Certyneo og Make: automatisere signering i ingeniørfag

Hvorfor automatisere elektronisk signering i ingeniørfag med Make?

Ingeniørfagssektoren genererer et betydelig volum av kontraktsdokumenter: hovedentreprisekontrakter, tilleggskontraktsavtaler, leveringsmøtebeslutninger, underentreprisekontrakter, samsvarserklæringer og studierapporter. I følge en studie fra McKinsey-konsulentselskapet (2024) bruker ingeniørfagsteam i gjennomsnitt 27 % av arbeidstiden sin på gjentakende administrative oppgaver, der innsamling og oppfølging av signaturer er blant de mest tidkrevende.

Hvis du kobler Certyneo til en automatiseringsplattform som Make (tidligere Integromat), kan du transformere disse manuelle prosessene til intelligente arbeidsflyter, der hver signatur utløses, overvåkes og arkiveres uten menneskelig inngrep. Denne guiden forklarer trinn for trinn hvordan du implementerer denne integrasjonen i en B2B-ingeniørfagskontekst, samtidig som du overholder eIDAS-kravene.

Vi vil dekke integrasjonsarkitekturen, stegvis konfigurasjon i Make, tilgjengelige utløsere og handlinger, og deretter beste praksis spesifikk for ingeniørfagssektoren.

---

Forstå Make + Certyneo-arkitekturen for ingeniørfag

Make (Integromat): en no-code-orkestrasjonsplattform

Make er en visuell integrasjons- og automatiseringsplattform som lar deg opprette scenarier som forbinder hundrevis av applikasjoner via drag-and-drop-moduler. I motsetning til Zapier tilbyr Make avansert betinget logikk, iteratorer, aggregatorer og rutere, noe som gjør det til et verktøy som er særlig godt egnet for komplekse ingeniørarbeidsflyter (flere parter, flere trinn, dokumenter med flere signeringsparter).

Make plasserer seg mellom dine forretningsverktøy (ERP, CRM, prosjektstyringsverktøy som Autodesk Construction Cloud, Procore eller Microsoft Project) og Certyneo, og orkestrerer dataflytene og signaturutløserne.

Certyneo API: integrasjonenes inngangsport

Certyneo eksponerer et komplett RESTful API som gjør det mulig å utføre alle tilgjengelige operasjoner fra det grafiske grensesnittet: oppretting av signaturforespørsler, tillegg av signeringsparter, definisjon av signaturfelter, sending av varsler, henting av status og nedlasting av signerte dokumenter. APIen bruker OAuth 2.0-autentisering og JSON-format, noe som garanterer native kompatibilitet med Make via HTTP-modulen, eller ideelt sett via en dedikert Certyneo-connector.

Certyneo API respekterer interoperabilitetsstandardene som er definert av ETSI EN 319 132-standarden for XAdES-signering og ETSI EN 319 122 for CAdES, noe som sikrer at hver signatur som produseres er juridisk bindende i hele Den europeiske union.

Typologi for en vanlig ingeniørarbeidsflyt

I et ingeniørkonsulentfirma eller ingeniørfagsfirma ser en typisk arbeitsflyt ut slik:

1. Utløser: en ny underentreprisekontrakt opprettes i ERP-systemet (f.eks. SAP, Sage eller et BTP-prosjektstyringsverktøy).
2. Utvinning: Make henter kontraktmetadata (parter, beløp, prosjektreferanser).
3. Dokumentgenerering: Certyneo AI-kontraktgenerator produserer det strukturerte PDF-dokumentet.
4. Opprettelse av signaturforespørsel: Make kaller Certyneo API for å opprette forespørselen og legge til signeringsparter i den definerte rekkefølgen.
5. Sekvensielle eller parallelle signaturer: Certyneo sender signaturlenker til de aktuelle partene.
6. Varsling og arkivering: når hver signatur mottas, utløser Make Slack/Teams-varsling og arkiverer det signerte dokumentet i din dokumentstyringstjeneste (SharePoint, Google Drive, Egnyte, osv.).

Denne arkitekturen eliminerer manuelle e-postutvekslinger og garanterer fullstendig sporbarhet, som er uunnværlig under revisjoner av ingeniørfagsprosjekter.

---

Stegvis konfigurasjon av integrasjonen i Make

Trinn 1 — Opprett scenarioet og konfigurer Certyneo-tilkoblingen

I Make-omgivelsen opprettrer du et nytt scenario. Hvis den innebygde Certyneo-connectoren er tilgjengelig i Make-markedet, velger du den direkte; ellers bruker du HTTP > Make a request-modulen eller HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

For å konfigurere tilkoblingen:

• Base URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• Autentiseringsmetode: OAuth 2.0 (Client Credentials) eller Bearer Token API-nøkkel, avhengig av konfigurasjonen av Certyneo-kontoen din
• API-nøkkel: tilgjengelig i Certyneo-instrumentbordet ditt, delen Innstillinger > Integrasjoner > API

Oppbevar API-nøkkelen din i Make-tilkoblingshåndtakingen (og ikke hardkodert i scenarioet) for å overholde sikkerhetsbeste praksis.

Trinn 2 — Definer utløseren som passer til ingeniørfagssektoren

Valget av utløser er avgjørende. I ingeniørfag er de vanligste utløserne:

| Utløser | Make-modul | Brukstilfelle | |---|---|---| | Ny fil i en SharePoint-mappe | SharePoint > Watch Files | Kontrakt lastet opp av salgsrepresentanten | | Ny rad i et Google Sheets-regneark | Google Sheets > Watch Rows | Oppfølging av avtaler som skal signeres | | Webhook innkommende fra ERP | Webhooks > Custom Webhook | Inndatavalidering gjort i SAP | | Nytt problem i Jira/Asana | Jira > Watch Issues | Prosjektleveranse som krever kundegodkjenning |

For komplekse ingeniørarbeidsflyter (f.eks. signering av en hovedentreprisekontrakt som krever medunderskrift fra en teknisk direktør og en juridisk direktør), tilbyr innkommende webhook fra ERP den største fleksibiliteten.

Trinn 3 — Opprett signaturforespørselen via Certyneo API

Når utløseren er konfigurert, legger du til en HTTP-modul som peker til Certyneo-sluttepunktet for opprettelse av signaturforespørsel:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

JSON-forespørselskroppen inkluderer:

```json { "name": "Underentreprisekontrakt - Prosjekt {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Legg merke til bruken av signaturnivået `advanced` (avansert elektronisk signatur, AES), i samsvar med eIDAS-kravene for ingeniørkontrakter med betydelig verdi. For interne dokumenter med lavt innsats er `simple`-nivået tilstrekkelig.

Trinn 4 — Håndter varsler og arkivering etter signering

Etter opprettelsen av forespørselen legger du til en annen gren i Make-scenarioet ditt, utløst av en Certyneo Webhook som signaliserer fullføring av signaturen. Certyneo sender automatisk et POST-kall til webhook-URLen du vil definert i forespørselens parametere.

Når dette webhooket mottas, kan ditt scenario:

• Last ned det signerte og tidsstemplede PDF-dokumentet via `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Arkivere det i din dokumentstyringstjeneste (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Oppdatere kontraktstatusen i ERP-systemet eller CRM-systemet ditt
• Sende automatisk varsling til prosjektlaget via Slack, Teams eller e-post
• Utløse fakturering eller åpning av et nytt prosjekt i prosjektstyringsverktøyet ditt

Denne handlingssekvensen garanterer ende-til-ende-sporbarhet av dokumentets livssyklus, som er et grunnleggende krav i prosjekter som er gjenstand for revisjon (ISO 9001-sertifisering, offentlige anskaffelser, Seveso-prosjekter).

---

Beste praksis spesifikk for ingeniørfagssektoren

Håndter flerparters-signaturer og sekvensielle arbeidsflyter

Ingeniørfag innebærer ofte dokumenter som krever flere underskrifter i en bestemt rekkefølge: først prosjektlederen, deretter den tekniske direktøren, til slutt den juridiske representanten for klientens selskap. Certyneo håndterer sekvensielle signaturer på innebygd måte via `order`-parameteren i listen over signeringsparter.

I Make kan du dynamisk konstruere signeringsparter-tabellen ved hjelp av en Array Aggregator som samler signerings-data fra ERP-systemet ditt eller en referansetabell, før du injiserer dem i Certyneo API-forespørselen. Denne tilnærmingen gjør det mulig å håndtere avtaler med 5 til 10 signeringsparter uten å endre scenarioet.

Knytt signaturer til prosjektmapper

I ingeniørfag må hvert signert dokument være knyttet til en spesifikk prosjektmappe. Bruk Certyneo-egendefinerte metadata for å lagre saksnummer, prosjektfase og markedskode. Disse metadataene blir returnert i signatur-fullførings-webhooket og kan brukes av Make til å arkivere dokumentet i riktig mappe i dokumentstyringstjenesten din.

Denne praksisen samsvarer med kravene i NF EN ISO 19650-standarden (informasjonsstyrning i BIM) og gjør det lettere å revidere dokumentasjon ved slutten av prosjektet.

Overvåk kvalitet og arbeidsflytfeil

Make tilbyr en detaljert kjøringsjournal for hvert scenario. I en profesjonell kontekst konfigurerer du e-post- eller Slack-varsler for scenarier med feil, og bruker Make-modulen Error Handler til å håndtere tilfeller av Certyneo API-feil (hastighetsbegrensning, for stort dokument, signatur ikke funnet).

Hvis du ønsker å sammenligne Certyneo-mulighetene med andre løsninger på markedet før du begynner på integrasjonen, kan du se vår sammenligning av elektroniske signeringsløsninger for å identifisere løsningen som passer best for din ingeniørfagskontekst.

Til slutt, for å maksimere avkastningen på investeringen i din automatiserte arbeitsflyt, lar vår ROI-kalkulator for elektronisk signering deg estimere nøyaktig tidssparingstidene og økonomisparinger som kan realiseres avhengig av dokumentvolum som behandles av ingeniørfirmaet ditt.

Rettslig ramverk for elektronisk signering i ingeniørfag

Rettsgrunnlaget for elektronisk signering

Ifølge fransk lov er verdien av elektronisk signering basert på artikkel 1366 i Civil Code, som fastslår at "skrift i elektronisk form er tillatt som bevis på samme måte som skrift på papir", og artikkel 1367, som presiserer at "signaturen som er nødvendig for å fullføre en juridisk handling, identifiserer dens forfatter og manifesterer hans eller hennes samtykke".

På europeisk nivå definerer eIDAS-forordningen nr. 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), supplert av eIDAS 2.0 (EU-forordning 2024/1183), tre nivåer av elektronisk signering:

• SES (Simple Electronic Signature): egnet for interne dokumenter med lavt innsats.
• AES (Advanced Electronic Signature): anbefales for vanlige ingeniørkontrakter, underentreprisekontrakter og inndatakjøp. Det sikrer pålitelig identifikasjon av underskriveren og dokumentintegritet.
• QES (Qualified Electronic Signature): kreves for autentiske handlinger og visse offentlige anskaffelser av stor skala.

Spesielle krav for ingeniørfagssektoren

I forbindelse med offentlige anskaffelser pålegger dekret nr. 2016-360 om offentlige anskaffelser fullstendig digitalisering utover visse terskler. Forpliktelsesdokumenter og underentreprisekontrakter må signeres med en AES eller QES som overholder eIDAS, produsert av en kvalifisert leverandør av tillitsservices (QTSP) som er oppført på Den europeiske tillitslisten.

ETSI EN 319 132-standarden definerer XAdES-profilene som brukes for avansert XML-signering, mens ETSI EN 319 122 dekker CAdES-profilene for signering av binære dokumenter. Certyneo respekterer disse standardene og garanterer interoperabilitet og grenseoverskridende anerkjennelse av signaturer.

GDPR og beskyttelse av signaturenes personopplysninger

Behandlingen av personopplysninger fra underskrivere (navn, e-post, signaturbiometriske data) er underlagt GDPR-forordning nr. 2016/679. Som dataansvarlig må ingeniørfirmaet ditt sikre at Certyneo opptrer som databehandler i henhold til artikkel 28 i GDPR, med en DPA (Data Processing Agreement) i ordentlig form. Signaturdata må oppbevares for hele foreldelsesperioden (5 år for kommersielle kontrakter i henhold til artikkel L. 110-4 i handelskoden, 10 år for byggekontrakter på grunn av tiårs garantien).

NIS2-direktivet og sikkerhet i automatiserte arbeidsflyter

Ingeniørfirmae som opererer i kritiske sektorer (energi, transport, vann) kan være underlagt NIS2-direktivet (2022/2555/EU), implementert i fransk lov ved lov av 14. april 2025. Dette direktivet pålegger sikkerhetskrav på IT-systemer, inkludert automatiseringsarbeidsflyter koblet til tredepartsleverandører som Make og Certyneo. Det er viktig å dokumentere dataflyter, kryptere kommunikasjon (TLS 1.3 minimum) og vedlikeholde et register over digitale underleverandører.

Bruksscenarier: Make + Certyneo i ingeniørfag

Scenario 1 — Geoteknisk ingeniørkonsulentfirma som administrerer 300 oppdragsrapporter per år

Et ingeniørkonsulentfirma som spesialiserer seg i geoteknikk, med omkring femten ingeniører, produserer i gjennomsnitt 300 oppdragsrapporter og tjenestekontrakter årlig. Før integrasjonen av Make + Certyneo, krevde hver rapport manuell e-postforsending, telefonisk oppfølging etter 5 dager uten svar, og manuell arkivering på filserveren. Gjennomsnittlig tiden for å samle signaturer nådde 8 arbeidsdager.

Etter implementering av den automatiserte arbetsflytprosessen — utløst av lagring av den ferdige rapporten i SharePoint — oppretter Make-scenarioet automatisk Certyneo-signaturforespørselen, sender varsling til klienten, og følger opp automatisk ved dag 3 hvis signaturen ikke er mottatt. Det signerte dokumentet arkiveres øyeblikkelig i den tilsvarende prosjektmappen.

Resultat: reduksjon i signaturfrekvensen fra 8 dager til 1,8 dager i gjennomsnitt (−78 %), estimert besparelse på 2,5 timer assistentarbeid per uke, eller omtrent 3 500 € per år i administrative behandlingskostnader. Disse størrelsene er i samsvar med sektorbenchmark publisert av Forrester Research om dokumentautomatisering (2024).

Scenario 2 — Industriingeniørfirma som administrerer flerpartsunderentreprisekontrakter

Et industriingeniørfirma av mellomstørrelse (80 til 150 ansatte) styrer prosjekter som krever underskrift av underentreprisekontrakter som involverer 3 til 6 parter: byggherre, delegert hovedentreprenør, underentreprenører av rang 1 og 2. Hver kontrakt krever streng sekvensielle signering av kontraktuelle og forsikringsmessige årsaker.

Make + Certyneo-arbetsflytprosessen utløses ved validering av inndatakjøp i ERP-systemet. Make bygger dynamisk den sorterte listen over signeringsparter fra leverandørdatabasen, oppretter Certyneo-signaturforespørselen med sekvensielle parametere, og varsler hver part etter tur. Ved fullføring arkiveres den signerte kontrakten i Procore og kontraktstatus oppdateres i ERP-systemet.

Resultat: eliminering av rekkefølgefeil (en underleverandør som signerer før hovedentreprenøren) på 100 % på grunn av automatisk administrasjon av signaturrekkefølgen. Gjennomsnittlig fullføringstid for kontrakter redusert fra 12 dager til 4 dager (−67 %), noe som fremskynder effektiv byggeplassstart.

Scenario 3 — Ingeniørkonsulentfirma som administrerer endringsavtaler av omfang

Et ingeniørkonsulentfirma som assisterer industrikunder med prosjekttransformasjon produserer hyppig endringsavtaler (tillegg) under oppdraget, som krever rask validering for ikke å blokkere prosjektet. Disse avtaleendringene ble tidligere skrevet ut, signert i møte eller sendt pr. post, noe som genererte tidsfrister som var uforenlig med takten til agile-prosjekter.

Med Make + Certyneo utløser opprettelse av en avtaleendring i prosjektstyringsverktøyet automatisk en signaturforespørsel. Klienten mottar en mobil-vennlig signaturlenke som lar ham signere fra smarttelefonen sin på mindre enn 2 minutter, selv når han er i bevegelse på stedet. Avansert signaturnivå (AES) brukes, noe som sikrer den juridiske verdien av avtaleendringen.

Resultat: reduksjon av valideringsfrist for avtaleendringer fra 5 til 7 dager til mindre enn 24 timer i 85 % av tilfellene. Forbedret klienttilfredshet og redusert risiko for undokumentert oppgaveforsinkelse, som er en hyppig konfliktårsak i ingeniørkonsultasjon.

Konklusjon

Integrasjonen av Certyneo med Make (Integromat) representerer et viktig virkemiddel for effektivitet for aktørene i ingeniørfagssektoren. Ved å automatisere hele dokumentets livssyklus — fra kontraktopprettelse til arkivering av det signerte dokumentet — eliminerer du gjentakende manuelle oppgaver, reduserer signeringstidene med 67 til 78 % i gjennomsnitt, og garanterer fullstendig eIDAS-overholdelse for hvert dokumentet som produseres.

Teknisk konfigurasjon, selv om den krever forsiktig første implementering, er tilgjengelig for team som har en no-code-profil eller en Make-integrator. Fordelene vises allerede i løpet av de første bruksukenene, med målbar avkastning på investeringen på administrasjonskostnader og frekvensene for byggeplassstart.

Klar til å transformere dokumentarbetsflytene dine? Opprett din Certyneo-konto gratis og koble ditt første Make-scenario på mindre enn en time, eller kontakt teamet vårt for personalisert assistanse tilpasset din ingeniørfagskontekst.