Potpišite ugovor online: upute za korištenje

Zašto potpisivati ​​svoje ugovore online

Zašto potpisivati ​​svoje ugovore online

Potpisivanjem ugovora online smanjuje se ciklus potpisivanja s 3-5 dana na nekoliko sati. Nema potrebe za ispisom, skeniranjem, slanjem ili ponovnim pokretanjem. Sve se događa u pregledniku, uz vrhunsku sljedivost do papira.

Korak 1: pripremite dokument

Započnite s čistim PDF-om (idealno < 10 MB za performanse). Ako je vaš ugovor u Wordu, platforma ga automatski pretvara u PDF.

• Prije slanja provjerite:
• nema grešaka ili pravopisnih pogrešaka (nije moguće ispravljanje kada se potpiše)
• točni iznosi i datumi

priloženi obvezni dodaci (DPE za najam, RIB za SEPA mandat)

Korak 2: dodajte potpisnike

• Za svakog primatelja:
• puno ime
• adresa e-pošte
• mobilni telefon (za OTP SMS ako je AES)

uloga (potpisnik, CC, kopija)Definirajtenarudžbu ⬥⬥⬥: paralelno (svi potpisuju u isto vrijeme) ili sekvencijalno (svaki potpisnik iza prethodnog).

Korak 3: postavite polja za potpis

Povucite i ispustite polja na PDF:

• polje "potpis" na odgovarajućoj stranici
• izborno: polje "datum", "tekst", "inicijali" na svakoj stranici
• povežite svako polje s potpisnikom

Korak 4: pošalji i prati

Konfiguriraj opcije:

• razina potpisa (SES ili AES)
• automatski podsjetnici (D+3, D+7)
• datum isteka (općenito 15-30 dana)

E-mail se šalje svakom potpisnik s jedinstvenom vezom. Na nadzornoj ploči u stvarnom vremenu vidite: poslano → otvoreno → potpisano.

Korak 5: arhivirajte i ponovno upotrijebite

Nakon što se svi potpisnici potpišu, konačni PDF se automatski generira sa:

• revizijskim podnožjem s vremenskom oznakom
• kriptografskim otiskom prsta
• potpisom u PAdES formatu

Dokument je arhiviran 10 godina zbog kvara. Možete ga izvesti u bilo kojem trenutku ili podijeliti s trećom stranom.

Najbolji primjeri iz prakse

• Koristitepredloškeza ugovore koji se ponavljaju (80% dobiti na pripremi)
• PreferirajteAESza ugovore s visokim ulozima (> 5000 €)
• Pošaljite ugovornedvosmisleno(bez oznake "skica")
• Ponovno pokrenite automatski, a ne ručno
• Dobrokomunicirajtes potpisnikom ako se nikad nije elektronički potpisao

Česte pogreške

• Pošaljite bez lekture: svaka ispravka zahtijeva novo slanje
• Dodajte pogrešnog potpisnika ili pogrešnu e-poštu
• Zaboravite dodati priloge
• Koristite SES za kritičan ugovor
• Ne postavljajte istek (ugovor se oduži) na neodređeno vrijeme)

Kako vam Certyneo pomaže

Certyneo čini slanje ugovora na potpisivanje jednostavnim i brzim: povucite i ispustite PDF, intuitivno postavljanje polja, slanje u 2 klika, nadzorna ploča u stvarnom vremenu. Predlošci za višekratnu upotrebu, CRM integracije, automatski podsjetnici, 10-godišnje arhiviranje.

Otkrijte rješenje za elektronički potpis Certyneo

FAQ

Koliko je vremena potrebno za slanje ugovora?

2-5 minuta za jednostavan ugovor, više za složene predloške.

Treba li potpisnik otvoriti račun?

Ne, klikne na link e-pošte, potpiše se, gotovo je.

Što ako potpisnik odbije?

Ugovor ima oznaku "odbijen". Možete ga urediti i ponovno poslati ili odustati.

Možemo li se prijaviti na mobitel?

Da, sve moderne platforme to dopuštaju.

Je li potpisani ugovor isti kao poslani PDF?

Isti sadržaj, plus revizijsko podnožje i kriptografski otisak.

Zaključak

Potpisivanje online ugovora obavlja se u 5 jednostavnih koraka. Nakon što se tijek rada instalira, vaši prodajni i administrativni ciklusi više nikada neće biti isti.

Isprobajte Certyneo za jednostavno, brzo i sigurno slanje, potpisivanje i praćenje vaših dokumenata na mreži.