Arbeidsflyt for elektronisk signatur: komplett veiledning

Hva er en signaturarbeidsflyt

Hva er en signaturarbeidsflytEnsignaturarbeidsflyt

er sekvensen av organiserte trinn som fører til signering av et dokument: rekkefølge av underskrivere, betingelser, påminnelser, varsler. Jo mer arbeidsflyten er tilpasset prosessen, jo raskere blir signaturene.

er sekvensen av organiserte trinn som fører til signering av et dokument: rekkefølge av underskrivere, betingelser, påminnelser, varsler. Jo mer arbeidsflyten er tilpasset prosessen, jo raskere blir signaturene.

De to hovedtypene for ordre

ParallellbestillingAlle underskrivere mottar konvolutten samtidig og kan signere uavhengig.Alle underskrivere mottar konvolutten samtidig og kan signere uavhengig.Fordeler ⬥⬥⬥: hastighet, ingen flaskehals.

Brukstilfelle ⬥⬥⬥: Gjensidig NDA, bilateral kontrakt hvor bestillingen ikke spiller noen rolle.

Sekvensiell rekkefølge

Sekvensiell rekkefølgeHver underskriver signerer etter den forrige. Konvolutten går fra underskriver til underskriver.Fordeler ⬥⬥⬥: respekt for valideringshierarkier, hver aktør ser tidligere valideringer.Brukstilfeller ⬥⬥⬥: kontrakter som involverer ledervalidering og deretter ledelse, leieavtaler med depositum.

Typiske roller

• Typiske rollerUnderskriver ⬥⬥⬥: signerer dokumentet
• Godkjenner ⬥⬥⬥: validerer uten signering (valideringskjede)Kopi (CC) ⬥ mottar det endelige dokumentet
• Kopi (CC) ⬥ mottar det endelige dokumentetUtsteder ⬥⬥⬥: avsenderen, ofte underskriver også
• Påminnelser og varslingerEn moderne plattform lar deg konfigurere:

En moderne plattform lar deg konfigurere:

frekvens og antall påminnelser til underskriverne ⬥⬥ melding til avsendere ⬥⬥ Teams)

• webhooks for å mate en CRM/ERP
• interne påminnelser hvis blokkert
• Utløp og kansellering
• Utløp og kansellering

Angi alltid en utløpsdato (vanligvis 15-30 dager). En utløpt konvolutt arkiveres automatisk som "usignert", og frigjør dashbordet.

Under prosessen kan utsteder også manuelt kansellere en konvolutt (tilbakekalling), nyttig hvis en feil oppdages.

Integrasjoner

Integrasjoner

En kraftig arbeidsflyt integreres med verktøyene dine:

• CRM ⬥⬥⬥: utløs sending når en avtale går "lukket vunnet"HRIS ⬥⬥ går kontrakten når ansatt kan: send kontrakten når ansatt kan:
• HRIS ⬥⬥ går kontrakten når ansatt kan: send kontrakten når ansatt kan:ERP ⬥⬥⬥: generer innkjøpsordre når et tilbud er akseptert
• Tilpassede webhooks ⬥⬥⬥: varsle dine interne systemerGod designpraksis ⬥⬥⬥⬥ ⬥ reduserer antallet ekstra personer ⬥ Tydeliggjør roller (underskriver vs godkjenner)
• Automatiser påminnelserAutomatiser påminnelser

Ha en plan B i tilfelle avslag

• Test arbeidsflyten før volumdistribusjon
• Hyppige feil ⬥⬥⬥⬥⬥ mange som standard ⬥ som sekvensiell rekkefølge vil være raskere underskrivere (noen er bare "kopi")
• Hyppige feil ⬥⬥⬥⬥⬥ mange som standard ⬥ som sekvensiell rekkefølge vil være raskere underskrivere (noen er bare "kopi")
• Ingen utløpsdato
• Manglende integrasjon → manuell gjeninnføring

Utilstrekkelige varsler til underskrivere

• Utilstrekkelige varsler til underskrivere
• Konkret sak: flerpartskontrakt mellom ⬥ A⬥ partnere. Optimalisert arbeidsflyt:
• Utarbeidelse av PDF-en av firma A
• Sending i parallell ordre til de 3 underskriverne (en per selskap)
• Automatisk omstart D+3 hvis usignert

Automatisk omstart D+3 hvis usignert

Alle underskrivere varslet i sanntid⬥hook utløserkontoen ⬥ nettet siste signatur

• Total syklus: 24-48 timer vs 2-3 uker på papir.
• Hvordan Certyneo hjelper deg
• Hvordan Certyneo hjelper deg
• Certyneo lar deg designe fleksible arbeidsflyter: parallelle, sekvensielle, blandede, godkjennere, CC, tilpassbare påminnelser, tilpassede webhooks, native CRM/HRIS/ERP-integrasjoner. Visuell editor for å konfigurere uten kode.
• Oppdag Certyneos elektroniske signaturløsning

FAQ

FAQ

Når skal man bruke sekvensiell rekkefølge?

Når en validering må gå foran neste (leder → direktør → sluttkontrakt).

Hvor mange underskrivere maks?

Teknisk ubegrenset. Utover 5-6 forlenges syklusen betydelig.

Teknisk ubegrenset. Utover 5-6 forlenges syklusen betydelig.

Kan vi blande parallell og sekvensiell rekkefølge?

Ja med «blandede» arbeidsflyter: lenkede parallelle grupper.

Hvordan takle en fraværende underskriver?

Hvordan takle en fraværende underskriver?

Overordne til en annen autorisert underskriver, eller utsett konvolutten.

Er webhooks sanntid?

Ja, utløses ved hver endring av tilstanden til konvolutten.

Ja, utløses ved hver endring av tilstanden til konvolutten.

Konklusjon

Å designe en god arbeidsflyt er forskjellen mellom et verktøy som fungerer og et verktøy som transformerer. Bruk 30 minutter på å designe din ideelle arbeidsflyt, du sparer måneder med friksjon.

Prøv Certyneo for å sende, signere og spore dokumentene dine online enkelt, raskt og sikkert.