Chữ ký điện tử cho người quản lý chung cư

Khung pháp lý

Luật 1965 · ALUR · đại hội từ xa

Mức độ chữ ký

AES eIDAS được khuyến nghị

Lưu trữ hợp pháp

10 năm được bao gồm

Người quản lý chung cư có thể ký điện tử những gì?

Người quản lý chung cư là đại diện chung của các chủ sở hữu, được giao trách nhiệm quản lý tòa nhà. Hoạt động của họ tạo ra khối lượng lớn các tài liệu cần ký: hợp đồng quản lý (kể từ luật ALUR ngày 24 tháng 3 năm 2014, hợp đồng tiêu chuẩn bắt buộc), biên bản đại hội chủ hộ (luật ngày 10 tháng 7 năm 1965), quyết định chung cư, hợp đồng với các nhà cung cấp (bảo trì, bảo vệ, công trình), lệnh dịch vụ. Kể từ sắc lệnh ngày 25 tháng 3 năm 2020 (ban đầu Covid sau đó được pháp luật hóa), đại hội chủ hộ có thể được tổ chức từ xa hoặc theo hình thức lai tạp với bỏ phiếu qua thư — chữ ký điện tử của biên bản bởi chủ tịch phiên họp, thư ký và những người kiểm phiếu được chấp nhận mà không có hạn chế. Đối với hợp đồng quản lý, luật ALUR yêu cầu các nội dung cụ thể nhưng không quy định bất kỳ hình thức nào — chữ ký điện tử nâng cao + dấu thời gian hợp lệ hoàn toàn tương thích.

Tại sao ký điện tử?

Quy trình 4 bước

Từ chuẩn bị đến lưu trữ hợp pháp, dưới 5 phút.

1. 1. Chọn tài liệu cần ký

   Hợp đồng quản lý (luật ALUR), Biên bản Đại hội đồng cổ đông (luật 1965), Quyết định đặc biệt, Hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ, Lệnh cấp phát. Các mẫu được điền sẵn với các thông tin bắt buộc theo luật ALUR cho hợp đồng quản lý.

2. 2. Thêm những người ký

   Đối với hợp đồng quản lý: chủ tịch hội đồng quản lý (được ủy quyền bởi Đại hội đồng cổ đông). Đối với Biên bản Đại hội đồng cổ đông: chủ tọa phiên họp + thư ký + những người kiểm phiếu. Mỗi người sẽ nhận được một liên kết an toàn được cá nhân hóa với OTP SMS.

3. 3. Ký duyệt nâng cao OTP SMS

   Xác minh danh tính thông qua OTP SMS trên điện thoại của mỗi người ký, chứng chỉ duy nhất, dấu thời gian đủ điều kiện. Tuân thủ Điều 26 của Quy định eIDAS và Sắc lệnh ngày 25 tháng 3 năm 2020 về các Đại hội đồng cổ đông từ xa.

4. 4. Phân phối cho chủ sở hữu bất động sản chung cư

   Biên bản ký có thể được phân phối tự động cho tất cả chủ sở hữu bất động sản chung cư (thông báo email + truy cập PDF trong hộp lưu trữ của họ). Hệ thống kiểm toàn lưu trữ 10 năm với dấu thời gian của các xác nhận nhận hàng.

Những câu hỏi thường gặp

Hợp đồng quản lý có thể được ký điện tử không?

Có. Luật ALUR yêu cầu một hợp đồng tiêu chuẩn với các thông tin bắt buộc chính xác, nhưng không quy định bất kỳ hình thức đặc biệt nào. Chữ ký duyệt nâng cao (AES) của Certyneo đáp ứng các yêu cầu chứng minh trong trường hợp tranh chấp về phí dịch vụ hoặc các dịch vụ bao gồm.

Biên bản Đại hội đồng cổ đông chung cư có thể được ký điện tử không?

Có — Sắc lệnh ngày 25 tháng 3 năm 2020 đã rõ ràng công nhận việc tổ chức các Đại hội đồng cổ đông từ xa hoặc kết hợp với chữ ký điện tử của Biên bản bởi chủ tọa, thư ký và những người kiểm phiếu. Được duy trì bởi luật ELAN, khả năng này hiện đã vĩnh viễn.

Làm thế nào để tổ chức một Đại hội đồng cổ đông chung cư từ xa?

Đại hội đồng cổ đông có thể được tổ chức qua videoconference, hội nghị điện thoại hoặc thư từ bằng văn bản (Điều 17-1 A luật 1965). Bỏ phiếu qua thư tín sử dụng một mẫu không giấy tờ mà mỗi chủ sở hữu bất động sản chung cư ký điện tử. Biên bản sau đó được ký bởi ban lãnh đạo Đại hội với chữ ký duyệt nâng cao.

Ai phải ký Biên bản Đại hội đồng cổ đông chung cư?

Chủ tọa phiên họp + thư ký + những người kiểm phiếu (thường là 2 người). Người quản lý KHÔNG phải là người ký Biên bản (người này đảm bảo rằng biên bản được lập và lưu giữ sổ đăng ký). Certyneo quản lý cấu hình này với nhiều người ký với luồng tuần tự hoặc song song.

Cấp độ chữ ký nào cho Biên bản Đại hội đồng cổ đông chung cư?

Chữ ký duyệt nâng cao (AES) được khuyến nghị. Nó mang lại sự phỏng đoán độ tin cậy (Điều 1367 Bộ luật Dân sự) và đáp ứng các yêu cầu chứng minh trong trường hợp một quyết định được tranh chấp trước tòa án dân sự (trước đây là TI sau đó là TGI).

Cần giữ lưu các Biên bản Đại hội đồng cổ đông trong bao lâu?

Suốt vòng đời của chung cư + 5 năm sau khi giải thể (phù hợp với thời hạn quy định). Sổ đăng ký các Biên bản phải được lưu giữ trong suốt thời gian hoạt động của hội các chủ sở hữu bất động sản. Certyneo tự động lưu trữ mỗi Biên bản + hệ thống kiểm toàn trong thời gian này.

Các quyết định chung cư ký điện tử có thể đối kháng không?

Có — các quyết định được thông qua tại Đại hội đồng cổ đông với Biên bản ký điện tử có thể đối kháng với tất cả chủ sở hữu bất động sản chung cư ngay khi được thông báo (Điều 18 Sắc lệnh 17 tháng 3 năm 1967). Thời hạn 2 tháng để tranh chấp bắt đầu từ thông báo, thông báo này có thể được thực hiện điện tử.

Làm thế nào để thông báo Biên bản cho các chủ sở hữu bất động sản chung cư?

Biên bản phải được thông báo cho mỗi chủ sở hữu bất động sản chung cư trong vòng một tháng sau Đại hội đồng cổ đông (Điều 42 luật 1965). Certyneo cho phép thông báo tự động qua email với dấu thời gian đủ điều kiện của việc nhận — một lựa chọn hợp lệ thay thế cho thư gửi bảo đảm (phán lệ Tòa án Tối cao. civ. lần 3, 2019).

Cũng đọc

• Chữ ký điện tử cho bất động sản
• Từ vựng — chữ ký duyệt nâng cao (AES)
• Từ vựng — Quy định eIDAS
• Giá của Certyneo