Conservación de documentos asinados electrónicamente

Por que a preservación é esencial

Por que a preservación é esencialUnha sinatura electrónica só ten valor se a proba segue sendo buscable e verificable. As disputas poden xurdir 5, 8 ou 10 anos despois da sinatura. De aí a importancia dearquivar correctamente ⬥⬥⬥.

Duración legal en Francia

• Duración legal en FranciaContratos comerciais ⬥⬥⬥: 10 anos (artigo L.123-22)
• Contratos de traballo ⬥⬥⬥: 5 anos despois da finalización ⬥⬥⬥⬥⬥⬥1 anos (contabilidade), 6 anos (impostos)Arrendamentos ⬥⬥⬥: duración + 5 anos
• Contratos de seguros ⬥⬥⬥: 2 a 10 anos segundo o tipoContratos de seguros ⬥⬥⬥: 2 a 10 anos segundo o tipo
• Escrituras notariais30 anos⬥
• Conserve o PDFConserve o PDF
• ea pista de auditoría durante o período aplicable máis longo.

Formatos de arquivoVarios formatos PAdES coexisten:Varios formatos PAdES coexisten:

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: sinatura simple

PAdES-B-T ⬥⬥⬥: +-BLT veces cualificada

• ⬥⬥⬥: + cadea de certificados (verificación sen conexión)PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + marcas de tempo periódicas (validez de varias décadas)
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + marcas de tempo periódicas (validez de varias décadas)Para documentos a longo prazo, escolla
• ⬥⬥⬥ PAdES-B-⬥⬥⬥⬥.Sistema de Arquivo Electrónico (SAE)
• Sistema de Arquivo Electrónico (SAE)Un SAE con garantías de valor probatorio:

Integridade (pegadas dixitais verificadas)Autenticidade (a sinatura permaneceu válida)Trazabilidade (reversibilidade)⬥⬥⬥ posible)

Trazabilidade (reversibilidade)⬥⬥⬥ posible)

A norma francesa

• NF Z42-013
• especifica os requisitos.
• Mellores prácticas
• Mellores prácticas

Manter PDF + rexistro de auditoría, nunca un sen outroGardar en varias copias (redundancia xeográfica)Comprobar a integridade periodicamente (6-12 meses)

Comprobar a integridade periodicamente (6-12 meses)

• Duración do documento Proba o tipo de documento anualmente Proba o tipo de documento.
• Erros frecuentes
• Manter só o PDF
• Almacenar nun único soporte
• Almacenar nun único soporte

Usar unha nube sen cláusulas de retención

• Esquecer duracións específicas (banca, saúde)
• Perder a chave do arquivo se encripta⬥⬥⬥⬥ Arquivo interno vs externalizado
• Interno ⬥⬥⬥: control total, investimento inicial.
• Interno ⬥⬥⬥: control total, investimento inicial.
• Subcontratado ⬥⬥⬥: a través da plataforma ou dun provedor de servizos. Menor custo, descarga operativa, comprobar cláusulas de reversibilidade.

A maioría das pemes prefire o arquivo subcontratado incluído no plan.

Como che axuda CertyneoComo che axuda CertyneoCertyneo inclúe un arquivode 10 anos

en todos os plans. Cada documento consérvase con PDF PAdES-B-T, pista de auditoría completa, metadatos. Infraestrutura replicada na UE (Alemaña, IONOS) con versionado. Exporta arquivos cun só clic.

Descubra a solución de sinatura electrónica Certyneo

Descubra a solución de sinatura electrónica CertyneoPreguntas frecuentesNecesito un SAE certificado?

Non é necesario, pero recomendado para documentos de alto risco. NF Z42-013 ofrece unha presunción de fiabilidade.

Podo manter só o PDF?

Podo manter só o PDF?

Tecnicamente si, pero a pista de auditoría separada segue sendo útil.

Se a miña plataforma desaparece?

Os PDF PAdES seguen sendo verificables sen conexión. Exporta a pista de auditoría regularmente.

Os PDF PAdES seguen sendo verificables sen conexión. Exporta a pista de auditoría regularmente.

Arquivar é caro?

Non, moi económico en comparación co papel. A maioría das plataformas inclúeno.

Cando comeza o período de 10 anos?

Contrato mercantil: fin de execución. Contrato de traballo: fin do contrato.

Contrato mercantil: fin de execución. Contrato de traballo: fin do contrato.

Conclusión

A conservación é o seguro de vida das túas firmas. Escolla un arquivo longo e sólido, comprobeo periodicamente.

Proba Certyneo para enviar, asinar e rastrexar os teus documentos en liña de forma sinxela, rápida e segura.