Ký thư ủy nhiệm trực tuyến, trong 2 phút

Khung pháp lý

Art. 151 sắc lệnh 2012-432

Mức độ ký

AES eIDAS được khuyến nghị

Lưu trữ pháp lý

10 năm

Thư phân công là gì?

Thư phân công là hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa một chuyên gia tư nhân (kế toán viên chứng chỉ, luật sư, kiểm toán viên độc lập, cố vấn quản lý tài sản) và khách hàng của họ, xác định đối tượng của nhiệm vụ, phạm vi, các nghĩa vụ tương hỗ, modalités thanh toán và chấm dứt. Đối với các kế toán viên chứng chỉ, nó là BẮT BUỘC kể từ năm 2012 (art. 151 của sắc lệnh n° 2012-432 về bộ quy tắc đạo đức của nghề) và là điều kiện quy định tính hợp lệ của hoạt động chuyên môn. Nếu không có thư phân công, kế toán viên chứng chỉ phải chịu các hình phạt kỷ luật từ Hội đồng Hiệp hội. Tiêu chuẩn NPMQ (Tiêu chuẩn chuyên môn về kiểm soát chất lượng) yêu cầu xem xét hàng năm các thư phân công.

Tại sao phải ký thư phân công theo phương thức điện tử?

Ký thư phân công trong 4 bước

Từ soạn thảo thư đến lưu trữ pháp lý, trong ít hơn 5 phút.

1. 1. Chuẩn bị thư

   Tải lên PDF thư phân công của bạn hoặc bắt đầu từ mẫu tuân thủ sắc lệnh 2012-432: phạm vi nhiệm vụ (quản lý, kiểm toán, khai báo thuế, tư vấn), thời hạn, modalités thanh toán (giá cố định/theo giờ), điều kiện chấm dứt, đề cập đến bảo hiểm trách nhiệm chuyên môn.

2. 2. Thêm những người ký

   Đại diện phòng ban (kế toán viên chứng chỉ đã đăng ký) + khách hàng (giám đốc, chủ tịch, cá nhân). Đối với khách hàng là pháp nhân, xác minh quyền ký thông qua giấy chứng nhận Kbis. Mỗi người nhận được liên kết bảo mật được cá nhân hóa qua email.

3. 3. Chọn mức độ eIDAS

   Chữ ký nâng cao (AES) được khuyến nghị cho thư phân công: xác minh danh tính qua OTP SMS, chứng chỉ duy nhất cho mỗi người ký, dấu thời gian hợp chuẩn. Tuân thủ tiêu chuẩn NPMQ và điều 26 của quy định eIDAS.

4. 4. Ký và lưu trữ

   Mỗi người ký ký từ điện thoại hoặc máy tính của họ. Thư hoàn thiện + PDF bằng chứng được lưu trữ 10 năm tự động, có thể truy cập bất cứ lúc nào từ bảng điều khiển của phòng ban.

Các câu hỏi thường gặp

Có thể ký thư phân công theo phương thức điện tử không?

Có, không có hạn chế nào. Sắc lệnh n° 2012-432 ngày 30 tháng 3 năm 2012 (bộ quy tắc đạo đức của các kế toán viên chứng chỉ) không áp đặt bất kỳ hình thức cụ thể nào cho chữ ký của thư phân công. Hội đồng tối cao của Hiệp hội xác nhận vào năm 2019 sự tuân thủ đầy đủ của chữ ký điện tử với tiêu chuẩn NPMQ. Điều 1366 của Bộ luật Dân sự đảm bảo giá trị pháp lý.

Thư phân công có thực sự bắt buộc đối với kế toán viên chứng chỉ không?

Có — điều 151 của sắc lệnh n° 2012-432 ngày 30 tháng 3 năm 2012 làm cho thư phân công BẮT BUỘC cho bất kỳ nhiệm vụ nào của kế toán viên chứng chỉ, bất kể bản chất nào. Nếu không có thư phân công, kế toán viên chứng chỉ phải chịu hình phạt kỷ luật từ ủy ban khu vực của Hiệp hội (cảnh cáo, lên án, tạm ngừng). Thư phải được ký trước khi bắt đầu nhiệm vụ.

Mức độ ký nào: SES, AES hay QES?

Chữ ký nâng cao (AES) là tiêu chuẩn được khuyến nghị cho thư phân công EC. Nó mang lại sự phỏng đoán về độ tin cậy (art. 1367 Bộ luật Dân sự), xác minh danh tính qua OTP SMS và chứng chỉ duy nhất cho mỗi người ký — các yếu tố được yêu cầu trong kiểm tra chất lượng của Hiệp hội. SES là chấp nhận được nhưng quá nhỏ cho kiểm tra ANC. QES được dành riêng cho các nhiệm vụ có rủi ro rất cao (chứng thực báo cáo đánh giá vốn).

Những đề cập bắt buộc của thư phân công EC là gì?

Danh tính phòng ban (đăng ký Bảng danh sách Hiệp hội, số đăng ký), danh tính khách hàng (Kbis nếu pháp nhân), phạm vi chính xác của nhiệm vụ (quản lý, kiểm toán, khai báo, tư vấn, xã hội), thời hạn và điều kiện gia hạn, modalités thanh toán, điều kiện chấm dứt, đề cập đến bảo hiểm trách nhiệm chuyên môn, vận mệnh hồ sơ khi kết thúc nhiệm vụ, thẩm quyền của tòa án.

Phải lưu giữ thư phân công bao lâu?

10 năm kể từ khi kết thúc nhiệm vụ, phù hợp với lưu giữ các tài liệu kế toán (art. L123-22 Bộ luật Thương mại). Certyneo giữ thư + dấu vết kiểm toán của nó trong thời gian này, miễn phí, với quyền truy cập tức thì để đối phó với kiểm tra chất lượng của Hiệp hội, lệnh tòa án hoặc tranh chấp với khách hàng.

Có thể sửa đổi thư phân công trong quá trình nhiệm vụ không?

Có — một phụ lục có thể được thực hiện để mở rộng phạm vi (khai báo mới, nhiệm vụ đặc biệt) hoặc điều chỉnh thanh toán. Phụ lục tuân theo các quy tắc tương tự: ký bởi phòng ban VÀ khách hàng, lý tưởng là bằng chữ ký điện tử nâng cao để theo dõi sửa đổi phạm vi trong dấu vết kiểm toán.

Làm thế nào để chấm dứt thư phân công EC?

Chấm dứt tuân theo modalités được xác định trong thư phân công (thường là thông báo trước 1 đến 3 tháng). Ở phía khách hàng, chấm dứt là tự do. Ở phía phòng ban, một số nghĩa vụ vẫn tồn tại (hoàn lại hồ sơ, liên lạc với chuyên gia kế tiếp qua thủ tục của Hiệp hội). Chấm dứt có thể được ký điện tử.

Thư được ký điện tử có thể đối chứng trong trường hợp tranh chấp với khách hàng không?

Có — pháp lý Pháp công nhận chữ ký điện tử tuân thủ eIDAS. Chữ ký nâng cao (AES) hưởng lợi từ sự phỏng đoán về độ tin cậy (art. 1367 Bộ luật Dân sự): thư được ký điện tử có thể đối chứng tương tự như thư giấy trước tòa án nhân dân hoặc ủy ban kỷ luật của Hiệp hội. Dấu vết kiểm toán Certyneo chứng minh danh tính của những người ký và tính toàn vẹn của tài liệu.

Cũng nên đọc

• Chữ ký điện tử cho kế toán
• Bảng thuật ngữ — chữ ký nâng cao (AES)
• Bảng thuật ngữ — quy định eIDAS
• Giá cả Certyneo