Sinatura simple, avanzada e cualificada: as diferenzas

Os tres niveis definidos por eIDAS

O regulamento europeoeIDAS(n°910/2014) organiza a sinatura electrónica en tres niveis, correspondentes a uns graos crecentes de requisitos en canto á identificación do asinante e á solidez da proba. A comprensión destes niveis permite escoller a sinatura adecuada para cada documento, sen sobredimensionar o proceso.

Nivel 1: sinatura electrónica simple (SES)

Alísinatura electrónica simpleé o nivel básico. Corresponde a calquera manifestación de consentimento electrónico: un clic en “Acepto”, unha caixa de verificación, unha inicial debuxada nunha pantalla táctil.

• Requisitos: consentimento claro, identificación mínima (correo electrónico)
• Evidencia: baixa a media, varía segundo o provedor
• Casos de uso: presupostos, ordes de compra, acordos internos, condicións xerais
• Asinante de fricción: case cero — o asinante non crea unha conta

O SES é suficiente para a gran maioría das transaccións comerciais comúns onde o risco de disputa é baixo. Segue sendo legalmente válido, sendo o xuíz avaliando a fiabilidade do proceso caso por caso.

Nivel 2: sinatura electrónica avanzada (AES)

Alísinatura avanzadareforza a identificación do asinante e establece un vínculo único entre este e o documento. Baséase en catro criterios establecidos polo artigo 26 do eIDAS:

1. vincúlase ao asinante dun xeito único
2. permite identificar ao asinante
3. créase con medios que o asinante mantén baixo o seu control exclusivo
4. vincúlase ao documento de forma que se detecten as modificacións posteriores

Na práctica, o AES pasa por aautenticación dobre factor: ligazón única enviada por correo electrónico + código OTP recibido por SMS. O PDF final inclúe unha marca de tempo epista de auditoríadetallado.

• Casos de uso: contrato de traballo, arrendamento, mandato, contrato comercial en xogo, NDA
• Asinante de fricción: débil — un código SMS para introducir ademais do correo electrónico
• Evidencia: presunción de validez forte e refutable

Nivel 3: sinatura electrónica cualificada (QES)

Alísinatura cualificadaé o nivel máis alto. Está baseado nuncertificado cualificadoemitido por un provedor de servizos de confianza cualificado (QTSP) que figura na lista de confianza dun Estado membro da UE e nun dispositivo seguro de creación de sinaturas (por exemplo, YubiKey, tarxeta intelixente).

• Valor legal: equivalente a unha sinatura manuscrita en toda a UE
• Casos de uso: escrituras auténticas, contratos públicos, determinadas escrituras notariais
• Asinante de fricción: alto: verificación de identidade KYC cara a cara ou por vídeo
• Custo: significativamente superior ao SES/AES

Para a maioría das empresas, QES raramente é necesario no día a día. Faise imprescindible cando a lei o esixe (procesos xudiciais, determinados contratos públicos) ou cando o contrato ten un valor excepcional.

Táboa de comparación rápida

Criterio | Simple | Avanzado | Cualificado

Identificación | Correo electrónico | Correo electrónico + SMS OTP | Certificado cualificado + verificación de identidade

Valor legal | Evidencia para apreciar | Presunción de validez | Equivalente á sinatura manuscrita da UE

Fricción | Case cero | Baixo | Alto

Caso de uso típico | Presupostos, pedidos de compra | Contrato de traballo, arrendamento | Actos notariais, contratos públicos

Custo | Baixo | Moderado | Alumno

Como elixir o nivel correcto

A regra sinxela:aliñar o nivel co problema do documento.

• Se o documento é impugnado, que está en xogo? Uns centos de euros ou un contrato por varias decenas de miles?
• É coñecida a relación co asinante (cliente histórico) ou descoñecida (primeiro contacto)?
• O documento está dentro dun marco legal que impoña un nivel específico (p. ex.contrato de traballo,arrendamento) ?

Como regra xeral: SES para contratos simples, AES para todo o relativo a RRHH, inmobiliario, finanzas, QES só cando o requira a lei.

Erros comúns

• Toma sistematicamente o QES“tranquilizarse”: rozamento innecesario para o asinante, custo elevado, moitas veces sobredimensionado.
• Cómprese no SES para todo: en caso de disputa sobre un contrato de traballo, a ausencia dunha autenticación forte pode debilitar a proba.
• Validación e sinatura confusas: un acuse de recibo non é unha sinatura.

Como che axuda Certyneo

Certyneo admite nativamente niveis sinxelos (SES) e avanzados (AES), con correo electrónico + SMS OTP dual a través de Twilio Verify para AES. Para os casos que requiren un QES, Certyneo interactúa con varios provedores de servizos europeos cualificados (Docaposte Certigna, Universign, CertEurope) para activar a sinatura cualificada sen cambiar a ferramenta.

Podes definir o documento de nivel de sinatura por documento dependendo do problema, ou por modelo se industrializou un proceso.

Descubra a solución de sinatura electrónica Certyneo

Preguntas frecuentes

Podo mesturar niveis no mesmo sobre?

Si. Un sobre de varios documentos pode incluír unha cotización asinada en SES e un contrato asinado en AES, por exemplo. Cada asinante ve adaptada a autenticación ao documento que debe asinar.

A sinatura avanzada é recoñecida internacionalmente?

Na UE si, baixo o principio de recoñecemento mutuo de eIDAS. Fóra da UE, o recoñecemento depende do marco legal local, que se verificará segundo a xurisdición en cuestión.

Necesito un certificado persoal para iniciar sesión en AES?

Non. O AES pódese obter sen un certificado persoal previo grazas á dobre OTP. Isto é o que fai que AES sexa moi accesible, onde QES require un certificado cualificado.

É obrigatoria a sinatura cualificada para un contrato de traballo?

Non. O contrato de traballo admite sinatura avanzada (AES), que xa ofrece unha forte presunción de validez. Para máis detalles, consultesinatura electrónica do contrato de traballo.

Como comprobar o nivel dun documento asinado?

Abra o PDF en Adobe Acrobat Reader: as propiedades da sinatura mostran o nivel, o asinante e a marca de tempo. Tamén podes usar averificador en liña.

Conclusión

Elixir o nivel correcto de sinatura electrónica significa atopar o equilibrio entre o valor probatorio e a fricción para o asinante. Comeza sinxelo, lévao a un nivel superior cando o problema legal o requira.

Proba Certyneo para enviar, asinar e rastrexar os teus documentos en liña de forma sinxela, rápida e segura.