Ký biên bản Đại hội đồng của hội hiệp hội trực tuyến

Khuôn khổ pháp lý

Luật 1901 · Sắc lệnh 2020-321

Mức độ chữ ký

AES eIDAS được khuyến nghị

Lưu trữ pháp lý

10 năm có bao gồm

Biên bản Đại hội đồng của hội là gì?

Biên bản Đại hội đồng là tài liệu ghi lại các quyết định được thông qua tại Đại hội đồng bởi các thành viên của hội. Đại hội thường niên (AGO) phê duyệt báo cáo tài chính hàng năm và bổ sung ban quản lý; Đại hội bất thường (AGE) sửa đổi điều lệ hoặc giải thể hội. Không có quy định nào trong Luật 1901 yêu cầu chữ ký tay trên biên bản. Sắc lệnh số 2020-321 ngày 25 tháng 3 năm 2020 (ban đầu vì Covid, được duy trì) cho phép tổ chức Đại hội từ xa hoặc kết hợp với bỏ phiếu qua thư và ký điện tử biên bản bởi ban quản lý.

Tại sao ký điện tử?

Quy trình 4 bước

Từ chuẩn bị đến lưu trữ pháp lý, trong vòng dưới 5 phút.

1. 1. Chuẩn bị biên bản

   Tải lên biên bản hiện tại của bạn hoặc bắt đầu từ mẫu tuân thủ. Các nội dung bắt buộc: ngày, nơi (hoặc cách thức từ xa), danh tính thành viên có mặt/được đại diện, các dự thảo quyết định gửi bỏ phiếu, kết quả bỏ phiếu, chữ ký của ban quản lý.

2. 2. Thêm những người ký của ban quản lý

   Chủ tịch phiên họp + thư ký + kiểm phiếu viên (nếu có). Mỗi người nhận được một liên kết bảo mật cá nhân qua email với OTP SMS trên số điện thoại của họ.

3. 3. Chọn mức độ eIDAS

   Chữ ký nâng cao (AES) được khuyến nghị cho biên bản Đại hội đồng: xác minh danh tính qua OTP SMS, chứng chỉ duy nhất cho mỗi người ký, dấu thời gian được đủ điều kiện. Tương thích với sổ đăng ký biên bản số hóa.

4. 4. Ký và lưu trữ

   Mỗi người ký từ điện thoại hoặc máy tính của họ. Biên bản hoàn tất + PDF chứng minh được lưu trữ tự động 10 năm. Đối với sửa đổi điều lệ (AGE), khai báo tại phòng hành chính trong 3 tháng.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản Đại hội đồng của hội có thể được ký điện tử không?

Có, không hạn chế. Không có quy định nào trong Luật 1901 yêu cầu chữ ký tay. Điều 1366 Bộ luật Dân sự công nhận tài liệu điện tử có cùng giá trị chứng cứ như tài liệu giấy. Chữ ký nâng cao Certyneo đáp ứng các yêu cầu chứng minh.

Có thể tổ chức Đại hội đồng của hội hoàn toàn từ xa không?

Có — Sắc lệnh số 2020-321 ngày 25 tháng 3 năm 2020 (được duy trì) cho phép tổ chức Đại hội đồng của hội từ xa hoặc kết hợp với bỏ phiếu qua thư, hội nghị truyền hình hoặc hội nghị điện thoại. Biên bản sau đó được ký bởi ban quản lý với chữ ký nâng cao.

Những thành viên nào của ban quản lý phải ký biên bản?

Tối thiểu chủ tịch phiên họp và thư ký (vai trò của người soạn biên bản). Kiểm phiếu viên cũng có thể ký thêm để tăng giá trị chứng cứ. Certyneo xử lý cấu hình nhiều người ký tuần tự hoặc song song.

Biên bản Đại hội thường niên có phải được nộp ở đâu không?

Không bắt buộc. Đối với Đại hội thường niên (phê duyệt báo cáo tài chính, bổ sung ban quản lý), biên bản được lưu trữ nội bộ. Đối với Đại hội bất thường (sửa đổi điều lệ), phải kèm theo khai báo sửa đổi tại phòng hành chính (điều 5 Luật 1901) trong 3 tháng.

Phải lưu giữ biên bản bao lâu?

Trong suốt vòng đời của hội + 10 năm sau giải thể. Đối với các hội nhận trợ cấp công, lưu giữ 10 năm các chứng cứ (điều L1611-4 CGCT). Certyneo lưu trữ tự động.

Kiểm toán viên có thể ký thêm biên bản phê duyệt báo cáo tài chính không?

Đối với các hội có > 153k€ trợ cấp (điều L612-4 CMF), CAC lập báo cáo kèm theo biên bản nhưng không tự ký biên bản (ký của ban quản lý). Báo cáo CAC có thể được ký điện tử riêng.

Mức độ chữ ký nào cho biên bản Đại hội đồng?

Chữ ký nâng cao (AES) được khuyến nghị. Nó mang lại sự xác định độ tin cậy (điều 1367 Bộ luật dân sự) và thỏa mãn các yêu cầu về bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp về một nghị quyết của một thành viên phản đối.

Biên bản có chữ ký điện tử có thể được sử dụng để chống lại trong trường hợp có tranh chấp không?

Có — pháp lý Pháp công nhận chữ ký điện tử tuân thủ eIDAS. Audit trail Certyneo chứng minh ngày cuộc họp Đại hội, danh tính của những người ký của ban chủ tịch, không có thay đổi PDF — có thể sử dụng được trước tòa án dân sự.

Cũng đọc

• Chữ ký điện tử cho các tổ chức
• Từ điển — chữ ký nâng cao (AES)
• Từ điển — quy định eIDAS
• Giá Certyneo