Signer en kontrakt online: bruksanvisning

Å få en kontrakt signert på nett tar bare noen minutter når rutinen først er på plass. Det meste av tiden brukes før utsendelsen – på forberedelse av dokumentet og på to beslutninger som avgjør hvor solid forpliktelsen blir: hvilket signaturnivå som velges, og i hvilken rekkefølge partene signerer. Denne artikkelen følger disse trinnene i den rekkefølgen de oppstår.

Trinn 1: forbered dokumentet

En kontrakt som er sendt til signering, kan ikke lenger rettes. Tre kontroller bør gjøres før utsendelsen:

• Partene er identifisert fullstendig: firmanavn, selskapsform, forretningsadresse, organisasjonsnummer, og fullmakten til den som signerer på vegne av parten. En signatur fra en person uten fullmakt er den vanskeligste feilen å rette opp i etterkant.
• Vedleggene er integrert i dokumentet, og ikke sendt separat. Generelle vilkår sendt i en egen e-post har ikke samme bevisverdi for aksept.
• Feltene som skal fylles ut, er identifisert: dato, beløp, håndskrevne angivelser der loven krever det.

Hvis du starter fra et blankt ark, unngår en kontraktmal de vanligste utelatelsene. For en kontrakt som krever klausuler tilpasset din virksomhet, bygger kontraktgeneratoren dokumentet ut fra dine parametere.

Trinn 2: velg signaturnivå

EU-forordningen skiller mellom tre nivåer, og valget handler om en avveining mellom friksjon og bevisstyrke.

Enkel elektronisk signatur passer for de aller fleste kommersielle kontrakter: aksepterte tilbud, bestillinger, oppdragsavtaler, arbeidskontrakter. Den er juridisk gyldig og kan legges frem for retten.

De styrkede nivåene tilfører en grundigere identifisering av signataren – identitetsverifisering, sertifikat. De endrer ikke gyldigheten, som allerede foreligger, men gir en tryggere posisjon dersom signaturen bestrides.

Kvalifisert elektronisk signatur – som er nærmere beskrevet på siden vår om kvalifisert signatur – er den eneste som nyter godt av en presumpsjon om pålitelighet: det er den som bestrider den, som må bevise det motsatte. Den er velbegrunnet for handlinger med høy risiko, eller når et regelverk krever det.

Den praktiske hovedregelen er å tilpasse nivået til den reelle risikoen for bestridelse ved det aktuelle dokumentet, og ikke velge det høyeste nivået overalt: hvert ekstra trinn øker friksjonen for signataren, og dermed forsinkelsen og frafallet.

Trinn 3: organiser signatarene

To parametere fastsettes ved utsendelsen og avgjør hvor lang tid prosessen tar.

Rekkefølgen. Ved sekvensiell signering mottar hver signatar dokumentet etter den forrige – nyttig når en intern kontroll må skje før kundens signatur. Ved parallell signering mottar alle dokumentet samtidig, noe som er raskere, men uten mulighet for mellomliggende godkjenning.

Purringer. Dette er det som virkelig avgjør tidsbruken. En kontrakt uten automatiske purringer er avhengig av manuell oppfølging fra en person, med de glippene det medfører. Purringer satt opp med jevne mellomrom fjerner dette arbeidet og forkorter syklusen med flere dager.

Trinn 4: signer og hent bevisdokumentasjonen

Signataren mottar en lenke, åpner dokumentet og signerer fra nettleseren eller telefonen sin, uten å opprette en konto. Denne friksjonsfriheten teller: hvert ekstra trinn koster signaturer.

Det som produseres i dette øyeblikket, er viktigere enn selve den synlige signaturen. Bevisdokumentasjonen omfatter signatarens verifiserte identitet i henhold til valgt nivå, tidsstempling av hver hendelse, tilkoblingsadressen, og et fingeravtrykk av dokumentet som viser at det ikke er endret i etterkant. Det er denne helheten som svarer på en bestridelse, slik det er beskrevet nærmere i vår artikkel om bevisverdi ved tvist.

Trinn 5: oppbevar

En kommersiell kontrakt oppbevares i flere år, enkelte selskapsrettslige dokumenter mye lenger. Oppbevaringen må garantere integriteten gjennom hele denne perioden, noe som skiller en arkivering med bevisverdi fra en enkel fillagring – en funksjon som ivaretas av det digitale sikkerhetsskapet.

Ett organisatorisk grep sparer mange leteoperasjoner: å oppbevare kontrakten og bevisdokumentasjonen sammen. Å finne en signert kontrakt uten hendelsesloggen etterlater deg uten forsvar ved en bestridelse av dato eller signatarens identitet.

Brukssituasjoner

Oppdragskontrakt med en ny kunde. Enkel signatur, parallell utsendelse, automatiske purringer. Kontrakten sendes ut samme dag som muntlig enighet, i stedet for uken etter, noe som beskytter like mye som det skynder på.

Arbeidskontrakt. Enkel signatur er tilstrekkelig, men rekkefølgen betyr noe: arbeidsgiveren signerer først, deretter arbeidstakeren, med langvarig oppbevaring i lys av foreldelsesfristene på arbeidsrettens område.

Handling med høy risiko. Overdragelse, kausjonsforpliktelse, fullmakt til disponering: styrket identifisering, eventuelt kvalifisert signatur. Merkostnaden og friksjonen er begrunnet i beløpet som står på spill, og i eventuelle krav fra tredjepartsmottakeren.

Ofte stilte spørsmål

Har en kontrakt signert på nett samme verdi som en papirkontrakt? Ja. Det elektroniske dokumentet har samme bevisverdi så lenge signataren kan identifiseres, og dokumentet er opprettet og oppbevart under forhold som sikrer integriteten.

Må signataren opprette en konto? Nei. Vedkommende mottar en lenke, åpner dokumentet og signerer fra nettleseren eller telefonen sin.

Hvilket signaturnivå bør velges? Nivået som er tilpasset risikoen for bestridelse av dokumentet. Enkel signatur er tilstrekkelig for de aller fleste kommersielle kontrakter; de høyere nivåene reserveres for handlinger med høy risiko.

Kan flere personer signere? Ja, sekvensielt eller parallelt. Sekvensiell signering gjør det mulig å legge inn en intern godkjenning før utsendelse til kunden.

Hva skjer hvis signataren bestrider? Bevisdokumentasjonen – identitet, tidsstempling, hendelseslogg, dokumentets integritet – er det som gjør det mulig å svare. Hvor solid den er, avhenger av valgt signaturnivå.

Hvor lenge må en signert kontrakt oppbevares? Minst like lenge som gjeldende foreldelsesfrist, ofte fem år på det kommersielle området og lenger på arbeidsrettens område. Oppbevaringen må garantere integriteten gjennom hele denne perioden.

For å gå videre

Det enkleste er å teste rutinen på et reelt dokument:

1. Velg en signeringsklar mal som passer ditt behov, eller generer et skreddersydd dokument.
2. Følg fremgangsmåten beskrevet på siden hvordan signere.
3. Sammenlign tidsbruken med din nåværende rutine – det er dette som avgjør, mer enn stykkprisen, slik vår sammenligning av kostnad sammenlignet med papir.

Priser følger volumet av utsendelser, med gratis utsendelser hver måned. For å automatisere fra et fagsystem fjerner API-et og de eksisterende integrasjonene behovet for å taste inn på nytt.