委任状の電子署名

委任とは、ある者が別の者に対し、自らの名において行為する権限を与える行為である。その効力は、その正確さにすべてがかかっている。不正確な委任は、委任者に望んでいなかった義務を負わせ、受任者には権限逸脱による訴訟のリスクを生じさせる。電子署名はこれらの実体的な規則を変えるものではないが、最も頻繁に生じる実務上の問題を解決する——取引開始後ではなく、開始前に、書面化され、日付が記され、署名された委任状を取得することである。

委任状に明記すべき事項

行為の範囲を定める4つの要素がある。

• 完全な身元――委任者および受任者の。
• 権限の正確な対象――どのような行為を、どの財産について、どの範囲まで委任するか。
• 期間――終了日または委任を終了させる事由を明記する。
• financial条件――委任が有償である場合。

決定的な点は対象である。管理行為のみを対象とする一般委任は、処分行為——売却、抵当設定、和解——のみを許可する特別委任と対立する。一般的な文言で作成された委任状に基づいて財産を売却する受任者は、その権限の範囲外で行為していることになり、当該行為は無効を主張される可能性がある。

書式が定められている委任状

3つの類型が、書式自由の原則の例外とされており、書面は証拠要件ではなく有効性の要件となる。

不動産業者の委任状。書面によるものでなければならず、期間、報酬条件、および報酬を負担する当事者を明記し、代理店が保有する登録簿に記載され、その番号が委任者の控えに転記されなければならない。要件を満たさない委任状は、その委任によって売買が成立した場合でも、業者から報酬を受ける権利を奪う。不動産売買委任状のテンプレートとその専属版は、これらの記載事項を反映している。

賃貸管理委任状。同様に書面と登録簿への記載が求められ、期間および権限の範囲——賃料の回収、督促、入居者の選定、一定額を上限とする工事の発注——を明記する必要がある。この書面は、当社の賃貸管理ガイド.

公証人による委任状。一部の取引では、公証形式による委任状が必要とされる。特に主たる行為自体が公証形式による場合である。この場合、私署証書による委任状では不十分である。

委任の特殊形態としての委任状（プロキュレーション）

プロキュレーションは、単発の委任における最も一般的な形態であり、他人に代わって文書に署名する、書類を受け取る、総会で株主を代理するといった場合に用いられる。

身元、対象、期間という同じ明確化事項が求められるほか、実務上の要件が加わる——それが提示される第三者が、その真正性を確認できなければならないという点である。まさにこの点において、電子版は状況を一変させる。すなわち、出所を証明する手段のない署名済みの紙とは異なり、日付と署名者が確定した文書を提供するのである。プロキュレーション作成ツールは、要件を満たす文書を作成し、プロキュレーションのテンプレートは一般的なケースに対応している。

委任状を電子的に署名させる

リスクに応じた適切なレベルを選択する。日常的な管理委任は、法的に有効かつ受理可能な簡易な署名（signature simple）で対応できる。処分行為に関する委任状——財産の売却、株式の譲渡——は、より厳格な本人確認、場合によっては適格署名（signature qualifiée）を必要とする。リスクの大きさや相手方の要求次第である。

署名者を識別する。これは他のどの行為よりも、委任状において特に重要な点である。委任状を受け取る側は、委任者が本当に署名したことを証明できなければならない。採用する本人確認のレベルが、この証明の確実性を直接左右する。

第三者に対抗できる形で日付を付ける。撤回された委任状も、それを知らなかった善意の第三者に対しては依然として対抗力を持つ。したがって、撤回通知のタイムスタンプと追跡可能性は、当初の署名と同じくらい重要である。

保管する。委任状は、取引後長期間経ってから争われることがある。電子金庫に保管することで、必要な期間中、文書の完全性が保証される。

撤回と委任の終了

委任者はいつでも委任を撤回できる。ただし、共同の利益のために締結された委任、または撤回不能条項がある場合を除く。しかし、撤回は、それを知った時点からでなければ第三者に対して効力を生じない。

これが外観委任の理論である。すなわち、受任者の権限を正当に信じた第三者は、委任が撤回されていた場合、あるいは元々存在していなかった場合でも、その行為を有効なものとして主張できる。実務上の結論はシンプルである——撤回するには通知が必要であり、かつその通知を証明できなければならない。委任はまた、期間満了、受任者による辞任、または当事者の一方の死亡によっても終了する。

利用シナリオ

不動産売買委任状。形式要件が報酬請求権を左右する。電子署名で署名させることにより、口頭合意の後ではなく、最初の内覧の前に、要件を満たした委任状を用意でき、委任者に控えを渡すことができる。

遠隔での単発プロキュレーション。出席できない株主、海外にいる売主——電子署名により、郵送のやり取りや日付の不確実性を回避できる。本人確認のレベルは、相手方が求める要件に応じて選択する。

賃貸人向けの管理委任状。権限の範囲と工事発注の金額上限は明示的に記載しなければならない。上限がないことこそが、賃貸人と管理者の間の紛争の大部分を生じさせる。

よくある質問

電子署名された委任状は有効ですか？はい、紙の委任状と同じ条件のもとで有効です。書式が定められている委任状については、署名者が識別され、完全性が保証されていれば、電子的な書面であっても書面要件を満たします。

口頭の委任は有効ですか？管理行為については原則として有効ですが、争いが生じた場合には証拠として使えません。また、不動産業者や賃貸管理といった書式が定められている委任については、書面は有効性の要件です。

委任状とプロキュレーションの違いは何ですか？プロキュレーションは、委任を証明する書面であり、多くは単発の行為のために用いられます。実体的な規則は同じです。

受任者は何でもできますか？いいえ。一般的な文言による委任は管理行為のみを対象とします。処分行為には特別かつ明示的な委任が必要です。

委任状はどうすれば撤回できますか？受任者への通知、および関係する第三者への周知によります。第三者がそれを知らない間は、外観委任を主張することができます。

委任状には適格署名が必要ですか？常に必要というわけではありません。処分行為の場合、または相手方がそれを要求する場合に正当化されますが、日常的な管理委任には必要ありません。

さらに詳しく知るために

状況に応じて、3つの出発点があります。

1. 一般的なケースに対応する、すぐに委任状またはプロキュレーションのテンプレートをカスタマイズして送付できます。
2. 委任の対象がオーダーメイドの条項——特に権限の金額上限——を必要とする場合には、契約書作成ツールを利用してください。
3. 委任者側・受任者側それぞれの具体的な手順については、signhow to signのページをご覧ください。

料金は利用量に応じて段階的に設定されており、毎月無料の送付枠があります。最初の委任状に署名させ、決定を下す前に取得した証拠ファイルを確認するには十分です。