Dixitalizar procesos administrativos

Por que dixitalizar os procesos administrativos

Os procesos administrativos (facturación, informes de gastos, baixas, pedidos internos) adoitan ser os últimos en dixitalizarse aínda que consomen moito tempo. A súa dixitalización libera aos equipos para tarefas de valor engadido.

Procesos a priorizar

Ao diminuír o ROI:

1. Sinatura de contratos: ganancia inmediata, fricción eliminada
2. Informes de gastos: OCR + validación xerárquica
3. Deixa a xestión: fluxo de traballo de validación + balance automático
4. Facturación ao cliente: xeración, envío, seguimento
5. Compras e pedidos: cotización → BC → factura
6. Incorporación / baixa: documentos de RRHH + acceso informático
7. Informes: paneis en tempo real e follas de cálculo

Método de 5 pasos

1. Procesos de mapas

Enumera cada proceso, os seus actores, as súas etapas, o seu volume, a súa duración actual.

2. Identificar puntos de rozamento

Tempo perdido, erros, descontento. Aquí é onde o dixital aportará máis.

3. Escolla as ferramentas correctas

• sinatura electrónica
• Ferramentas de recursos humanos/informes de gastos (Spendesk, Jenji)
• ferramentas de validación (Zapier, Make, fluxos de traballo personalizados)
• CRM, ERP, EDM segundo sexa necesario

4. Integrar as ferramentas entre si

A produtividade real vén da integración: evita o reingreso, propágase automaticamente.

5. Adestrar e medir

Adestrar usuarios, medir as ganancias, axustar.

Exemplo de fluxo de traballo

Un proceso de administración típico: solicitude de saída

• Antes: formulario en papel → oficina do xestor → RRHH → reintroducido no HRIS
• Despois: entrada a través de Lucca/PayFit → xestor de validación en 1 clic → saldo actualizado automaticamente → notificación de recursos humanos

Ganancia: de 3 días a 10 minutos.

Beneficios cuantitativos

• Tempo de administración: -40 a -60 %
• Erros de entrada: -90%
• Satisfacción dos empregados: +30% normalmente
• Tempo de ciclo(incorporación, pedido, facturación): dividido por 3 a 5

Erros comúns

• Dixitalizar o proceso de papel tal e como está (perder a oportunidade de optimizalo)
• Apila ferramentas sen integralas
• Non adestramento → resistencia ao cambio
• Ignorando o cumprimento do GDPR e o arquivo legal
• Subestimar o custo de integración

Como che axuda Certyneo

Certyneo cobre o compoñente de "sinatura electrónica" de calquera proxecto de dixitalización de administrador. Intégrase con ferramentas de RRHH (PayFit, Lucca), informes de gastos (Spendesk), CRM (HubSpot, Pipedrive), EDM (SharePoint, Drive).

Descubra a solución de sinatura electrónica Certyneo

Preguntas frecuentes

Canto custa a dixitalización?

Moi variable. Un ámbito de "sinatura + informes de gastos + baixa" é de entre 3 e 10 euros/usuario/mes.

Que ROI esperar?

De 6 a 18 meses normalmente, máis curtos para caudais de gran volume.

Necesitas un CIO para xestionar?

Recomendado para medianas empresas, non necesario para pemes que poden contar cun consultor externo.

Todas as ferramentas son compatibles co GDPR?

Favorecer as solucións da UE para simplificar o cumprimento.

Como convencer aos equipos?

Comeza co proceso máis doloroso. O ROI visible desbloquea o resto.

Conclusión

A dixitalización da administración é unha traxectoria, non un proxecto de “big bang”. Comeza cos fluxos co maior ROI, mide e amplía. En 18 meses, a empresa transformouse.

Proba Certyneo para enviar, asinar e rastrexar os teus documentos en liña de forma sinxela, rápida e segura.