Firma electrónica para as colectividades territoriais en...

Por que a firma electrónica se converteu en imprescindible para as colectividades

A desmaterialización dos procedementos administrativos é hoxe en día unha prioridade para os concelllos, departamentos, rexións e establecementos públicos locais. Desde a entrada en vigor da ordenanza nº2014-1329 do 6 de novembro de 2014 relativa ás deliberacións a distancia dos órganos deliberantes das colectividades territoriais, e máis aínda co programa Acción Pública 2022 promovido polo goberno, a firma electrónica para as colectividades territoriais impuxose como unha panca estratéxica de modernización. En 2026, preto do 87 % das rexións francesas despregaron polo menos un dispositivo de firma numérica segundo os datos do SGMAP, e o movemento esténdese agora aos municipios de menos de 3 500 habitantes.

A xeneralización da desmaterialización dos contratos no seo das colectividades — mercados públicos, convencións de asociación, deliberacións, decretos — responde a unha triple lóxica: eficiencia operacional, seguridade xurídica e esixencia cidadá de transparencia. Este artigo che guía a través dos fundamentos reguladores, os niveis de firma aplicables, os casos de uso concretos e as boas prácticas a adoptar para acadar o éxito na túa transición numérica.

Un contexto regulador en plena consolidación

A directiva europea sobre a contratación pública (2014/24/UE), transposía en dereito francés polo decreto nº2016-360, impón a desmaterialización completa dos procedementos de compra pública máis alá de 40 000 € HT desde o 1 de outubro de 2018. En paralelo, o regulamento eIDAS nº910/2014 estableceu un marco harmonizado para o recoñecemento mutuo das firmas electrónicas en todos os Estados membros, un alicerce que a revisión eIDAS 2.0 (Regulamento UE 2024/1183, en vigor desde maio de 2024) refuerza aínda máis coa introdución da carteira de identidade numérica europea (EUDIW).

Para as colectividades territoriais, isto significa concretamente que todo acto que comprometa a persoa moral — decreto municipal, mercado público, convención de delegación de servizo público — pode e debe poder ser asinado electronicamente, sempre que se escolla o nivel correcto de firma segundo a natureza e o risco do acto.

Os tres niveis de firma electrónica aplicables ás colectividades

O regulamento eIDAS distingue tres niveis de firma, cuxa pertinencia varía segundo o acto administrativo en cuestión.

A firma electrónica simple (FES)

A firma electrónica simple constitúe o nivel mínimo. Baséase en datos electrónicos unidos a outros datos (un clic de aceptación, un enderezo de correo electrónico verificado) sen constranximento de certificación terceira. É axeitada para actos con baixo risco xurídico: acuses de recepción, convocatorias internas, formularios administrativos correntes. Para un concello, pode ser usada para a xestión de inscrpcións en liña ou a confirmación de citas administrativas.

Atención: a firma simple só ofrece unha presunción limitada de fiabilidade e a súa oposabilidade en contenda pode ser contestada. É, polo tanto, inadecuada para contratos que comprometan gastos significativos ou para actos suxeitos a control de legalidade.

A firma electrónica avanzada (FEA)

A firma avanzada está ligada de xeito único ao asinante, permite identificalo, é creada a partir de datos que o asinante pode manter baixo o seu control exclusivo, e está ligada aos datos asinados de xeito que detecte calquera modificación posterior. Xeralmente baséase nun certificado numérico emitido por un prestador de servizos de confianza cualificado (PSCQ) rexistrado na lista de confianza francesa (Trust Service Status List – TSL).

Para os mercados públicos baixo seuzo e as convencións de asociación inter-colectividades, a firma avanzada representa un bo equilibrio entre seguridade e fluidez operacional. Moitas solucións SaaS modernas, incluída Certyneo, permiten desplegar este nivel cunha autenticación forte (OTP SMS + verificación documental), sen necesidade de chave material.

A firma electrónica cualificada (FEQ)

A firma cualificada é o nivel máis elevado previsto por eIDAS. Baséase obrigatoriamente nun certificado cualificado emitido por un PSCQ acreditado, e é xeralmente creada usando un dispositivo de creación de firma cualificado (QSCD) — tarxeta inteligente, token USB ou, desde eIDAS 2.0, servizo de creación de firma a distancia cualificado. Goza dunha presunción legal de equivalencia coa firma manuscrita en todos os Estados membros (artigo 25§2 do regulamento eIDAS).

Esta firma é recomendada — e incluso obrigatoria — para os actos máis sensibles: delegacións de firma do alcalde ou do presidente do consello departamental, mercados públicos de gran envergadura, actos suxeitos ao control de legalidade prefectural. O custo e a pesadez de implementación son maiores, pero a seguridade xurídica absoluta que lle confiere fai que sexa o estándar incontestable para as colectividades que xestionan un gran volume de contratos con altos efectos.

Para unha visión comparativa das solucións dispoñibles no mercado, o comparativo das solucións de firma electrónica de Certyneo che permitirá avaliar rapidamente as ofertas segundo as túas restricións orzamentarias e técnicas.

Desmaterialización de contratos: que actos están implicados na práctica?

A desmaterialización de contratos nos municipios e concelllos cobre un espectro moi amplo de actos administrativos. Comprender cales son prioritarios permite organizar un despregamento progresivo e controlado.

Os mercados públicos e acordos-marco

Desde a orde do 22 de marzo de 2019 que establece as modalidades de posta a disposición dos documentos da consulta e da comunicación entre compradores e operadores económicos, a firma electrónica é obrigatoria para os mercados formalizados (seuzos > 215 000 € HT para subministracións e servizos). O AAPC (Aviso de Apelo Público á Concorrencia), o CCAP, o CCTP e os actos de compromiso deben ser asinados polo representante legal da colectividade e polo titular do mercado.

O perfil de comprador (plataforma de desmaterialización dos mercados públicos) debe ser interoperable coas ferramentas de firma. Unha integración API cunha solución como Certyneo permite automatizar o envío dos documentos, a recollida das firmas e o arquivamento a valor probante nun cofre electrónico conforme NF Z 42-013.

As convencións e deliberacións

As convencións de delegación de servizo público (DSP), as convencións de ocupación do dominio público, as convencións de asociación con asociacións ou outras persoas morais, así como as deliberacións do consello municipal ou da asemblea deliberante poden ser todas desmaterializadas. Para estas últimas, o decreto nº2020-1407 do 18 de novembro de 2020 suavizou as condicións de recurso ás reunións a distancia, abrindo o camiño á firma electrónica das actas.

Os actos de estado civil e os decretos administrativos

Os decretos de perigo, os decretos de policía administrativa, os actos de urbanismo (permisos de construción, declaracións previas) tamén poden ser asinados electronicamente. A Dirección de Información Legal e Administrativa (DILA) desenvolveuse no portal @ctes para a transmisión desmaterializada dos actos suxeitos ao control de legalidade á prefectura, con integración da firma electrónica do alcalde ou do presidente.

Se a túa colectividade desprega tamén a firma electrónica nos seus procesos de RR.HH. — recrutamento, emendas ao contrato, formacións —, a guía dedicada á firma electrónica para RR.HH. che proporcionará un marco de referencia preciso.

Escoller e desplegar unha solución de firma numérica adaptada ás restricións públicas

As colectividades territoriais enfrontanse a restricións específicas que as solucións xeneralistas do mercado nin sempre integran: aloxamento de datos no territorio nacional ou europeo, compatibilidade cos sistemas de información existentes (Berger-Levrault, Sedit Marianne, Civil Net...), xestión das habilitacións por delegación, e esixencias de trazabilidade para o arquivamento legal.

Criterios de selección dunha solución conforme

Varios criterios deben guiar a elección:

• Cualificación do prestador: o prestador debe figurar na lista de confianza nacional (TSL francesa publicada pola ANSSI) ou na lista europeia consolidada (EU Trusted Lists). A cualificación eIDAS é unha garantía mínima non negociable.
• Aloxamento soberano: os datos tratados polas colectividades frecuentemente son do segredo administrativo ou de datos de carácter persoal no senso do RGPD. Un aloxamento certificado HDS (Aloxador de Datos de Saúde) ou cualificado SecNumCloud é fortemente recomendado para os tratamentos máis sensibles.
• Interoperabilidade: a solución debe integrarse vía API REST cos sistemas de xestión da relación de usuario (GRU), os softwares de especialidade e as plataformas de mercados públicos (AWS, Klekoon, e-Marchés publics...).
• Arquivamento a valor probante: o documento asinado, acompañado das súas metadatas (horodataxe cualificada, cadea de certificados, informe de verificación), debe ser arquivado nun sistema conforme NF Z 42-013 ou ISO 14721 (OAIS).
• Xestión de delegacións e habilitacións: un concello debe poder configurar fluxos de firma que reflictan as súas delegacións internas (delegación do alcalde ao DGA, firma conxunta de dous electos, etc.).

Implementación progresiva: o método recomendado

A DGFIP e a AMF (Asociación dos Alcaldes de Francia) recomenda un enfoque en tres fases: (1) auditoría do existente e cartografía dos actos a desmaterializar, (2) piloto nun perímetro limitado (ex.: mercados de subministracións correntes), (3) xeneralización con formación dos axentes e comunicación con socios externos.

A ferramenta calculadora ROI de Certyneo pode axudarche a cuantificar o retorno sobre a inversión esperada segundo o volume de contratos tratados anualmente pola túa colectividade, tendo en conta os custos de impresión, de envío, de almacenamento físico e de xestión administrativa.

Finalmente, para as colectividades xa equipadas cunha solución existente e que desexan migrar a unha plataforma máis eficiente, a oferta de migración a Certyneo ofrece un acompañamento chave en man que inclúe a recuperación de datos e a continuidade dos fluxos en curso.

Marco legal aplicable á firma electrónica nas colectividades territoriais

A firma electrónica usada polas colectividades territoriais inscrívese nunha acumulación normativa coherente que convén dominar para asegurar cada acto desmaterializado.

Código Civil, artigos 1366 e 1367: O artigo 1366 dispón que « o escrito electrónico ten a mesma forza probante que o escrito en soporte papel, con reserva de que poida ser debidamente identificada a persoa da que emana e que sexa establecido e conservado en condicións de natureza a garantir a súa integridade. » O artigo 1367, pola súa banda, recoñece a validez da firma electrónica cando « consiste no uso dun procedemento fiable de identificación que garante o seu nexo co acto ao que se adxunta », cunha presunción de fiabilidade reforzada cando se usa a firma cualificada eIDAS.

Regulamento eIDAS nº910/2014 do Parlamento Europeo e do Consello: Este regulamento, directamente aplicable en todos os Estados membros, define os tres niveis de firma electrónica (simple, avanzada, cualificada), establece as esixencias aplicables aos prestadores de servizos de confianza cualificados e garante o recoñecemento transfronteirizo das firmas cualificadas (artigo 25). A revisión eIDAS 2.0 (Regulamento UE 2024/1183) refuerza estas disposicións e introduce a carteira de identidade numérica europea (EUDIW).

Regulamento RGPD nº2016/679: O tratamento de datos de carácter persoal dos asinantes (identidade, coordenadas, datos biométricos eventuais) está suxeito aos principios de minimización, de finalidade e de seguridade do RGPD. As colectividades deben manter un rexistro dos tratamentos e asegurar que o seu prestador actúa en calidade de subcontratista cun DPA (Data Processing Agreement) conforme ao artigo 28.

Directiva NIS2 (UE 2022/2555): Transposía en dereito francés pola lei nº2023-703 do 1 de agosto de 2023 e os seus decretos de aplicación, a directiva NIS2 impón ás administracións públicas — incluídas as colectividades de tamaño significativo — esixencias reforzadas en materia de ciberseguridade, notablemente a xestión dos riscos ligados á cadea de subministración numérica. O prestador de firma debe ser capaz de documentar as súas medidas de seguridade.

Normas ETSI EN 319 132 e EN 319 122: Estas normas definen os formatos de firma electrónica avanzada (XAdES, CAdES, PAdES) aceptados nos mercados públicos. O formato PAdES-B-LTA (PDF Advanced Electronic Signature con Long Term Archival) é particularmente recomendado para documentos contractuais que deben ser conservados durante longos períodos.

Ordenanza nº2014-1329 e decreto nº2020-1407: Estes textos encadran as deliberacións a distancia e a firma electrónica dos actos dos órganos deliberantes das colectividades territoriais.

Riscos xurídicos en caso de incumprimento: Un acto asinado cun nivel de firma inadecuado ou por un prestador non cualificado pode ser anulado polo xuíz administrativo en caso de contenda. O control de legalidade prefectural tamén pode rexeitar actos transmitidos por canles non conformes. É, polo tanto, imprescindible que o Delegado de Protección de Datos (DPD) e o servizo xurídico da colectividade validen o marco de despliegue antes de calquera paso en produción.

Escenarios de uso concretos nas colectividades territoriais

Escenario 1 — Un municipio de tamaño medio desmaterializa os seus mercados públicos de vías

Un municipio de aproximadamente 25 000 habitantes xestiona cada ano entre 40 e 60 mercados públicos, dos cales uns vinte por riba do seuzo de posta en concorrencia formalizada. Antes da desmaterialización, cada mercado requiría a impresión de 3 a 5 exemplares do dossier contractual, un circuíto de firma física implicando o alcalde, o DGA e o contador público (representante da DGFIP), logo un envío certificado ao titular e á prefectura para control de legalidade. O prazo medio entre a adxudicación e a notificación do mercado alcanzaba os 18 días laborables.

Despois do despliegue dunha solución de firma electrónica cualificada integrada no seu perfil de comprador, o municipio reduciu este prazo a 4 días laborables, é dicir, unha redución do 78 %. As economías directas nos custos de impresión, de envío e de xestión arquivística foron estimadas en aproximadamente 12 000 € ao ano. O control de legalidade, agora realizado vía portal @ctes con firma electrónica, realízase en 48 horas contra 7 días en media anterior.

Escenario 2 — Un departamento desmaterializa as súas convencións de subvención ás asociacións

Un consello departamental atribúe cada ano máis de 1 200 subvencións a asociacións locais, cada unha dando lugar a unha convención bilateral. A xestión en papel mobilizaba un equipo de 4 axentes a tempo parcial durante 3 meses ao ano, cun taxa de devolución de convencións asinadas nos prazos apenas superior ao 60 % — as asociacións tardando frecuentemente en devolver os documentos asinados.

Após o despliegue dunha solución de firma electrónica avanzada en marca branca, o departamento automatizou o envío das convencións por vía electrónica con relanzos automáticos. A taxa de firma nos prazos pasou ao 94 % xa no primeiro ano. A ganancia en equivalentes a tempo completo representa aproximadamente 1,2 ETP/ano. O arquivamento automático nun cofre numérico conforme tamén permitiu reducir os custos de almacenamento físico do 35 %.

Escenario 3 — Unha intercomunalidade asegura as súas deliberacións de consello comunitario

Unha comunidade de aglomeración agrupando 18 municipios ten en media 12 consellos comunitarios ao ano, cada un producindo entre 20 e 50 deliberacións. A firma física de cada deliberación polo presidente e os vicepresidentes delegados implicaba unha lóxica pesada, con desprazamentos ás veces difíciles para os electos residentes nos municipios periféricos.

Ao desplegar un fluxo de firma cualificada a distancia, permitindo a cada electo apor a súa firma desde o seu teléfono intelixente ou ordenador co seu certificado persoal, a intercomunalidade suprimiu as restricións xeográficas e reduciu o prazo de finalización das deliberacións de 12 días a 2 días en media. A economía de desprazamentos (gastos quilométricos, tempo axente) foi avaliada en aproximadamente 8 500 € ao ano. A trazabilidade completa das firmas e horodataxes tamén simplificou as respostas aos recursos contenciosos.

Conclusión

A firma electrónica impúxose como unha ferramenta estruturante da modernización das colectividades territoriais. Sexa que se trate de mercados públicos, de convencións de asociación, de deliberacións ou de decretos administrativos, a desmaterialización de contratos en concello e nos municipios ofrece ganancias mesurables: redución dos prazos de tratamento, economías directas nos custos administrativos, reforzamento da seguridade xurídica dos actos e mellora da relación cos socios e prestadores. O marco regulador — eIDAS, Código Civil, RGPD, NIS2 — proporciona unha base sólida para asegurar esta transición, sempre que se escolla un prestador cualificado e se calibre o nivel de firma ao risco de cada acto.

Certyneo acompaña as colectividades territoriais nesta transformación coa súa plataforma conforme eIDAS, aloxada en Europa, dotada dunha xestión avanzada de delegacións e dunha integración API cos principais sistemas de información públicos. Descobre os nosos prezos e as nosas ofertas dedicadas ao sector público ou contacta co noso equipo para unha demostración personalizada.