Que é unha sinatura electrónica? Guía 2026

Definición e contexto

Asinatura electrónicaé un proceso técnico que permite a unha persoa expresar o seu consentimento nun documento dixital, co mesmo valor que unha sinatura manuscrita colocada en papel. Non se limita á imaxe dunha inicial pegada nun PDF: detrás da sinatura hai un mecanismo criptográfico que vincula ao asinante ao documento e garante a súa integridade.

O marco de referencia en Europa é o regulamentoeIDAS(n°910/2014), que define tres niveis: sinxelo, avanzado, cualificado. Cada nivel corresponde a diferentes requisitos sobre a identificación do asinante e a solidez da proba.

Por que a sinatura electrónica se tornou esencial

As empresas procesan hoxe ducias de documentos contractuais á semana: contratos laborais, cotizacións, ordes de compra, mandatos, arrendamentos, NDA, etc. Difundir estes documentos en papel é caro en termos de tempo e loxística.

Algunhas ordes de magnitude citadas a miúdo na profesión:

• entra un contrato en papel2 e 5 díasdevolver asinado de media;
• a mesma operación en sinatura electrónica levaduns minutos a unhas horas;
• o custo completo dun ciclo de papel (impresión, franqueo, arquivo, recordatorio) está ao redor15 a 35 € por documento.

Máis aló dos números, a sinatura electrónica ofrecetrazabilidade superior: cada paso está marcado de tempo, cada acción do asinante rexístrase e captúrase o enderezo IP. O papel deixa só un garabato.

Como funciona unha sinatura electrónica?

O proceso segue sempre a mesma lóxica, independentemente do provedor:

1. O emisor envía un documento (a maioría das veces PDF) nunha plataforma de sinatura.
2. Engade os destinatarios (asinantes), coloca os campos de sinatura e establece a orde.
3. Cada asinante recibe unha ligazón segura por correo electrónico. Abre o documento, verifícase a autenticación (OTP por SMS para o nivel avanzado por exemplo), fai clic para asinar.
4. A plataforma calcula unha pegada dixital criptográfica do documento, asóciaa coa identidade do asinante e unha marca de tempo e intégrao todo no PDF final.
5. O PDF asinado agora inclúe unpista de auditoría: rexistro con marca de tempo de todas as accións, enderezo IP, axente de usuario, confirmación OTP.

Para ir máis lonxe na mecánica, véxasecomo funciona unha sinatura electrónica.

Os tres niveis eIDAS

O regulamento europeo distingue tres niveis de sinatura electrónica. A boa práctica consiste en escoller o nivel adaptado á emisión do documento, non tomar sistematicamente o máis forte (máis esixente = máis custoso en fricción para o asinante).

• Solteiro (SES): un simple clic ou unha caixa de verificación é suficiente. Adecuado para documentos de baixa aposta: cotizacións, ordes de compra, acordos internos.
• Avanzado (AES): identificación do asinante por un segundo factor (OTP SMS + correo electrónico normalmente). Vínculo único entre o asinante e o documento. Apto para contratos laborais, arrendamentos, mandatos.
• Cualificado (QES): certificado cualificado emitido por un provedor de servizos de confianza aprobado (QTSP). Legalmente equivalente a unha sinatura manuscrita en toda a UE. Reservado para actos auténticos ou moi formais.

Para a distinción completa con exemplos, véxasesimple, avanzado, cualificado: cales son as diferenzas.

Documentos que se poden asinar electronicamente

Na práctica, case todos os documentos contractuais e comerciais están agora asinados electrónicamente:

• contratos de traballo (CDI, CDD, estudos)
• cotizacións, pedidos de compra, facturas proforma
• acordos de confidencialidade (NDA)
• mandatos de vendas e xestión
• arrendamentos residenciais e comerciais
• acordos entre empresas, memorandos de entendemento
• modificacións, poderes, certificados

Determinados actos permanecen excluídos ou suxeitos a condicións (actos notariais, documentos de estado civil, determinados trámites legais): consulte o marco aplicable ao seu documento antes de asinar unha sinatura con forte valor probatorio.

Como che axuda Certyneo

Certyneo é unha plataforma europea de sinatura electrónica, aloxada na UE, que cumpre por deseño eIDAS e GDPR. Abarca niveis sinxelos (SES) e avanzados (AES) con autenticación de dobre factor (correo electrónico + SMS OTP a través de Twilio Verify) e interfaces con provedores de servizos cualificados para sinaturas cualificadas (QES) cando o caso de uso o requira.

Cada sobre enviado a través de Certyneo xera automaticamente un PDF asinado con pé de auditoría, un rexistro con selo de tempo que se conserva durante 10 anos e unha proba reutilizable en caso de disputa.

Descubra a solución de sinatura electrónica Certyneo

Preguntas frecuentes

A sinatura electrónica ten o mesmo valor que unha sinatura manuscrita?

Si, sempre que o nivel de sinatura estea adaptado ao documento e que a identificación do asinante así como a integridade do documento sexan demostrables. En Europa, o regulamento eIDAS establece un principio de non discriminación: non se pode rexeitar unha sinatura como proba polo simple feito de ser electrónica.

Que nivel de sinatura escoller?

Para a maioría dos casos cotiáns (presupostos, ordes de compra, acordos internos), unha simple sinatura é suficiente. Para un contrato de traballo, un contrato de arrendamento ou un mandato, escolla sinatura avanzada. Para un acto cun valor legal moi forte, explora a sinatura cualificada.

A sinatura electrónica é gratuíta?

Algunhas plataformas ofrecen un plan gratuíto para algunhas sinaturas ao mes. Ademais diso, a ferramenta faise cargo.Consulta a comparación gratuíto/pago.

Podes asinar desde un smartphone?

Si, todas as plataformas modernas permiten asinar desde un teléfono intelixente ou tableta. O asinante fai clic na ligazón recibida por correo electrónico e pode asinar directamente na pantalla táctil.

Que pasa en caso de disputa?

A plataforma ofrece a pista de auditoría completa baixo solicitude: marca de tempo, enderezo IP, autenticación, impresión dixital criptográfica. Esta proba reutilizable é aceptada polos tribunais franceses e europeos sempre que cumpra con eIDAS.

Conclusión

A sinatura electrónica xa non é un gadget: é unha ferramenta de produtividade que divide o ciclo de sinatura por 10, reduce os custos administrativos e proporciona unha maior trazabilidade que o papel. Comeza con documentos de baixo risco para familiarizarte e, a continuación, expande gradualmente todos os teus procesos.

Proba Certyneo para enviar, asinar e rastrexar os teus documentos en liña de forma sinxela, rápida e segura.