Tijek rada elektroničkog potpisa: potpuni vodič

Što je tijek rada potpisa

Što je tijek rada potpisaTijek rada potpisa⬥⬥⬥ je niz organiziranih koraka koji vode do potpisivanja dokumenta: redoslijed potpisnika, uvjeti, podsjetnici, obavijesti. Što je tijek rada više prilagođen procesu, to su potpisi brži.

Dvije glavne vrste naloga

Paralelni nalog

Svi potpisnici primaju omotnicu u isto vrijeme i mogu se samostalno potpisivati.

Svi potpisnici primaju omotnicu u isto vrijeme i mogu se samostalno potpisivati.Prednosti ⬥⬥⬥: brzina, bez uskog grla.Slučaj upotrebe ⬥⬥⬥: Uzajamni NDA, bilateralni ugovor gdje redoslijed nije bitan.Redoslijed redoslijeda

Svaki potpisnik potpisuje se iza prethodnog. Omotnica napreduje od potpisnika do potpisnika.

Prednosti ⬥⬥⬥: poštivanje hijerarhije validacije, svaki akter vidi prethodne validacije.

Prednosti ⬥⬥⬥: poštivanje hijerarhije validacije, svaki akter vidi prethodne validacije.Slučajevi upotrebe ⬥⬥⬥: ugovori koji uključuju provjeru upravitelja, a zatim upravljanje, zakupi s depozitom.Tipične ulogePotpisnik ⬥⬥⬥: potpisuje dokument

Odobravač ⬥⬥⬥: potvrđuje bez potpisivanja (lanac provjere)

• Kopiraj (CC) ⬥⬥⬥: prima konačni dokument bez potpisaKopiraj (CC) ⬥⬥⬥: prima konačni dokument bez potpisa
• Izdavatelj ⬥⬥⬥: pošiljatelj, često i potpisnikPodsjetnici i obavijesti
• Moderna platforma vam omogućuje da konfigurirate:učestalost i broj podsjetnika potpisnicima
• obavijesti pošiljatelju u stvarnom vremenu (e-pošta, Slack, Teams)mrežni poveznici za napajanje CRM/ERP

mrežni poveznici za napajanje CRM/ERP

interni podsjetnici ako su blokirani

• Istek i otkazivanje
• Uvijek postavite datum isteka (obično 15-30 dana). Istekla omotnica automatski se arhivira kao "nepotpisana", čime se oslobađa nadzorna ploča.
• Tijekom procesa, izdavatelj također može ručno poništiti omotnicu (opoziv), korisno ako se otkrije greška.
• Integracije

Integracije

Snažan tijek rada integrira se s vašim alatima:

CRM ⬥⬥⬥: slanje okidača kada se posao "zaključi"

HRIS ⬥⬥⬥: pošaljite ugovor kada se kandidat "zaposli"

ERP ⬥⬥⬥: generirajte narudžbenicu kada je ponuda prihvaćena

• Prilagođeni webhookovi ⬥⬥⬥: obavijestite svoje interne sustavePrilagođeni webhookovi ⬥⬥⬥: obavijestite svoje interne sustave
• Dobre prakse dizajnaMinimizirajte broj potpisnika (svaka dodatna osoba produljuje ciklus)
• Pojasnite uloge (potpisnik vs odobravatelj)Automatizirajte podsjetnike
• Imajte plan B u slučaju odbijanjaTestirajte tijek rada prije implementacije količine

Testirajte tijek rada prije implementacije količine

• Česte pogreške
• Sekvencijalni redoslijed prema zadanim postavkama dok bi paralelni bio brži
• Previše potpisnika (neki su samo "kopija")
• Nema datuma isteka
• Nedostatak integracije → ručni ponovni unos

Nedostatak integracije → ručni ponovni unos

• Nedovoljne obavijesti potpisnicima
• Konkretan slučaj: ugovor s više strana
• Ugovor o partnerstvu između 3 tvrtke. Optimiziran tijek rada:
• Priprema PDF-a od strane tvrtke A
• Slanje paralelnim redoslijedom 3 potpisnika (jedan po tvrtki)

Slanje paralelnim redoslijedom 3 potpisnika (jedan po tvrtki)

Automatsko ponovno pokretanje D+3 ako nije potpisano

• Svi potpisnici obaviješteni u stvarnom vremenu
• Webhook pokreće otvaranje partnerskog računa od posljednjeg potpisa
• Ukupni ciklus: 24-48 sati u odnosu na 2-3 tjedna na papiru.
• Kako vam Certyneo pomaže
• Certyneo vam omogućuje da dizajnirate fleksibilne tijekove rada: paralelne, sekvencijalne, mješovite, odobravatelje, CC, prilagodljive podsjetnike, prilagođene web-dojavnike, izvorne CRM/HRIS/ERP integracije. Vizualni uređivač za konfiguraciju bez koda.

Certyneo vam omogućuje da dizajnirate fleksibilne tijekove rada: paralelne, sekvencijalne, mješovite, odobravatelje, CC, prilagodljive podsjetnike, prilagođene web-dojavnike, izvorne CRM/HRIS/ERP integracije. Vizualni uređivač za konfiguraciju bez koda.

Otkrijte rješenje za elektronički potpis Certyneo

FAQ

Kada koristiti sekvencijalni redoslijed?

Kada jedna potvrda mora prethoditi sljedećoj (menadžer → direktor → konačni ugovor).

Koliko potpisnika max?

Koliko potpisnika max?

Tehnički neograničeno. Iza 5-6, ciklus se značajno produljuje.

Možemo li miješati paralelni i sekvencijalni redoslijed?

Da s "mješovitim" tijekovima rada: ulančane paralelne grupe.

Kako postupiti s odsutnim potpisnikom?

Dodijelite drugom ovlaštenom potpisniku ili odgodite omotnicu.

Dodijelite drugom ovlaštenom potpisniku ili odgodite omotnicu.

Jesu li webhookovi u stvarnom vremenu?

Da, aktivira se pri svakoj promjeni stanja omotnice.

Zaključak

Dizajniranje dobrog tijeka rada razlika je između alata koji radi i alata koji se transformira. Odvojite 30 minuta da osmislite svoj idealan tijek rada, uštedjet ćete mjesece trvenja.

Isprobajte Certyneo za jednostavno, brzo i sigurno slanje, potpisivanje i praćenje vaših dokumenata na mreži.