Pengarsipan elektronik (tanda tangan, nilai bukti)

Pengarsipan elektronik mengacu pada penyimpanan jangka panjang dokumen digital yang ditandatangani dalam kondisi yang menjamin nilai bukti, keterbacaan, dan integritasnya dari waktu ke waktu. Jangan disamakan dengan penyimpanan sederhana: pengarsipan bukti memaksakan kendala teknis dan hukum tertentu yang membedakannya dari penyimpanan biasa di cloud.

Tiga pilar pengarsipan bukti :
• Integritas : dokumen yang diarsipkan tidak dapat diubah — setiap perubahan dapat dideteksi dan menginvalidasi bukti. Dijamin oleh hashing kriptografi dokumen pada pengarsipan dan verifikasi berkala hash ini.
• Keberlanjutan : dokumen tetap dapat dibaca dalam 10, 20, atau 50 tahun, terlepas dari evolusi perangkat lunak. Ini memaksakan format standar (PDF/A untuk konten, PAdES B-LTA untuk tanda tangan) dan migrasi media pada interval reguler.
• Ketelusuran : setiap operasi pada dokumen yang diarsipkan (konsultasi, komunikasi, penghapusan) dicatat dalam jurnal acara dengan stempel waktu yang tidak dapat dipalsukan.

Kerangka normatif : di Prancis, pengarsipan bukti diatur oleh standar NF Z42-013 (referensial Prancis, AFNOR) dan standar internasional ISO 14641. Untuk sektor publik dan aktivitas tertentu yang diatur (kesehatan, layanan keuangan), persetujuan SIAF (Service Interministériel des Archives de France) atau sertifikasi oleh pihak ketiga penyimpan ESG diperlukan. Peraturan eIDAS 2.0 memperkenalkan layanan kepercayaan yang berkualitas baru yang didedikasikan untuk pengarsipan elektronik yang berkualitas, diakui sepenuhnya di seluruh UE.

Durasi penyimpanan hukum di Prancis :
• Kontrak komersial dan faktur : 10 tahun (Kode Perdagangan art. L123-22)
• Kontrak kerja : 5 tahun setelah kepergian karyawan
• Dokumen pajak : 6 tahun (Buku Prosedur Pajak art. L102 B)
• Akta notaris : 75 tahun (Kode notaris)
• Dokumen medis : 20 tahun setelah tindakan terakhir (Kode kesehatan masyarakat)

Implementasi Certyneo : semua dokumen yang ditandatangani diarsipkan dalam format PAdES B-LT (B-LTA tersedia pada paket Bisnis untuk penyimpanan > 10 tahun), dengan stempel waktu RFC 3161 yang berkualitas, penyimpanan 10 tahun disertakan dalam semua paket, jurnal acara dapat dikonsultasi kapan saja, dan unduhan jejak audit dalam format PDF. Lihat juga nilai bukti dan LTV (Long-Term Validation).