Kako poslati dokument na potpis

Procedura u 5 koraka

Slanje dokumenta na elektroničko potpisivanje traje manje od 5 minuta. Evo procesa korak po korak.

1. Pripremite dokument

• Izvezite u PDF (preporučeno)
• Provjerite čitljivost na mobilnom uređaju (80% potpisnika potpisuje se na mobitel)
• Lektorirajte kako biste uklonili tipfelere i pogreške
• Po potrebi priložite obavezne priloge

2. Napravite omotnicu

Na svojoj platformi za potpis:

• novi dokument → prenesite PDF
• naziv omotnice (predmet dokumenta + potpisnik)

3. Dodajte potpisnike

Za svakog potpisnika:

• puno ime
• e-pošta
• telefon (za OTP SMS ako je AES)
• uloga (potpisnik, odobravatelj, CC)

Definirajte redoslijed: paralelno (svi u isto vrijeme) ili sekvencijalno.

4. Postavite polja

Povucite u PDF:

• polje za potpis (obavezno)
• opcijska polja: datum, ime, slobodan tekst, potvrdni okvir, inicijali po stranici

Povežite svako polje s točnim potpisnikom (različite boje).

5. Konfigurirajte i pošaljite

Opcije za konfiguriranje:

• razina potpisa: SES ili AES
• datum isteka (uobičajeno 15-30 dana)
• automatski podsjetnici (D+3, D+7)
• personalizirane poruke

Kliknite na "Pošalji". Potpisnici svoju e-poštu primaju odmah.

Pratite dokument

S nadzorne ploče pratite u stvarnom vremenu:

• poslano → otvoreno → potpisano
• obavijesti (e-pošta, Slack, Teams)
• moguće ručno ponovno pokretanje

Najbolje prakse

• Uvijek testirajte s kolegom prije važnog slanja
• Omogućite kontakt kanal za potpisnike početnike
• Sustavno arhivirajte potpisani dokument
• Izbjegavajte slanje petkom navečer ili vikendom

Česte pogreške

• Pogrešna e-pošta (font ili stara adresa)
• Zaboravljanje za dodavanje potpisnika
• Ne stavljajte polje za potpis
• Datoteka je prevelika (> 10 MB → sporo na mobitelu)
• Pošaljite bez lekture

Konkretan slučaj: prodavač

Prodavač šalje 20 ponuda tjedno. Rutina:

1. Generiranje iz HubSpota (citat + CGV)
2. Automatsko slanje u SES putem integracije
3. Podsjetnici D+2 i D+5
4. Slack obavijesti u stvarnom vremenu
5. CRM ažuriran nakon potpisa

Ljudsko vrijeme: 0 minuta po pošiljci.

Kako vam Certyneo pomaže

Certyneo čini slanje dokumenta na potpisivanje brzim i pouzdanim: intuitivno povuci-ispusti sučelje, predlošci za ponavljajuće dokumente, CRM integracije, praćenje u stvarnom vremenu, automatski podsjetnici. Sve u manje od 3 minute.

Otkrijte rješenje za elektronički potpis Certyneo

FAQ

Koliko dugo traje dostava?

2-5 minuta za jednostavan dokument.

Možemo li isti dokument poslati na više potpisnika?

Da, sve u istoj omotnici, paralelno ili uzastopno.

Trebamo li unaprijed obavijestiti potpisnika?

Nije potrebno, ali se preporučuje potpisnicima početnicima.

Možemo li otkazati pošiljku?

Da, prije potpisivanja. Poslije ne.

Može li potpisnik prenijeti na nekog drugog?

Ovisno o konfiguraciji. Prema zadanim postavkama, ne.

Zaključak

Slanje dokumenta na potpisivanje jednostavna je gesta koja je postala svakodnevica. Jednom kada se uspostavi rutina, vaši ugovorni ciklusi se transformiraju.

Isprobajte Certyneo za jednostavno, brzo i sigurno slanje, potpisivanje i praćenje vaših dokumenata na mreži.