Kako poslati dokument v podpis

Postopek v 5 korakih

Pošiljanje dokumenta v elektronski podpis traja manj kot 5 minut. Tukaj je postopek korak za korakom.

1. Pripravite dokument

• Izvoz v PDF (priporočeno)
• Preverite berljivost na mobilnih napravah (80 % podpisnikov se prijavi na mobilni telefon)
• Lektorirajte, da odpravite tipkarske napake in napake
• Po potrebi priložite obvezne priloge

2. Ustvarite ovojnico

Na svoji platformi za podpisovanje:

• nov dokument → naložite PDF
• poimenujte ovojnico (predmet dokumenta + podpisnik)

3. Dodajte podpisnike

Za vsakega podpisnika:

• polno ime
• e-pošta
• telefon (za OTP SMS, če je AES)
• vloga (podpisnik, odobritelj, CC)

Določite vrstni red: vzporedno (vsi hkrati) ali zaporedno.

4. Postavite polja

Povlecite v PDF:

• polje za podpis (obvezno)
• neobvezna polja: datum, ime, prosto besedilo, potrditveno polje, začetnice na stran

Vsako polje povežite s pravilnim podpisnikom (različne barve).

5. Konfigurirajte in pošljite

Možnosti za konfiguracijo:

• raven podpisa: SES ali AES
• datum poteka (običajno 15-30 dni)
• samodejni opomniki (D+3, D+7)
• prilagojena sporočila

Kliknite »Pošlji«. Podpisniki svojo e-pošto prejmejo takoj.

Sledite dokumentu

Na nadzorni plošči spremljajte v realnem času:

• poslano → odprto → podpisano
• obvestila (e-pošta, Slack, Teams)
• možen ročni ponovni zagon

Najboljše prakse

• Vedno preizkusite s kolegom pred pomembnim pošiljanjem
• Zagotovite kontaktni kanal za podpisnike začetnike
• Sistematično arhivirajte podpisan dokument
• Izogibajte se pošiljanju ob petkih zvečer ali ob vikendih

Pogoste napake

• Napačen e-poštni naslov (pisava ali stari naslov)
• Pozabljanje za dodajanje podpisnika
• Ne postavljaj polja za podpis
• Datoteka je prevelika (> 10 MB → počasen na mobilniku)
• Pošlji brez lektoriranja

Konkreten primer: prodajalec

Prodajalec pošlje 20 predračunov na teden. Rutina:

1. Generiranje iz HubSpot (citat + CGV)
2. Samodejno pošiljanje v SES prek integracije
3. Opomniki D+2 in D+5
4. Slack obvestila v realnem času
5. CRM posodobljen ob podpisu

Človeški čas: 0 minut na pošiljko.

Kako vam Certyneo pomaga

Certyneo omogoča hitro in zanesljivo pošiljanje dokumenta v podpis: intuitivni vmesnik povleci in spusti, predloge za ponavljajoče se dokumente, integracije CRM, spremljanje v realnem času, samodejni opomniki. Vse v manj kot 3 minutah.

Odkrijte rešitev elektronskega podpisa Certyneo

Pogosta vprašanja

Kako dolgo traja pošiljanje?

2-5 minut za preprost dokument.

Ali lahko isti dokument pošljemo več podpisnikom?

Da, vse v isti ovojnici, vzporedno ali zaporedno.

Ali naj podpisnika predhodno obvestimo?

Ni potrebno, vendar priporočljivo za podpisnike začetnike.

Ali lahko prekličemo pošiljko?

Da, pred podpisom. Kasneje ne.

Ali lahko podpisnik prenese na koga drugega?

Odvisno od konfiguracije. Privzeto ne.

Zaključek

Pošiljanje dokumenta v podpis je preprosta poteza, ki je postala vsakdanja. Ko je rutina vzpostavljena, se vaši pogodbeni cikli spremenijo.

Preizkusite Certyneo za preprosto, hitro in varno pošiljanje, podpisovanje in sledenje vašim dokumentom na spletu.