Kako arhivirati elektronički potpisan dokument

Zašto ispravno arhivirati

Zašto ispravno arhivirati

Elektronički potpisan dokument ima vrijednost samo ako se dokaz može pregledati i provjeriti tijekom cijelog zakonskog razdoblja — ponekad 10, 20, čak i 30 godina. Traljavo arhiviranje = oslabljeni dokazi u slučaju spora.

• Trajanje koje se mora poštovatiKomercijalni ugovori ⬥⬥⬥: 10 godina (Trgovački zakonik)
• Komercijalni ugovori ⬥⬥⬥: 10 godina (Trgovački zakonik)Ugovori o radu ⬥⬥⬥: 5 godina nakon završetka
• Fakture ⬥⬥⬥: 10 godina (računovodstvo), 6 godina (porez)Najmovi ⬥⬥⬥: trajanje + 5 godina
• Javnobilježnički akti ⬥⬥⬥: 30 godinaJavnobilježnički akti ⬥⬥⬥: 30 godina
• Osiguranje ⬥⬥⬥: 2 do 10 godina ovisno o vrstiČuvajte
• Potpisani PDFi

irevizijski tragnajduže moguće razdoblje.Arhivski formatiPAdES-B-B ⬥⬥⬥: osnovni, jednostavni potpis

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: osnovni, jednostavni potpis

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + kvalificirana vremenska oznakaPAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + lanac certifikata
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodične vremenske oznake (višedekadne)Za dugo arhiviranje favorizirajte
• Za dugo arhiviranje favorizirajtePAdES-B-LTA
• .3 opcije arhiviranja

1. Vanjsko arhiviranje (platforma)1. Vanjsko arhiviranje (platforma)Potpisna platforma čuva vaše dokumente X godina. Uključeno u većinu planova.

Prednosti ⬥⬥⬥: bez napora, kompatibilan s eIDAS-om

Nedostaci ⬥⬥⬥: ovisnost o pružatelju usluga, reverzibilnost koju treba provjeriti

2. Interno arhiviranje

2. Interno arhiviranjeVaši dokumenti se čuvaju na vašim poslužiteljima ili namjenskom SAE.Prednosti ⬥⬥⬥: potpuna kontrolaNedostaci ⬥⬥⬥: troškovi, potrebne interne vještine

3. SAE s dokaznom vrijednošću

3. SAE s dokaznom vrijednošću

Certificirani elektronički sustav arhiviranjaNF Z42-013. Najviša razina usklađenosti.Prednosti ⬥⬥⬥: pretpostavka pravne pouzdanosti

Prednosti ⬥⬥⬥: pretpostavka pravne pouzdanosti

Nedostaci ⬥⬥⬥: visoki troškovi, preveliki za mala i srednja poduzećaNajbolje prakseZadrži

PDF + revizijski trag ⬥⬥⬥, nikad jedno bez drugogPDF + revizijski trag ⬥⬥⬥, nikad jedno bez drugogRedundancija ⬥⬥⬥: multi-site, multi-supportPeriodična provjera ⬥⬥⬥: svakih 6-12 mjeseci, potvrdite da su dokumenti čitljivi

Dokumentacija ⬥⬥⬥: pisani postupci

• Dokumentacija ⬥⬥⬥: pisani postupciGodišnji testovi obnove⬥⬥⬥ Česte pogreške
• Čuvajte samo PDF, a ne revizijski tragPohranite na jedan medij (interni tvrdi disk)
• Pohranite na jedan medij (interni tvrdi disk)Koristite oblak bez klauzule o zadržavanju
• Zaboravite trajanja specifična za određene sektoreNe testirajte restauraciju
• Migracija arhiveMigracija arhive

Ako promijenite dobavljača potpisa:

• Izvezite sve potpisane dokumente + revizijske tragove
• Uvezite u novi sustav ili namjenski SAE
• Provjerite integritet (SHA-256 otisak prsta)
• Provjerite integritet (SHA-256 otisak prsta)
• Zadržite privremeni pristup starom sustavu

Konkretan slučaj: MSP mijenja pružatelja usluga

SME s 50 zaposlenika, 3000 potpisanih dokumenata prikupljenih tijekom 5 godina. Migracija:

1. automatizirani izvoz putem API-ja
2. automatizirani izvoz putem API-ja
3. uvoz u novog pružatelja usluga + vanjski SAE kao rezervna kopija
4. provjera uzorkom (provjereno 50 dokumenata)

stari pružatelj usluge raskinut nakon 3 mjeseca

Ukupno trajanje: 4 tjedna. Nula gubitka.

• Ukupno trajanje: 4 tjedna. Nula gubitka.
• Kako vam Certyneo pomaže
• Certyneo uključuje
• 10 godina arhiviranja

u svim planovima, s geografskom redundancijom u EU, verzijama i potpunim izvozom u bilo kojem trenutku (potpuna reverzibilnost). PAdES-B-T format prema zadanim postavkama, PAdES-B-LTA izborno za kritične dokumente.

u svim planovima, s geografskom redundancijom u EU, verzijama i potpunim izvozom u bilo kojem trenutku (potpuna reverzibilnost). PAdES-B-T format prema zadanim postavkama, PAdES-B-LTA izborno za kritične dokumente.

Otkrijte rješenje za elektronički potpis CertyneoFAQTrebam li ispisati svoje potpisane dokumente?

Ne, beskorisno i kontraproduktivno (gubitak dokazne vrijednosti).

Ne, beskorisno i kontraproduktivno (gubitak dokazne vrijednosti).

Je li standardni oblak (Google Drive, Dropbox) dovoljan?

Za PDF da, ali ne i za dokaznu vrijednost. Dajte prednost namjenskom arhiviranju.

Što trebam učiniti ako se moja platforma za potpis zatvori?

PAdES PDF-ovi ostaju provjerljivi izvan mreže. Redovito izvozite tragove revizije.

PAdES PDF-ovi ostaju provjerljivi izvan mreže. Redovito izvozite tragove revizije.

Trebaju li arhive biti šifrirane?

Preporučeno za osjetljive dokumente. Budite oprezni i čuvajte ključeve dulje vrijeme.

Kada počinje razdoblje od 10 godina?

Za trgovački ugovor: kraj izvršenja. Za ugovor o radu: prestanak ugovora.

Za trgovački ugovor: kraj izvršenja. Za ugovor o radu: prestanak ugovora.

Zaključak

Dobro arhiviranje životno je osiguranje vaših elektroničkih potpisa. Odaberite formulu prilagođenu vašim izazovima (outsourcing za većinu malih i srednjih poduzeća, SAE NF Z42-013 za kritične slučajeve), redovito testirajte.

Isprobajte Certyneo za jednostavno, brzo i sigurno slanje, potpisivanje i praćenje vaših dokumenata na mreži.