Digitalizirati administrativne procese

Zašto digitalizirati administrativne procese

Administrativni procesi (fakturiranje, izvještaji o troškovima, dopusti, interni nalozi) često se zadnji digitaliziraju iako oduzimaju puno vremena. Njihova digitalizacija oslobađa timove za zadatke s dodanom vrijednošću.

Procesi kojima treba dati prioritet

Smanjenjem ROI-ja:

1. Potpisivanje ugovora: trenutni dobitak, eliminirano trenje
2. Izvješća o troškovima: OCR + hijerarhijska provjera valjanosti
3. Ostavite upravljanje: tijek rada provjere valjanosti + automatska ravnoteža
4. Naplata od kupaca: generiranje, slanje, praćenje
5. Kupnja i narudžbe: ponuda → BC → faktura
6. Ukrcavanje / odlazak: HR dokumenti + IT pristup
7. Izvještavanje: nadzorne ploče u stvarnom vremenu naspram proračunskih tablica

Metoda u 5 koraka

1. Mapirajte procese

Navedite svaki proces, njegove aktere, faze, volumen, trenutno trajanje.

2. Odredite točke trenja

Potrošeno vrijeme, greške, nezadovoljstvo. Tu će digital donijeti najviše.

3. Odaberite prave alate

• elektronički potpis
• HR alati/izvješća o troškovima (Spendesk, Jenji)
• alati za provjeru valjanosti (Zapier, Make, prilagođeni tijek rada)
• CRM, ERP, EDM po potrebi

4. Integrirajte alate jedan s drugim

Prava produktivnost proizlazi iz integracije: izbjegavajte ponovni ulazak, širite se automatski.

5. Trenirajte i mjerite

Obučite korisnike, izmjerite dobitke, prilagodite.

Primjer tijeka rada

Tipičan administratorski postupak: zahtjev za ostavljanje

• Prije: papirnati obrazac → ured voditelja → HR → ponovno upisan u HRIS
• Nakon: unos putem Lucca/PayFit → upravitelj provjere u 1 klik → saldo se ažurira automatski → HR obavijest

Dobitak: od 3 dana do 10 minuta.

Kvantitativne koristi

• Administratorsko vrijeme: -40 do -60%
• Pogreške pri unosu: -90%
• Zadovoljstvo zaposlenika: +30% obično
• Vrijeme ciklusa(ukrcavanje, naručivanje, fakturiranje): podijeljeno s 3 do 5

Uobičajene pogreške

• Digitalizacija papirnog procesa kakav jest (propuštanje prilike za optimizaciju)
• Složite alate bez njihove integracije
• Ne trenirati → otpor promjenama
• Ignoriranje usklađenosti s GDPR-om i pravnog arhiviranja
• Podcjenjivanje troškova integracije

Kako vam Certyneo pomaže

Certyneo pokriva komponentu "elektroničkog potpisa" svakog projekta digitalizacije administracije. Integrira se s HR alatima (PayFit, Lucca), izvještajima o troškovima (Spendesk), CRM (HubSpot, Pipedrive), EDM (SharePoint, Drive).

Otkrijte rješenje za elektronički potpis Certyneo

FAQ

Koliko košta digitalizacija?

Vrlo promjenjivo. Opseg "potpis + izvješća o troškovima + dopust" je oko 3-10 €/korisnik/mjesec.

Kakav ROI očekivati?

Tipično 6 do 18 mjeseci, kraće za velike količine protoka.

Trebate li CIO za upravljanje?

Preporuča se za poduzeća srednje veličine, nije potrebno za mala i srednja poduzeća koja se mogu osloniti na vanjskog konzultanta.

Jesu li svi alati usklađeni s GDPR-om?

Dajte prednost EU rješenjima za pojednostavljenje usklađenosti.

Kako uvjeriti timove?

Počnite s najbolnijim procesom. Vidljivi ROI otključava ostalo.

Zaključak

Digitalizacija administracije je putanja, a ne projekt "velikog praska". Počnite s tokovima s najvećim ROI-jem, mjerite, proširite. U 18 mjeseci tvrtka je transformirana.

Isprobajte Certyneo za jednostavno, brzo i sigurno slanje, potpisivanje i praćenje vaših dokumenata na mreži.