Oppbevaring av elektronisk signerte dokumenter

Hvorfor bevaring er viktig

Hvorfor bevaring er viktigEn elektronisk signatur har kun verdi hvis beviset forblir søkbart og verifiserbart. Tvister kan oppstå 5, 8 eller 10 år etter signering. Derav viktigheten av korrektarkivering ⬥⬥⬥.

arkivering ⬥⬥⬥.

• Lovlig varighet i FrankrikeKommersielle kontrakter ⬥⬥⬥: 10 år (artikkel L.123-22)
• Arbeidskontrakter ⬥⬥⬥⬥: 5 år etter utløp ⬬⥬faktura:Arbeidskontrakter ⬥⬥⬥⬥: 5 år etter utløp ⬬⥬faktura:
• 10 år (regnskap), 6 år (skatt)Leieavtaler ⬥⬥⬥: varighet + 5 år
• Forsikringskontrakter ⬥⬥⬥: 2 til 10 år avhengig av typeForsikringskontrakter ⬥⬥⬥: 2 til 10 år avhengig av type
• ⬥ Notarial deklarert: 3 årBehold PDF-en
• ogog

revisjonssporet i den lengste gjeldende perioden.ArkivformaterFlere PAdES-formater eksisterer side om side:

Flere PAdES-formater eksisterer side om side:

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: enkel signatur

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥⬥ ⬥⬥⬥⬥ ganger PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + sertifikatkjede (frakoblet verifisering)PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodiske tidsstempler (gyldighet over flere tiår)
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodiske tidsstempler (gyldighet over flere tiår)For langsiktige dokumenter, velg ⬥L PAdES
• .Elektronisk arkiveringssystem (SAE)
• Elektronisk arkiveringssystem (SAE)En SAE med bevisverdigarantier:

Integritet (verifiserte fingeravtrykk)Autentisitet (signaturen forble gyldig) ⬥⬥⬥⬥ ⬥ ⬥ ⬥ hørbarhet ⬥ ⬥ ⬥ ⬥ hørbarhet mulig)Autentisitet (signaturen forble gyldig) ⬥⬥⬥⬥ ⬥ ⬥ ⬥ hørbarhet ⬥ ⬥ ⬥ ⬥ hørbarhet mulig)

Den franske standarden

NF Z42-013

• spesifiserer kravene.
• spesifiserer kravene.
• Beste praksis
• Behold PDF + revisjonsspor, aldri den ene uten den andre

Lagre i flere kopier (geografisk redundans)Lagre i flere kopier (geografisk redundans)Sjekk integriteten med jevne mellomrom (6-12 måneder)

årlig test etter dokumenttype eller dokumentets varighet

• Hyppige feil
• Hyppige feil
• Behold kun PDF-en
• Lagre på ett enkelt medium
• Bruk en sky uten oppbevaringsklausuler

Bruk en sky uten oppbevaringsklausuler

• Glem spesifikke varigheter (banktjenester, helse) ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥-nøkkelen hvis det tapte arkivet er kryptert Intern vs. outsourcet arkivering
• Intern ⬥⬥⬥: total kontroll, initial investering.
• Outsourcet ⬥⬥⬥: via plattformen eller en tjenesteleverandør. Lavere kostnader, operasjonell lossing, sjekk reversibilitetsklausuler.
• Outsourcet ⬥⬥⬥: via plattformen eller en tjenesteleverandør. Lavere kostnader, operasjonell lossing, sjekk reversibilitetsklausuler.
• De fleste SMB foretrekker outsourcet arkivering inkludert i planen.

Hvordan Certyneo hjelper deg

Certyneo inkluderer enCertyneo inkluderer en10-års arkiveringi alle planer. Hvert dokument er bevart med PDF PAdES-B-T, fullstendig revisjonsspor, metadata. Infrastruktur replikert i EU (Tyskland, IONOS) med versjonskontroll. Eksporter arkiver med ett klikk.

Oppdag Certyneos elektroniske signaturløsning

Oppdag Certyneos elektroniske signaturløsning

FAQTrenger jeg en sertifisert SAE?Ikke nødvendig, men anbefalt for dokumenter med høy innsats. NF Z42-013 gir en forutsetning om pålitelighet.

Ikke nødvendig, men anbefalt for dokumenter med høy innsats. NF Z42-013 gir en forutsetning om pålitelighet.

Kan jeg bare beholde PDF-en?

Teknisk ja, men det separate revisjonssporet er fortsatt nyttig.

Hvis plattformen min forsvinner?

Hvis plattformen min forsvinner?

PAdES PDF-er forblir verifiserbare offline. Eksporter revisjonssporet regelmessig.

Er arkivering dyrt?

Nei, veldig økonomisk sammenlignet med papir. De fleste plattformer inkluderer det.

Nei, veldig økonomisk sammenlignet med papir. De fleste plattformer inkluderer det.

Når starter 10-årsperioden?

Kommersiell kontrakt: slutt på utførelse. Arbeidskontrakt: slutt på kontrakt.

Konklusjon

Konklusjon

Bevaring er livsforsikringen til dine signaturer. Velg et langt og solid arkiv, sjekk det med jevne mellomrom.

Prøv Certyneo for å sende, signere og spore dokumentene dine online enkelt, raskt og sikkert.