Bewaring van elektronisch ondertekende documenten

Waarom bewaring essentieel is

Een elektronische handtekening heeft alleen waarde als het bewijs raadpleegbaar en verifieerbaar blijft. Geschillen kunnen 5, 8 of 10 jaar na ondertekening ontstaan. Vandaar het belang van juiste archivering.

Wettelijke bewaartermijnen in Frankrijk

• Commerciële contracten : 10 jaar (artikel L.123-22)

• Arbeidscontracten : 5 jaar na beëindiging

• Facturen : 10 jaar (boekhoudkundig), 6 jaar (fiscaal)

• Huurovereenkomsten : duur + 5 jaar

• Verzekeringscontracten : 2 tot 10 jaar naar gelang type

• Notariële akten : 30 jaar

Bewaar zowel de PDF als het auditspoor gedurende de langstbetreffende duur.

Archiefformaten

Verschillende PAdES-formaten bestaan naast elkaar:

• PAdES-B-B : eenvoudige handtekening

• PAdES-B-T : + gekwalificeerde tijdstempel

• PAdES-B-LT : + certificaatketen (offline verificatie)

• PAdES-B-LTA : + periodieke tijdstempels (geldigheid over meerdere decennia)

Voor langetermijndocumenten geeft u de voorkeur aan PAdES-B-LTA.

Elektronisch Archiveringsysteem (EAS)

Een EAS met bewijswaarde garandeert:

• Integriteit (gecontroleerde vingerafdrukken)

• Authenticiteit (handtekening blijft geldig)

• Traceerbaarheid (consultatielogboek)

• Reversibiliteit (export mogelijk)

De Franse norm NF Z42-013 specificeert de vereisten.

Best practices

• Bewaar PDF + auditspoor, nooit één zonder de ander

• Maak een back-up op meerdere locaties (geografische redundantie)

• Controleer de integriteit periodiek (6-12 maanden)

• Documenteer bewaartermijnen per documenttype

• Test jaarlijks het herstel

Veelgemaakte fouten

• Alleen de PDF bewaren

• Opslaan op een enkele opslaglocatie

• Cloud gebruiken zonder bewaarbedingen

• Specifieke termijnen vergeten (bank, gezondheidszorg)

• Encryptiesleutels kwijtraken als het archief versleuteld is

Interne versus uitbestede archivering

Intern : volledige controle, initiële investering. Uitbesteed : via het platform of een serviceprovider. Lagere kosten, operationele ontlasting, controleer reversibiliteitsclausules.

De meeste kleine en middelgrote bedrijven geven de voorkeur aan uitbestede archivering die in het plan is opgenomen.

Hoe Certyneo u helpt

Certyneo biedt 10 jaar archivering in alle abonnementen. Elk document wordt bewaard met PAdES-B-T PDF, volledig auditspoor en metagegevens. Gerepliceerde infrastructuur in de EU (Duitsland, IONOS) met versiebeheer. Export van archieven met één klik.

Ontdek de elektronische handtekeningoplossing van Certyneo

Veelgestelde vragen

Heb ik een gecertificeerd EAS nodig?

Niet verplicht, maar aanbevolen voor documenten met groot belang. NF Z42-013 biedt een vermoeden van betrouwbaarheid.

Kan ik alleen de PDF bewaren?

Technisch gezien ja, maar het afzonderlijke auditspoor blijft nuttig.

Wat als mijn platform verdwijnt?

PAdES PDF's blijven offline verifieerbaar. Exporteer het auditspoor regelmatig.

Is archivering duur?

Nee, zeer voordelig vergeleken met papier. De meeste platforms nemen het op in hun abonnement.

Wanneer begint de bewaartermijn van 10 jaar?

Commercieel contract: einde uitvoering. Arbeidscontract: beëindiging contract.

Conclusie

Bewaring is de verzekering van uw handtekeningen. Kies archivering op lange termijn en met degelijke beveiliging, controleer deze regelmatig.

Probeer Certyneo om uw documenten online eenvoudig, snel en veilig te versturen, ondertekenen en volgen.