Tanda tangan yang sederhana, canggih, dan berkualitas: perbedaannya

Tiga level ditentukan oleh eIDAS

Peraturan EropaeIDAS(n°910/2014) mengatur tanda tangan elektronik ke dalam tiga tingkatan, sesuai dengan peningkatan tingkat persyaratan dalam hal identifikasi penandatangan dan soliditas pembuktian. Memahami level ini memungkinkan Anda memilih tanda tangan yang sesuai untuk setiap dokumen, tanpa membebani prosesnya secara berlebihan.

Level 1: tanda tangan elektronik sederhana (SES)

Di sanatanda tangan elektronik sederhanaadalah tingkat dasar. Ini sesuai dengan segala bentuk persetujuan elektronik: klik “Saya menerima”, kotak centang, inisial yang digambar di layar sentuh.

• Persyaratan: persetujuan yang jelas, identifikasi minimal (email)
• Bukti: rendah hingga sedang, bervariasi tergantung penyedia
• Kasus penggunaan: kutipan, pesanan pembelian, perjanjian internal, ketentuan umum
• Penandatangan gesekan: hampir nol — penandatangan tidak membuat akun

SES cukup untuk sebagian besar transaksi komersial umum yang risiko perselisihannya rendah. Keputusan tersebut tetap sah secara hukum, dan hakim menilai keandalan proses tersebut berdasarkan kasus per kasus.

Level 2: tanda tangan elektronik tingkat lanjut (AES)

Di sanapenandatanganan tingkat lanjutmemperkuat identifikasi penandatangan dan membangun hubungan unik antara dia dan dokumen. Hal ini didasarkan pada empat kriteria yang ditetapkan oleh pasal 26 eIDAS:

1. itu terkait dengan penandatangan dengan cara yang unik
2. ini memungkinkan penandatangan diidentifikasi
3. itu dibuat dengan cara yang tetap berada di bawah kendali eksklusif pihak yang menandatanganinya
4. itu ditautkan ke dokumen sedemikian rupa untuk mendeteksi modifikasi selanjutnya

Dalam praktiknya, AES melewati aotentikasi faktor ganda: link unik yang dikirim melalui email + kode OTP diterima melalui SMS. PDF akhir menyertakan stempel waktu danjejak auditterperinci.

• Kasus penggunaan: kontrak kerja, sewa, mandat, kontrak komersial yang dipertaruhkan, NDA
• Penandatangan gesekan: lemah — kode SMS untuk dimasukkan selain email
• Bukti: anggapan validitas yang kuat dan dapat disangkal

Level 3: tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat (QES)

Di sanatanda tangan yang memenuhi syaratadalah tingkat tertinggi. Hal ini didasarkan pada asertifikat yang memenuhi syaratdikeluarkan oleh penyedia layanan perwalian yang memenuhi syarat (QTSP) yang terdaftar di daftar perwalian Negara Anggota UE, dan pada perangkat pembuat tanda tangan yang aman (misalnya YubiKey, kartu pintar).

• Nilai hukum: setara dengan tanda tangan tulisan tangan di seluruh UE
• Kasus penggunaan: akta otentik, kontrak publik, akta notaris tertentu
• Penandatangan gesekan: tinggi — verifikasi identitas KYC tatap muka atau video
• Biaya: jauh lebih tinggi dibandingkan SES/AES

Bagi sebagian besar bisnis, QES jarang diperlukan dalam kehidupan sehari-hari. Hal ini menjadi penting ketika undang-undang mengharuskannya (proses hukum, kontrak publik tertentu) atau ketika kontrak tersebut mempunyai nilai yang luar biasa.

Tabel perbandingan cepat

Kriteria | Sederhana | Lanjutan | Berkualitas

Identifikasi | Surel | Email + SMS OTP | Sertifikat yang memenuhi syarat + verifikasi identitas

Nilai hukum | Bukti untuk menghargai | Anggapan validitas | Setara dengan tanda tangan tulisan tangan UE

Gesekan | Hampir nol | Rendah | Tinggi

Kasus penggunaan umum | Kutipan, pesanan pembelian | Kontrak kerja, sewa | Akta notaris, kontrak publik

Biaya | Rendah | Sedang | Murid

Bagaimana memilih level yang tepat

Aturan sederhananya:menyelaraskan tingkat dengan penerbitan dokumen.

• Jika dokumen tersebut ditentang, apa yang dipertaruhkan? Beberapa ratus euro atau kontrak bernilai beberapa puluh ribu?
• Apakah hubungan dengan pihak yang menandatangani diketahui (pelanggan historis) atau tidak diketahui (kontak pertama)?
• Apakah dokumen tersebut termasuk dalam kerangka hukum yang menerapkan tingkat tertentu (misalnyakontrak kerja,sewa) ?

Sebagai aturan umum: SES untuk perjanjian sederhana, AES untuk segala sesuatu yang berkaitan dengan SDM, real estate, keuangan, QES hanya jika diwajibkan oleh hukum.

Kesalahan umum

• Ambil QES secara sistematis“untuk meyakinkan diri sendiri”: gesekan yang tidak perlu bagi pihak yang menandatangani, biaya tinggi, sering kali terlalu besar.
• Tetap berpegang pada SES untuk semuanya: apabila terjadi perselisihan kontrak kerja, tidak adanya autentikasi yang kuat dapat melemahkan pembuktian.
• Validasi dan tanda tangan yang membingungkan: tanda terima bukan merupakan tanda tangan.

Bagaimana Certyneo membantu Anda

Certyneo secara asli mendukung level sederhana (SES) dan lanjutan (AES), dengan email OTP ganda + SMS melalui Twilio Verify untuk AES. Untuk kasus yang memerlukan QES, Certyneo berinteraksi dengan beberapa penyedia layanan Eropa yang memenuhi syarat (Docaposte Certigna, Universign, CertEurope) untuk memicu tanda tangan yang memenuhi syarat tanpa mengubah alat.

Anda dapat menentukan dokumen tingkat tanda tangan berdasarkan dokumen tergantung pada masalahnya — atau berdasarkan templat jika Anda telah melakukan industrialisasi suatu proses.

Temukan solusi tanda tangan elektronik Certyneo

FAQ

Bisakah saya mencampur level dalam satu amplop?

Ya. Amplop multi-dokumen dapat berisi kutipan yang ditandatangani di SES dan kontrak yang ditandatangani di AES, misalnya. Setiap penandatangan melihat otentikasi disesuaikan dengan dokumen yang harus mereka tandatangani.

Apakah tanda tangan tingkat lanjut diakui secara internasional?

Di UE ya, berdasarkan prinsip saling pengakuan eIDAS. Di luar UE, pengakuan bergantung pada kerangka hukum setempat – yang akan diverifikasi berdasarkan yurisdiksi terkait.

Apakah saya memerlukan sertifikat pribadi untuk masuk AES?

Tidak. AES dapat diperoleh tanpa sertifikat pribadi sebelumnya berkat OTP ganda. Hal inilah yang membuat AES sangat mudah diakses, dimana QES memerlukan sertifikat yang mumpuni.

Apakah tanda tangan yang memenuhi syarat wajib untuk kontrak kerja?

Tidak. Kontrak kerja menerima tanda tangan lanjutan (AES), yang sudah memberikan asumsi validitas yang kuat. Untuk lebih jelasnya, lihattanda tangan elektronik dari kontrak kerja.

Bagaimana cara memeriksa level dokumen yang ditandatangani?

Buka PDF di Adobe Acrobat Reader: properti tanda tangan menampilkan level, penanda tangan, dan stempel waktu. Anda juga dapat menggunakan apemeriksa online.

Kesimpulan

Memilih tingkat tanda tangan elektronik yang tepat berarti menemukan keseimbangan antara nilai pembuktian dan hambatan bagi penandatangan. Mulailah dengan sederhana, tingkatkan ketika masalah hukum mengharuskannya.

Coba Certyneo untuk mengirim, menandatangani, dan melacak dokumen Anda secara online dengan mudah, cepat, dan aman.