Reducir o consumo de papel nas empresas

Por que reducir o papel

Por que reducir o papel

Un empregado francés consome de media entre 70 e 80 kg de papel ao ano na oficina. O custo total (papel + impresión + arquivo) representa o 2-3% dos custos administrativos. O impacto ambiental é significativo: fabricación, transporte, destrución.

Reducir o papel é á vez un enfoque de RSE, unha ganancia económica e un acelerador de produtividade.

• Principais artigos en papelContratos e documentos asinados ⬥⬥⬥: 20-30% do volume
• Impresión interna(notas, presentacións, reunións): 30-40%
• Correo entrante e enviado: 15-20%
• Facturas e documentos contables: 10-15%
• : 10-15%Arquivos ⬥⬥⬥: stock en crecemento

Atacando masivamente cada unha destas ferramentas en xeral, reduce masivamente a posición correcta.

Principais pancas

1. Sinatura electrónica

Substitúe a impresión/sinatura/escaneado do 80% dos documentos contractuais.Máis información ⬥⬥⬥.2. Facturación electrónica

Obriga progresiva 2026-2027, oportunidade de anticipar.

3. EDM (Xestión electrónica de documentos)

Centraliza documentos nun sistema navegable en lugar de en archivadores.

4. Cultura "Pensa antes de imprimir"

4. Cultura "Pensa antes de imprimir"

Establece as impresoras en R/V de forma predeterminada, b/n, autenticación ao imprimir.

5. Desmaterialización dos fluxos de entrada

OCR do correo entrante e enrutamento automático.

Impacto do carbono

1 tonelada de papel = ~1,5 toneladas de CO2 emitidas (fabricación + transporte). Unha peme de 50 persoas consome ~4 toneladas de papel/ano, ou ~6 toneladas de CO2.

Reducir o papel nun 60-80% = 4-5 toneladas de CO2 evitadas ao ano. Argumento forte da RSE, medible nunha pegada de carbono.

Metodoloxía “cero papel”

1. Auditoríaconsumo actual (fotocopiadoras + compras)
2. IdentificaIdentifica
3. os 5 procesos que máis consumenFerramentas de sinatura, DM,
4. ⬥⬥⬥ Cambiar hábitos ⬥⬥⬥: R/V, b/n, impresión autenticadaMedir
5. cada trimestreBeneficios cuantitativos

Redución típica do papel: -80% a -80 %

• aforro directo: 500-2.000 €/ano/empregado
• espazo libre: 1-2 m² por empregado do arquivo
• tempo aforrado: cada impresión elimina 1-2 minutos da cadea
• sen erros frecuentes cambiar)

sen erros frecuentes cambiar)

• Escanea todo (OCR imprescindible para atopar)
• Esquece as obrigas legais de retención
• Non configures impresoras
• Como che axuda Certyneo

Certyneo substitúe a maioría dos teus contratos, pedidos de papel, compras sen fluxos de papel, pedidos sen cotizacións, compras sen compras. Cada sobre asinado = múltiples impresións evitadas, máis franqueo, máis arquivo físico.

Descubre a solución de sinatura electrónica Certyneo

Preguntas frecuentes

Pódese eliminar completamente o papel?

Raramente 100%. O obxectivo realista é unha redución do 80-90%.

Canto custa a transición?

Canto custa a transición?

5.000 € a 30.000 € para unha peme dependendo do ámbito. ROI en 12-18 meses.

Impacto da RSE medible?

Si, -60 a -80 % de papel = -5 a -10 toneladas de CO2 para unha peme.

Deben dixitalizarse os arquivos en papel?

Non todos. Priorizar os arquivos activos (últimos 10 anos).

É compatible coas obrigas legais?

Si, sempre que utilice o arquivo con valor probatorio (PAdES, NF Z42-013).

Conclusión

Reducir o papel é unha das accións de RSE máis medibles e rendibles. A sinatura electrónica é a primeira panca que se activa: impacto inmediato e rápido ROI.

Proba Certyneo para enviar, asinar e rastrexar os teus documentos en liña de forma sinxela, rápida e segura.