Podpis pogodbe na spletu: navodila za uporabo

Zakaj podpisati svoje pogodbe prek spleta

Zakaj podpisati svoje pogodbe prek spleta

Podpis pogodbe prek spleta skrajša cikel podpisovanja s 3-5 dni na nekaj ur. Ni potrebe po tiskanju, skeniranju, pošiljanju ali ponovnem zagonu. Vse se zgodi v brskalniku z vrhunsko sledljivostjo na papir.

1. korak: pripravite dokument

Začnite s čistim PDF-jem (idealno < 10 MB za zmogljivost). Če je vaša pogodba v Wordu, jo platforma samodejno pretvori v PDF.

• Pred pošiljanjem preverite:
• ni napak ali tipkarskih napak (po podpisu popravek ni mogoč)
• točni zneski in datumi

priložene obvezne priloge (DPE za najem, RIB za pooblastilo SEPA)

2. korak: dodajte podpisnike

• Za vsakega prejemnika:
• polno ime
• elektronski naslov
• mobilni telefon (za OTP SMS, če je AES)

vloga (podpisnik, CC, kopija)Določitenaročilo ⬥⬥⬥: vzporedno (vsi podpišejo hkrati) ali zaporedno (vsak podpisnik za prejšnjim).

3. korak: postavite polja za podpis

Povlecite in spustite polja na PDF:

• polje "podpis" na ustrezno stran
• izbirno: polje "datum", "besedilo", "začetnice" na vsako stran
• povežite vsako polje s podpisnikom

4. korak: pošiljanje in sledenje

Konfigurirajte možnosti:

• raven podpisa (SES ali AES)
• samodejni opomniki (D+3, D+7)
• datum poteka (običajno 15-30 dni)

Vsakemu se pošlje e-poštno sporočilo podpisnik z edinstveno povezavo. Na nadzorni plošči vidite v realnem času: poslano → odprto → podpisano.

5. korak: arhivirajte in ponovno uporabite

Ko se vsi podpisniki podpišejo, se končni PDF samodejno ustvari z:

• revizijsko nogo s časovnim žigom
• kriptografskim prstnim odtisom
• podpisom v formatu PAdES

Dokument je zaradi napake arhiviran 10 let. Kadar koli ga lahko izvozite ali delite s tretjo osebo.

Najboljše prakse

• Uporabitepredlogeza ponavljajoče se pogodbe (80-odstotni dobiček pri pripravi)
• Dajte prednostAESza pogodbe z visokimi vložki (> 5.000 €)
• Pošljite pogodbonedvoumno(brez označenega "osnutka")
• Znova zaženite samodejno namesto ročno
• Dobrokomunicirajtes podpisnikom, če še nikoli ni podpisal elektronsko

Pogoste napake

• Pošlji brez lektoriranja: vsak popravek zahteva novo pošiljanje
• Dodaj napačnega podpisnika ali napačno e-pošto
• Pozabi dodati priloge
• Uporabi SES za kritično pogodbo
• Ne nastavi poteka (pogodba se vleče) za nedoločen čas)

Kako vam Certyneo pomaga

Certyneo omogoča preprosto in hitro pošiljanje pogodbe v podpis: povleci in spusti PDF, intuitivna postavitev polj, pošiljanje v 2 klikih, nadzorna plošča v realnem času. Predloge za večkratno uporabo, integracije CRM, samodejni opomniki, 10-letno arhiviranje.

Odkrijte rešitev elektronskega podpisa Certyneo

Pogosta vprašanja

Koliko časa traja pošiljanje pogodbe?

2-5 minut za preprosto pogodbo, več za zapletene predloge.

Ali mora podpisnik ustvariti račun?

Ne, klikne na povezavo e-pošte, podpiše, konec je.

Kaj se zgodi, če podpisnik zavrne?

Pogodba ima oznako "zavrnjeno". Lahko ga uredite in znova predložite ali opustite.

Ali se lahko prijavimo na mobilniku?

Da, vse sodobne platforme to omogočajo.

Ali je podpisana pogodba enaka poslanemu PDF-ju?

Ista vsebina, plus revizijska noga in kriptografski prstni odtis.

Zaključek

Podpis spletne pogodbe poteka v 5 preprostih korakih. Ko je potek dela nameščen, vaši prodajni in administrativni cikli ne bodo nikoli več enaki.

Preizkusite Certyneo za preprosto, hitro in varno pošiljanje, podpisovanje in sledenje vašim dokumentom na spletu.