中央集権契約レファレンス
貴組織では、3年前に署名された契約を見つけるのに何日かかりますか？契約書がサーバー、メールボックス、キャビネットに分散している場合、契約情報は利用できなくなります。一元化されたリファレンシャルは、すべての契約を唯一の検索可能でセキュアなスペースに統合します。
なぜ契約を中央集権化するのか
分散した契約資産はリスクのある資産です。一元化されたリファレンシャルがない場合、誰も実際には進行中の契約数、その期限、または財務上の約束を知りません。条項を見つけたり、監査を準備したり、規制要求に対応したりすることは大規模なプロジェクトになります。一元化されたリファレンシャルは、各契約、そのバージョン、および関連ドキュメントを同じ場所に集め、構造化されたメタデータで充実させることでこの問題を解決します。当事者、日付、金額、契約タイプなど。これにより、全体が検索可能で管理可能になります。これは、義務追跡、更新管理および分析が依存する基盤です。
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- 各契約とその添付書類が一元管理され、バージョン管理される単一のスペースです。
- 構造化されたメタデータ（当事者、日付、金額、カテゴリ）により、インスタント検索とフィルタリングが可能です。
- メタデータと文書内容の両方を対象とした強力な検索機能です。
- アクセス権の厳格な管理と、欧州連合内でホストされた証拠力を備えた保管です。
良い referenciaulには何が含まれているか
利用可能な referenciaulを作成する
- 1
既存のものを集める
複数の場所に分散している契約のストックを単一スペースにインポートします。この移行は、最初は部分的であっても、直ちに契約資産の統合ビューを提供します。
- 2
メタデータを充実させる
各契約は構造化された属性（当事者、日付、金額、種類）により説明されます。これらのメタデータは、単なるファイルの集まりを活用可能でフィルタリング可能なデータベースに変えます。
- 3
全て検索可能にする
検索はメタデータと文書内容の両方を対象とします。特定の条項を含むすべての契約を見つけることは、数秒で完了します。
- 4
契約はどこに保管されていますか
アクセス権はプロフィール別に定義され、保管は証拠力を保証し、監査証跡は各閲覧を記録します。リファレンシャルは信頼できる情報源となります。
よくある質問
- 契約リファレンシャルとデジタル金庫の違いは何ですか？
- デジタル金庫は文書を証拠力を備えた状態で保管します。契約リファレンシャルはさらに進み、メタデータで文書を整理し、検索可能にし、期限と義務に関連付けます。リファレンシャルが証拠力を備えた保管を提供する場合、両者の概念は一致します。
- 契約メタデータとは何ですか？
- 契約メタデータとは、契約のテキスト自体ではなく、契約を説明する属性のことです。当事者、署名日および期限日、金額、カテゴリ、社内責任者です。これらにより、契約ポートフォリオをフィルタリング、ソート、管理できます。
- 契約のテキスト内で検索できますか？
- はい。優良なリファレンシャルは文書の内容をインデックス化し、メタデータのみを超えて、特定の条項や正確な文言を含むすべての契約を見つけることを可能にします。
- 既に分散された契約書のストックを回収するにはどうすればよいですか？
- 段階的に進めます：既存契約書のインポート、その後のメタデータの段階的な充実です。AI分析により、回収時の日付、当事者、金額の自動抽出を加速できます。
- CLM ガイド
- 主権的ソリューションを使用する場合、契約書はヨーロッパ連合内でホストされ、アクセス権は管理されており、証拠能力と データ保護の要件に準拠した保管が行われます。
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