Signature électronique pour les collectivités territoriales en Indonesia

Mengapa tanda tangan elektronik telah menjadi penting bagi pemerintah daerah

Dematerialisasi prosedur administratif saat ini menjadi prioritas bagi kantor walikota, dinas, kabupaten, dan lembaga publik lokal. Sejak berlakunya Ordinansi No. 2014-1329 tanggal 6 November 2014 tentang deliberasi jarak jauh lembaga deliberatif pemerintah daerah, dan terutama dengan program Action Publique 2022 yang dibawa oleh pemerintah, tanda tangan elektronik untuk pemerintah daerah telah menjadi alat strategis modernisasi. Pada tahun 2026, hampir 87% wilayah Prancis telah menerapkan setidaknya satu perangkat tanda tangan digital menurut data SGMAP, dan gerakan ini sekarang meluas ke kota-kota dengan kurang dari 3.500 penduduk.

Generalisasi dematerialisasi kontrak dalam pemerintah daerah — pengadaan publik, perjanjian kemitraan, deliberasi, keputusan — merespons logika tiga arah: efisiensi operasional, keamanan hukum, dan tuntutan transparansi masyarakat. Artikel ini memandu Anda melalui fondasi peraturan, tingkat tanda tangan yang berlaku, kasus penggunaan konkret, dan praktik terbaik untuk mengadopsi kesuksesan transisi digital Anda.

Konteks peraturan dalam konsolidasi penuh

Direktif Eropa tentang pengadaan publik (2014/24/UE), yang ditransposisikan ke hukum Prancis melalui Dekret No. 2016-360, memerlukan dematerialisasi lengkap prosedur pembelian publik di atas 40.000 € ex VAT sejak 1 Oktober 2018. Secara paralel, peraturan eIDAS No. 910/2014 telah menetapkan kerangka kerja yang selaras untuk pengakuan bersama tanda tangan elektronik di semua negara anggota, fondasi yang diperkuat oleh revisi eIDAS 2.0 (Peraturan UE 2024/1183, yang berlaku sejak Mei 2024) dengan pengenalan dompet identitas digital Eropa (EUDIW).

Bagi pemerintah daerah, ini berarti secara konkret bahwa setiap tindakan yang mengikat badan hukum — keputusan walikota, pengadaan publik, perjanjian delegasi layanan publik — dapat dan harus dapat ditandatangani secara elektronik, asalkan memilih tingkat tanda tangan yang tepat sesuai dengan sifat dan risiko tindakan.

Tiga tingkat tanda tangan elektronik yang berlaku untuk pemerintah daerah

Peraturan eIDAS membedakan tiga tingkat tanda tangan, yang relevansinya bervariasi menurut tindakan administratif yang bersangkutan.

Tanda tangan elektronik sederhana (SES)

Tanda tangan elektronik sederhana merupakan tingkat minimal. Ini didasarkan pada data elektronik yang dilampirkan pada data lainnya (klik penerimaan, alamat email yang diverifikasi) tanpa kendala sertifikasi pihak ketiga. Ini cocok untuk tindakan dengan risiko hukum rendah: tanda terima, surat undangan internal, formulir administratif umum. Untuk sebuah kota, ini dapat digunakan untuk manajemen pendaftaran online atau konfirmasi janji administratif.

Perhatian: tanda tangan sederhana hanya menawarkan asumsi terbatas tentang keandalan dan tingkat penemuannya dalam sengketa dapat disengketakan. Oleh karena itu, itu tidak cocok untuk kontrak yang melibatkan pengeluaran signifikan atau tindakan yang tunduk pada kontrol legalitas.

Tanda tangan elektronik canggih (SEA)

Tanda tangan canggih secara unik terkait dengan penanda tangan, memungkinkan pengidentifikasiannya, dibuat dari data yang dapat disimpan oleh penanda tangan di bawah kendali eksklusifnya, dan terkait dengan data yang ditandatangani sedemikian rupa untuk mendeteksi modifikasi apa pun di kemudian hari. Biasanya didasarkan pada sertifikat digital yang dikeluarkan oleh penyedia layanan kepercayaan berkualitas (PSCQ) yang direferensikan dalam daftar kepercayaan Prancis (Daftar Status Layanan Kepercayaan – TSL).

Untuk pengadaan publik di bawah ambang batas dan perjanjian kemitraan antar pemerintah daerah, tanda tangan canggih mewakili keseimbangan yang baik antara keamanan dan kelancaran operasional. Banyak solusi SaaS modern, termasuk Certyneo, memungkinkan penerapan tingkat ini dengan autentikasi kuat (OTP SMS + verifikasi dokumen), tanpa memerlukan kunci fisik.

Tanda tangan elektronik berkualitas (SEQ)

Tanda tangan berkualitas adalah tingkat tertinggi yang disediakan oleh eIDAS. Ini wajib didasarkan pada sertifikat berkualitas yang dikeluarkan oleh PSCQ yang terakreditasi, dan biasanya dibuat dengan menggunakan perangkat pembuatan tanda tangan berkualitas (QSCD) — kartu pintar, token USB, atau sejak eIDAS 2.0, layanan pembuatan tanda tangan jarak jauh yang berkualitas. Ini mendapat manfaat dari asumsi hukum tentang kesetaraan dengan tanda tangan tulisan tangan di semua negara anggota (pasal 25§2 peraturan eIDAS).

Tanda tangan ini disarankan — bahkan wajib — untuk tindakan paling sensitif: delegasi tanda tangan dari walikota atau ketua dewan kabupaten, pengadaan publik skala besar, tindakan yang tunduk pada kontrol legalitas prefektur. Biaya dan beban implementasi lebih tinggi, tetapi keamanan hukum mutlak yang disediakannya menjadikannya standar yang tak terelakkan bagi pemerintah daerah yang mengelola volume besar kontrak dengan risiko tinggi.

Untuk visi perbandingan solusi yang tersedia di pasar, perbandingan solusi tanda tangan elektronik Certyneo akan memungkinkan Anda untuk dengan cepat mengevaluasi penawaran sesuai dengan keterbatasan anggaran dan teknis Anda.

Dematerialisasi kontrak: tindakan apa yang terlibat dalam praktik?

Dematerialisasi kontrak di kota dan kantor walikota mencakup spektrum yang sangat luas dari tindakan administratif. Memahami mana yang prioritas memungkinkan untuk mengorganisir penerapan yang progresif dan terkontrol.

Pengadaan publik dan perjanjian kerangka kerja

Sejak Keputusan 22 Maret 2019 menetapkan modalitas penyediaan dokumen konsultasi dan komunikasi antara pembeli dan operator ekonomi, tanda tangan elektronik wajib untuk pengadaan formalisasi (ambang > 215.000 € ex VAT untuk pasokan dan layanan). AAPC (Pemberitahuan Panggilan Publik untuk Kompetisi), CCAP, CCTP dan tindakan komitmen harus ditandatangani oleh perwakilan sah pemerintah daerah dan oleh pemegang pasar.

Profil pembeli (platform dematerialisasi pengadaan publik) harus dapat berinteroperasi dengan alat tanda tangan. Integrasi API dengan solusi seperti Certyneo memungkinkan untuk mengotomatisasi pengiriman dokumen, pengumpulan tanda tangan, dan pengarsipan dengan nilai bukti dalam brankas elektronik yang sesuai dengan NF Z 42-013.

Perjanjian dan deliberasi

Perjanjian delegasi layanan publik (DSP), perjanjian pendudukan domain publik, perjanjian kemitraan dengan asosiasi atau badan hukum lainnya, serta deliberasi dewan kota atau majelis deliberatif dapat semuanya dematerialisasi. Untuk yang terakhir, Dekret No. 2020-1407 tanggal 18 November 2020 telah melonggarkan kondisi untuk penggunaan pertemuan jarak jauh, membuka jalan untuk tanda tangan elektronik dari notulen.

Tindakan status sipil dan keputusan administratif

Keputusan bahaya, keputusan polisi administratif, tindakan perencanaan kota (izin bangunan, pernyataan awal) juga dapat ditandatangani secara elektronik. Direktorat Informasi Hukum dan Administratif (DILA) telah mengembangkan portal @ctes untuk transmisi dematerialisasi tindakan yang tunduk pada kontrol legalitas ke prefektur, dengan integrasi tanda tangan elektronik dari walikota atau ketua.

Jika pemerintah daerah Anda juga menerapkan tanda tangan elektronik dalam proses SDM — perekrutan, perubahan kontrak, pelatihan —, panduan khusus tentang tanda tangan elektronik untuk SDM akan memberi Anda kerangka referensi yang tepat.

Memilih dan menerapkan solusi tanda tangan digital yang sesuai dengan kendala publik

Pemerintah daerah menghadapi kendala spesifik yang tidak selalu terintegrasi oleh solusi umum pasar: hosting data di wilayah atau Eropa nasional, kompatibilitas dengan sistem informasi yang ada (Berger-Levrault, Sedit Marianne, Civil Net...), manajemen wewenang oleh delegasi, dan persyaratan traceability untuk pengarsipan hukum.

Kriteria pemilihan solusi yang sesuai

Beberapa kriteria harus memandu pilihan:

• Kualifikasi penyedia: penyedia harus muncul dalam daftar kepercayaan nasional (TSL Prancis yang diterbitkan oleh ANSSI) atau dalam daftar konsol Eropa (Daftar Kepercayaan Eropa yang Disatukan). Kualifikasi eIDAS adalah jaminan minimum yang tidak dapat dinegosiasikan.
• Hosting berdaulat: data yang diproses oleh pemerintah daerah sering kali tunduk pada kerahasiaan administratif atau data pribadi dalam arti GDPR. Hosting bersertifikat HDS (Penyimpanan Data Kesehatan) atau SecNumCloud yang memenuhi syarat sangat disarankan untuk pemrosesan paling sensitif.
• Interoperabilitas: solusi harus mengintegrasikan melalui API REST dengan sistem manajemen hubungan pengguna (GRU), perangkat lunak domain dan platform pengadaan publik (AWS, Klekoon, e-Marchés publics...).
• Pengarsipan dengan nilai bukti: dokumen yang ditandatangani, disertai dengan metadatanya (cap waktu berkualitas, rantai sertifikat, laporan verifikasi), harus diarsipkan dalam sistem yang sesuai dengan NF Z 42-013 atau ISO 14721 (OAIS).
• Manajemen delegasi dan wewenang: sebuah kota harus dapat mengonfigurasi alur kerja tanda tangan yang mencerminkan delegasinya secara internal (delegasi walikota ke DGA, tanda tangan bersama dua pejabat terpilih, dll.).

Implementasi bertahap: metode yang direkomendasikan

DGFIP dan AMF (Asosiasi Walikota Prancis) merekomendasikan pendekatan tiga fase: (1) audit yang ada dan pemetaan tindakan untuk dematerialisasi, (2) percontohan pada cakupan terbatas (misalnya pasar persediaan umum), (3) generalisasi dengan pelatihan agen dan komunikasi kepada mitra eksternal.

Alat kalkulator ROI Certyneo dapat membantu Anda mengukur pengembalian investasi yang diharapkan sesuai dengan volume kontrak yang diproses setiap tahun oleh pemerintah daerah Anda, dengan mempertimbangkan biaya pencetakan, pengiriman pos, penyimpanan fisik dan manajemen administratif.

Akhirnya, untuk pemerintah daerah yang sudah dilengkapi dengan solusi yang ada dan ingin bermigrasi ke platform yang lebih efisien, penawaran migrasi ke Certyneo menawarkan dukungan turnkey termasuk pemulihan data dan kontinuitas alur kerja yang sedang berlangsung.

Kerangka hukum yang berlaku untuk tanda tangan elektronik dalam pemerintah daerah

Tanda tangan elektronik yang digunakan oleh pemerintah daerah terdapat dalam tumpukan norma yang konsisten yang perlu dikuasai untuk mengamankan setiap tindakan dematerialisasi.

Kode Sipil, pasal 1366 dan 1367: Pasal 1366 menyatakan bahwa "surat elektronik memiliki kekuatan bukti yang sama dengan surat di atas kertas, asalkan orang yang mengeluarkannya dapat diidentifikasi dengan benar dan ditetapkan dan dipertahankan dalam kondisi yang dirancang untuk menjamin integritasnya." Pasal 1367, bagaimanapun, mengakui validitas tanda tangan elektronik ketika "terdiri dari penggunaan prosedur identifikasi yang dapat diandalkan yang menjamin tautannya dengan tindakan yang dilampirkan", dengan asumsi keandalan yang diperkuat ketika tanda tangan berkualitas eIDAS digunakan.

Peraturan eIDAS No. 910/2014 Parlemen Eropa dan Dewan: Peraturan ini, langsung berlaku di semua negara anggota, mendefinisikan tiga tingkat tanda tangan elektronik (sederhana, canggih, berkualitas), menetapkan persyaratan yang berlaku untuk penyedia layanan kepercayaan berkualitas dan menjamin pengakuan lintas batas tanda tangan berkualitas (pasal 25). Revisi eIDAS 2.0 (Peraturan UE 2024/1183) memperkuat ketentuan ini dan memperkenalkan dompet identitas digital Eropa (EUDIW).

Peraturan GDPR No. 2016/679: Pemrosesan data pribadi penanda tangan (identitas, koordinat, data biometrik yang mungkin) tunduk pada prinsip minimisasi, tujuan dan keamanan GDPR. Pemerintah daerah harus menyimpan catatan pemrosesan dan memastikan bahwa penyedia mereka bertindak sebagai sub-processor dengan DPA (Perjanjian Pemrosesan Data) yang sesuai dengan pasal 28.

Arahan NIS2 (UE 2022/2555): Ditransposisikan ke hukum Prancis oleh Hukum No. 2023-703 tanggal 1 Agustus 2023 dan dekret pelaksanaan, arahan NIS2 memaksakan pada administrasi publik — termasuk pemerintah daerah dengan ukuran signifikan — persyaratan yang diperkuat dalam hal keamanan siber, khususnya manajemen risiko yang terkait dengan rantai pasokan digital. Penyedia tanda tangan harus mampu mendokumentasikan langkah-langkah keamanannya.

Standar ETSI EN 319 132 dan EN 319 122: Standar ini mendefinisikan format tanda tangan elektronik canggih (XAdES, CAdES, PAdES) yang diterima dalam pengadaan publik. Format PAdES-B-LTA (Tanda Tangan Elektronik Lanjutan PDF dengan Pengarsipan Jangka Panjang) sangat direkomendasikan untuk dokumen kontrak yang harus dipertahankan untuk jangka waktu yang lama.

Ordinansi No. 2014-1329 dan Dekret No. 2020-1407: Teks-teks ini mengatur deliberasi jarak jauh dan tanda tangan elektronik dari tindakan badan deliberatif pemerintah daerah.

Risiko hukum dalam hal ketidakpatuhan: Tindakan yang ditandatangani dengan tingkat tanda tangan yang tidak sesuai atau oleh penyedia yang tidak berkualitas dapat dibatalkan oleh hakim administratif jika ada sengketa. Kontrol legalitas prefektur juga dapat menolak tindakan yang dikirimkan melalui saluran yang tidak sesuai. Oleh karena itu, penting bahwa Delegasi Perlindungan Data (DPO) dan layanan hukum pemerintah daerah memvalidasi kerangka penerapan sebelum masuk ke produksi.

Skenario penggunaan konkret dalam pemerintah daerah

Skenario 1 — Sebuah kota berukuran sedang mendematerialisasi pengadaan jalan publiknya

Sebuah kota dengan sekitar 25.000 penduduk mengelola antara 40 dan 60 pengadaan publik setiap tahun, dari mana dua puluh di atas ambang batas konsultasi formalisasi. Sebelum dematerialisasi, setiap pasar memerlukan pencetakan 3 hingga 5 salinan dari berkas kontrak, sirkuit tanda tangan fisik melibatkan walikota, DGA, dan pejabat akuntansi publik (perwakilan DGFIP), kemudian pengiriman bersertifikat kepada pemegang dan prefektur untuk kontrol legalitas. Waktu rata-rata antara penghargaan dan pemberitahuan pasar mencapai 18 hari kerja.

Setelah penerapan solusi tanda tangan elektronik berkualitas yang terintegrasi dengan profil pembelinya, kota telah mengurangi penundaan ini menjadi 4 hari kerja, yaitu pengurangan 78%. Penghematan langsung pada biaya pencetakan, pengiriman pos dan manajemen kearsipan diperkirakan sekitar 12.000 € per tahun. Kontrol legalitas, sekarang dilakukan melalui portal @ctes dengan tanda tangan elektronik, berlangsung dalam 48 jam versus rata-rata 7 hari sebelumnya.

Skenario 2 — Sebuah departemen mendematerialisasi perjanjian subsidi asosiasi

Sebuah dewan kabupaten memberikan lebih dari 1.200 subsidi kepada asosiasi lokal setiap tahun, masing-masing menghasilkan perjanjian bilateral. Manajemen kertas dimobilisasi tim 4 agen setengah waktu selama 3 bulan per tahun, dengan tingkat pengembalian perjanjian yang ditandatangani dalam batas waktu hanya di atas 60% — asosiasi sering kali menunda pengembalian dokumen yang ditandatangani.

Setelah penerapan solusi tanda tangan elektronik canggih di label putih, departemen telah mengotomatisasi pengiriman perjanjian melalui saluran elektronik dengan pengingat otomatis. Tingkat penandatanganan dalam batas waktu naik menjadi 94% sejak tahun pertama. Pengarsipan otomatis dalam brankas digital yang sesuai juga memungkinkan untuk mengurangi biaya penyimpanan fisik sebesar 35%.

Skenario 3 — Sebuah intercommunality mengamankan deliberasi dewan komunitas

Sebuah komunitas aglomerasi yang mengelompokkan 18 kota mengadakan rata-rata 12 dewan komunitas per tahun, masing-masing menghasilkan antara 20 dan 50 deliberasi. Tanda tangan fisik dari setiap deliberasi oleh presiden dan wakil presiden delegasi menyiratkan logistik berat, dengan perjalanan yang kadang-kadang sulit bagi pejabat terpilih yang tinggal di kota-kota tepi.

Dengan menerapkan alur kerja tanda tangan berkualitas jarak jauh, yang memungkinkan setiap pejabat terpilih untuk menempatkan tanda tangannya dari smartphone atau komputer dengan sertifikat pribadiya, intercommunity telah menghilangkan kendala geografis dan mengurangi waktu penyelesaian deliberasi dari 12 hari menjadi rata-rata 2 hari. Penghematan perjalanan (biaya kilometer, waktu agen) telah dievaluasi pada sekitar 8.500 € per tahun. Pelacakan lengkap tanda tangan dan cap waktu juga telah menyederhanakan tanggapan terhadap banding contentious.

Kesimpulan

Tanda tangan elektronik telah menjadi alat struktural modernisasi pemerintah daerah. Apakah itu pengadaan publik, perjanjian kemitraan, deliberasi, atau keputusan administratif, dematerialisasi kontrak di kantor walikota dan kota menawarkan keuntungan terukur: pengurangan waktu pemrosesan, penghematan langsung pada biaya administratif, penguatan keamanan hukum tindakan dan peningkatan hubungan dengan mitra dan penyedia. Kerangka peraturan — eIDAS, Kode Sipil, GDPR, NIS2 — menyediakan dasar yang solid untuk mengamankan transisi ini, asalkan memilih penyedia berkualitas dan mengukur tingkat tanda tangan sesuai dengan risiko setiap tindakan.

Certyneo menemani pemerintah daerah dalam transformasi ini dengan platform yang sesuai dengan eIDAS, dihost di Eropa, dilengkapi dengan manajemen delegasi canggih dan integrasi API dengan sistem informasi publik utama. Temukan tarif dan penawaran kami yang didedikasikan untuk sektor publik atau hubungi tim kami untuk demonstrasi yang dipersonalisasi.