Cách xác minh tài liệu được ký điện tử

Tại sao phải xác minh chữ ký

Khi bạn nhận được một tài liệu đã được ký, ba câu hỏi sẽ phát sinh:

1. Aiđã ký?
2. Tài liệu đã đượcsửa đổisau khi ký?
3. Ở đóngàyĐăng ký có đáng tin cậy không?

Việc xác minh chữ ký sẽ cung cấp câu trả lời sau 30 giây.

Phương pháp 1: Adobe Acrobat Reader

Đơn giản nhất. Adobe Reader tự động kiểm tra chữ ký ở định dạng PAdES.

1. Mở PDF trong Adobe Reader
2. Biểu ngữ ở trên cùng có nội dung "Chữ ký hợp lệ" (màu xanh lá cây) hoặc "Chữ ký không hợp lệ" (màu đỏ)
3. Nhấp vào bảng “Chữ ký” ở bên trái để biết chi tiết
4. Xem: tên người ký, ngày, giấy chứng nhận, nhà cung cấp dịch vụ

Nếu biểu ngữ có nội dung "Ít nhất một chữ ký có vấn đề", hãy mở thuộc tính để chẩn đoán.

Cách 2: công cụ trực tuyến

• Ứng dụng web trình diễn DSS(Công cụ chính thức của ETSI): xác minh chữ ký nâng cao và đủ điều kiện
• Trình xác thực chữ kýcủa Ủy ban Châu Âu
• pdfsig(dòng lệnh, dành cho CNTT)

Cách 3: nền tảng phát hành

Nếu bạn đã quen thuộc với nền tảng chữ ký, hãy đăng nhập vào không gian của bạn để truy cập vào bản kiểm tra đầy đủ:

• ngày giờ chính xác
• IP của người ký
• Đã nhập OTP
• dấu vân tay mật mã

Chỉ số hiệu lực

Chỉ số | Nghĩa

✅ Màu xanh lá cây “Chữ ký hợp lệ” | Tính xác thực và tính toàn vẹn được xác nhận

⚠️ Vàng “Không rõ hiệu lực” | Chứng chỉ không được công nhận nhưng chữ ký đúng

❌ Màu đỏ “Chữ ký không hợp lệ” | Tài liệu bị sửa đổi hoặc chữ ký bị hỏng

🕐 “Dấu thời gian đủ tiêu chuẩn” | Ngày được QTSP chứng minh

Nếu chữ ký không hợp lệ

Nguyên nhân có thể:

• tài liệu được sửa đổi sau khi ký
• chứng chỉ hết hạn hoặc bị thu hồi
• nhà cung cấp dịch vụ không được người đọc công nhận
• tập tin bị hỏng

Trong trường hợp này, hãy liên hệ với nền tảng phát hành để làm rõ.

Xác minh chữ ký AES

Đối với AES, tệp PDF chứa chữ ký mật mã + con trỏ tới dấu vết kiểm tra của nền tảng. Kiểm tra cả hai:

• chữ ký trong PDF (Adobe Reader)
• đường dẫn kiểm toán phía nhà phát hành

Ca sử dụng: xác minh trong quá trình kiểm tra

Một kiểm toán viên nhận được 50 hợp đồng được ký điện tử để kiểm toán. Thủ tục :

1. Mở từng tệp PDF trong Adobe Reader → kiểm tra trạng thái
2. Kiểm tra tính nhất quán (ngày, người ký)
3. Yêu cầu dấu vết kiểm tra tới nền tảng để lấy mẫu
4. Xác minh dấu vân tay SHA-256 bằng cách so sánh

Kiểm toán hoàn thành trong 2 giờ so với 2 ngày trên giấy.

Certyneo giúp bạn như thế nào

Certyneo cho phép bất kỳ người nhận tài liệu đã ký nào xác minh:

• tự động thông qua Adobe Reader (định dạng PAdES)
• thông qua liên kết xác minh công khai (được chia sẻ bởi nhà phát hành)
• thông qua API để tích hợp

Bản kiểm tra có thể xuất dưới dạng PDF hoặc JSON để kiểm soát bên ngoài.

Khám phá giải pháp chữ ký điện tử Certyneo

Câu hỏi thường gặp

Quá trình xác minh mất bao lâu?

< 1 phút trong Adobe Reader.

Không có Adobe Reader thì phải làm sao?

Có các công cụ trực tuyến miễn phí (ETSI DSS, Trình xác thực chữ ký EU).

Chữ ký có còn hiệu lực nếu chúng tôi in lại bản PDF không?

Chữ ký mật mã vẫn còn trong PDF. Một bản in giấy mất đi giá trị chứng minh của nó.

Chúng tôi có thể xác minh chữ ký 10 năm tuổi không?

Có, đối với các định dạng PAdES-LTA. Các định dạng cơ bản hơn có thể gặp vấn đề với các thuật toán lỗi thời.

Người nhận có quyền truy cập vào dấu vết kiểm tra không?

Thường là có, thông qua liên kết công khai được nhà phát hành chia sẻ.

Kết luận

Việc xác minh chữ ký điện tử chỉ mất chưa đầy một phút với Adobe Reader. Đây là một bước thiết yếu để tích hợp vào quy trình kiểm tra và xác nhận của bạn.

Hãy dùng thử Certyneo để gửi, ký và theo dõi tài liệu của bạn trực tuyến một cách đơn giản, nhanh chóng và an toàn.