се повиши от 61% на 97%. Икономиите, реализирани при печат, пощенски разход и управление на документи, бяха прогнозирани на около 8500 € годишно, което е положителен ROI от четвъртия месец на използване.

Сценарий 2: Промишлена група от 350 служители дигитализира своя DUERP и протоколи за безопасност

Промишлена група със средна величина, работеща на три производствени площадки и наемаща 350 колеги, трябваше да отговори на задължението за цифрово депозиране на DUERP, установено чрез закон за здравето при работа от 2021 г. Множеството на площадките и сложността на годишната актуализация генерираха документни неконсистентности и висок риск от неприложимост на документа при контрол. При дигитализиране на целия процес — съвместна редакция, валидация от членове на CSE чрез електронна подпис, автоматично депозиране на портала OPCO — групата намали времето на годишна актуализация на DUERP от шест седмици на две седмици. Подсилената проследяемост позволи демонстриране на съответствието при неочакван контрол на инспекцията на труда, избягвайки уведомление.

Сценарий 3: Мрежа за франчайзинг в хранилефска индустрия осигурява своите споразумения на предприятието и задължителни преговори

Мрежа за франчайзинг в хранилефската индустрия, групираща около тридесет установления, свързани с главна мрежа, наемаща общо повече от 400 служители, трябваше да организира всяка година задължителни преговори по възнаграждение и професионално равенство. Географската разсеяност на синдикални представители и подписващи усложни събирането на подписи на протоколи от преговори и споразумения на предприятието. При внедряване на решение за електронна подпис, в съответствие с eIDAS, позволи флуидизиране на процес на подпис на множество страни, намаляване на периода на финализиране на споразумения от средно 21 дни до по-малко от 5 дни. Автоматичното депозиране на TéléAccords, генерирано от платформата, елиминира също рискове от грешка при депозиране при процедура, источник на честих отхвърляния преди.

Заключение

Правната съответствие в трудовото право представлява постоянна задача за работодателя: договорни задължения, предотвратяване на рискове, управление на работния ден, представителство на персонала и защита на личните данни образуват една строга нормативна рамка, чието неспазване може да струва скъпо в термини на санкции и социална репутация. Дигитализирането на процесите на управление на човешките ресурси — и по-специално електронната подпис в съответствие с eIDAS — представлява един от най-ефективните лостовете днес за съединяване на скорост на изпълнение, доказателствена стойност и регулаторна съответствие.

Certyneo ви придружава при осигуряване на всички ваши документи за управление на човешките ресурси: трудови договори, приложения, споразумения на предприятието, DUERP и много други. или за конкретно измерване на печалбите, които бихте могли да реализирате. Готови ли сте да преминете към действие? и започнете да подписвате в съответствие днес.