Comparativa HelloSign vs Certyneo: cal escoller en 2026?

Introdución: por que comparar HelloSign e Certyneo en 2026?

Coa entrada en vigor progresiva do regulamento eIDAS 2.0 e a xeneralización do traballo híbrido, a elección dunha solución de sinatura electrónica converteuse nun reto estratéxico para as direccións xurídicas, RRHH e financeiras. HelloSign — rebautizado como Dropbox Sign en 2023 pero aínda amplamente coñecido polo seu nome anterior — e Certyneo posiciónanse neste mercado con filosofías moi diferentes. Dun lado, unha plataforma americana integrada no ecosistema Dropbox; doutra parte, unha solución SaaS europea nacida para responder aos requisitos regulatorios do mercado continental. Este artigo analiza en profundidade ambas as ofertas baixo o ángulo da conformidade legal, das funcionalidades empresariais, dos prezos e da experiencia do usuario, co obxectivo de axudarche a tomar unha decisión informada para 2026.

---

1. Presentación das dúas plataformas

HelloSign (Dropbox Sign): unha orixe americana

Fundada en 2011 e adquirida por Dropbox en 2019, HelloSign compercialízase hoxe baixo a marca Dropbox Sign. A solución é moi popular nas pequenas e medianas empresas anglosajonas grazas á súa sinxeleza de uso e á súa integración nativa con Dropbox, Google Workspace e Slack. Ofrece sinaturas electrónicas simples (SES) e, desde 2022, unha forma avanzada (AES) a través de socios terceiros para certos mercados europeos.

Con todo, HelloSign segue sendo unha plataforma deseñada segundo os estándares americanos (ESIGN Act, UETA), o que crea friccións regulatorias para as empresas sometidas ao dereito europeo. Os datos dos asinantes alóxanse en infraestruturas de nube americanas — unha restrición non insignificante desde a invalidación do Privacy Shield e a implementación do Data Privacy Framework, que algúns xuristas consideran aínda frágil.

Certyneo: unha solución SaaS europea centrada na conformidade

Certyneo é un SaaS de sinatura electrónica B2B deseñado e aloxado en Europa, cuxa arquitectura está construída desde a orixe arredor do regulamento eIDAS nº910/2014 e da súa evolución eIDAS 2.0. A plataforma ofrece os tres niveis de sinatura previstos polo marco europeo — simple (SES), avanzada (AES) e cualificada (QES) — con provedores de servizos de confianza cualificados (QTSP) referenciados na Trusted List europea.

A solución integra nativamentre un guía completo sobre o valor xurídico da sinatura electrónica que os equipos xurídicos poden consultar para calibrar o nivel de sinatura axeitado para cada tipo de documento. O aloxamento realízase exclusivamente en centros de datos certificados ISO 27001 situados na Unión Europea, o que simplifica considerablemente a conformidade RGPD.

---

2. Conformidade regulatoria e valor xurídico

HelloSign fronte ao dereito europeo: carencias estruturais

A principal debilidade de HelloSign para un uso europeo reside na súa relación con eIDAS. A plataforma non ofrece sinatura cualificada (QES) en si mesma: para alcanzar este nivel, o usuario debe recurrir a fluxos híbridos con provedores terceiros, o que complica a cadea de confianza e dilúe a trazabilidade. Porén, certos actos xurídicos — cesión de cotas sociais, actos auténticos electrónicos, certos contratos de crédito — impoñen en dereito francés e europeo un nivel QES ou un acto notarial.

Ademais, a cuestión da localización dos datos é central: sen regras corporativas vinculantes (BCR) robustas ou sen cláusulas contractuais tipo (SCC) perfectamente documentadas, expor datos de asinantes a servidores americanos pode contravir os artigos 44 a 49 do RGPD. Unha situación que levou a varios DPO europeos a descartar HelloSign dos seus procesos de selección xa en 2024.

Certyneo e eIDAS: conformidade nativa a tres niveis

Certyneo ofrece nativamentre os tres niveis de sinatura recoñecidos por eIDAS, cunha xestión automática do nivel requirido segundo o tipo de documento configurado polo administrador. Este enfoque reduce o risco de erro humano — asinar un contrato de aluguer con unha SES simple cando se recomenda unha AES — e simplifica a pista de auditoría para os equipos de conformidade.

O regulamento eIDAS 2.0: todo para comprender introduce, ademais, a cartera de identidade dixital europea (EUDIW), e Certyneo comprometeuse nunha folla de ruta de compatibilidade con este novo estándar xa no primeiro trimestre de 2026. HelloSign non publicou, ata agora, ningunha folla de ruta oficial neste sentido para o mercado europeo.

---

3. Funcionalidades empresariais comparadas

Fluxo de sinatura e automatización

| Criterio | HelloSign (Dropbox Sign) | Certyneo | |---|---|---|| | Sinatura simple (SES) | ✅ | ✅ | | Sinatura avanzada (AES) | ⚠️ A través de terce | ✅ Nativo | | Sinatura cualificada (QES) | ❌ | ✅ Nativo | | Aloxamento UE | ❌ | ✅ | | API REST | ✅ | ✅ | | Xerador de contratos IA | ❌ | ✅ | | Marcatempo cualificado | ⚠️ Limitado | ✅ | | Soporte en galego | ⚠️ Limitado | ✅ |

Certyneo distínguese especialmente polo seu xerador de contratos con IA, que permite producir un documento xurídicamente estruturado antes de sometelo á sinatura, sen saír da plataforma. HelloSign, recentrado no seu núcleo de negocio « sinatura », non ofrece equivalente.

Integracións e API

HelloSign dispón dunha API madura e de integracións nativas con Salesforce, Google Workspace, Microsoft 365 e Dropbox. Este é un punto forte indubidable para os equipos xa integrados nestes ecosistemas.

Certyneo ofrece unha API REST documentada OpenAPI 3.0, webhooks en tempo real e conectores certificados para os principais SIRH (Workday, Lucca, Factorial) e ERP (SAP, Sage). Para as solucións RRHH, a integración cos fluxos de xestión dos contratos de traballo, modificacións e nóminas desmaterializadas é especialmente avanzada.

Experiencia do asinante e mobilidade

As dúas plataformas ofrecen unha experiencia de sinatura sen creación de conta para o asinante. Certyneo ofrece, con todo, unha interfaz completamente localizada en galego, con guías contextuais que explican o valor xurídico de cada tipo de sinatura — un factor apreciado durante o despliegue entre poboacións pouco familiarizadas coa tecnoloxía.

---

4. Prezos e modelo económico

HelloSign: unha táboa centrada no volume de sinaturas

HelloSign ofrece tres niveis de tarificación: Essentials (~15 €/mes/usuario), Standard (~25 €/mes/usuario) e Premium (por solicitude). A tarificación baséase no número de envíos por mes, o que pode resultar custoso para as empresas con volumes altos de documentos recorrentes. Nota: as funcionalidades avanzadas de conformidade eIDAS están xeralmente dispoñibles a partir dos plans Premium, con custos adicionais.

Certyneo: transparencia e previsibilidade orzamentaria

Certyneo adopta un modelo de tarificación por usuario con enveloppes de sinaturas incluídas, sen facturación por acto para os usos correntes. Podes consultar a táboa completa na páxina de prezos de Certyneo e simular o teu retorno sobre investimento a través do calculador ROI dispoñible en liña.

Para as empresas que desexan migrarse desde outra solución, a oferta de migración a Certyneo inclúe acompañamento técnico e xurídico, así como a recuperación dos fluxos de traballo existentes — un compromiso raramente ofrecido polos actores americanos.

---

5. Soporte, acompañamento e ecosistema

Calidade do soporte en lingua galega

HelloSign ofrece un soporte en inglés con prazos de resposta variables segundo o plan subscrito. Na práctica, os usuarios que falan galego informan de dificultades para obter respostas precisas sobre cuestións de conformidade europea, xa que estes asuntos adoitan derivarse á documentación xeral.

Certyneo dispón dun equipo de soporte baseado en Francia, accesible por chat, teléfono e correo electrónico, con compromisos de SLA contractuais xa nos plans intermedios. O centro de axuda de Certyneo agrupa máis de 200 artigos en lingua galega que cobren os casos de uso empresariais, os aspectos regulatorios e as integracións técnicas.

Ecosistema de socios e asesoría

Certyneo colabora cun rede de socios integradores, bufetes xurídicos e expertos-contables formados en conformidade eIDAS. Esta dimensión de asesoría — ausente da oferta de HelloSign — é determinante para as empresas que despreguen a sinatura electrónica en contextos sensibles: fusións-adquisicións, contencioso, sector da sanidade ou inmobiliario.

Marco legal aplicable á sinatura electrónica en 2026

Os textos fundamentadores europeos

A sinatura electrónica en Europa está regulada polo regulamento eIDAS nº910/2014 (Electronic IDentification, Authentication and trust Services), directamente aplicable en todos os Estados membros sen transposición nacional. Este regulamento define tres niveis de sinatura:

• SES (Simple Electronic Signature): calquera dato en forma electrónica unido ou asociado loxicamente con outros datos, utilizado para asinar.
• AES (Advanced Electronic Signature): ligada de manera unívoca ao asinante, permitindo a súa identificación, creada con datos baixo o seu control exclusivo, e capaz de detectar calquera modificación posterior.
• QES (Qualified Electronic Signature): AES creada mediante un dispositivo de creación de sinatura cualificado (QSCD) e baseada nun certificado cualificado emitido por un QTSP inscrito na Trusted List europea. Só a QES goza dunha presunción legal de equivalencia coa sinatura manuscrita en toda a UE (art. 25§2 eIDAS).

En dereito francés, os artigos 1366 e 1367 do Código Civil recoñecen a sinatura electrónica como equivalente á sinatura manuscrita sempre que permita a identificación do asinante e garanta a súa ligación co acto. O decreto nº2017-1416 precisa as condicións técnicas aplicables.

RGPD e localización dos datos

O regulamento RGPD nº2016/679 impón que os datos persoais dos asinantes (identidade, enderezo IP, marcatempo, certificado) sexan tratados cunha base legal e, en caso de transferencia fóra da UE, baseándose nunha decisión de adecuación ou garantías apropiadas (art. 44 a 49). O aloxamento destes datos en servidores americanos, mesmo no marco do Data Privacy Framework de 2023, expón os responsables de tratamento a un risco residual documentado polo Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD).

Normas técnicas ETSI

Os formatos de sinatura electrónica avanzada e cualificada están normalizados pola ETSI: EN 319 132 (XAdES), EN 319 122 (CAdES) e EN 319 142 (PAdES para PDFs). Estas normas garanten a interoperabilidade e a permanencia das sinaturas no tempo. Unha solución que non xera sinaturas nestes formatos estandarizados expón aos seus usuarios a riscos de non recoñecemento durante controis ou contencioso.

Marcatempo e conservación

O marcatempo cualificado (art. 41 eIDAS) achega unha presunción legal sobre a data e a hora dun evento electrónico. É indispensable para o valor probatorio a longo prazo dos documentos asinados. O arquivo electrónico probatorio, regulado en Francia pola norma NF Z42-020, completa este dispositivo polas durabilidades de conservación regulatorias (10 anos para contratos comerciais, 5 anos para datos contables, 50 anos para certos actos de estado civil).

Riscos xurídicos dunha solución non conforme

Usar unha solución de sinatura electrónica que non respecte eIDAS expón a empresa á nulidade dos actos asinados, a dificultades probatorias en caso de litigio e, en materia de tratamento de datos, a sancións RGPD que poden alcanzar o 4% da facturación mundial anual (art. 83§5 RGPD).

Escenarios de uso: HelloSign vs Certyneo en situación real

Escenario 1: un bufete de avogados de negocios de 20 colaboradores

Un bufete de avogados especializado en dereito de sociedades xestiona cada mes varias decenas de cesións de cotas, pactos de asociados e protocolos transactivos. Estes documentos requiren como mínimo unha sinatura electrónica avanzada (AES) para ser opoñibles, e moitas veces unha QES para os actos máis sensibles.

Con HelloSign, o equipo xurídico identificou rapidamente a ausencia de QES nativa como un bloqueo: para cada documento que requiría este nivel, había que cambiar a un proveedor terceiro, xerando rupturas na cadea de trazabilidade e demoras adicionais de 24 a 48 horas. Despois da migración a Certyneo, o bufete reducziu en 65% o tempo de procesamento dos expedientes de cesión, centralizando todo o fluxo de traballo — xeración do documento, selección do nivel de sinatura, envío, relance automático, arquivo — nunha interfaz única.

Escenario 2: unha pequeña empresa industrial que xestiona 300 contratos de proveedores ao ano

Unha pequeña empresa do sector manufacturero con dirección de compras de 5 persoas debe asinar contratos-marco, orde de compra e acordos de confidencialidade con provedores distribuídos en 12 países europeos. A diversidade dos interlocutores — entre os que algúns teñen pouca soltura co numérico — impón unha experiencia de asinante sinxela, dispoñible en varias linguas, sen creación de conta.

HelloSign respondía ben á dimensión «volume» pero presentaba carencias na localización en lingua galega e nas relances automáticas parametrizables. Con Certyneo, o equipo de compras configurou fluxos distintos por categoría de contrato, con niveis de sinatura adaptados (SES para os NDAs internos, AES para os contratos-marco) e relances automáticas a D+3 e D+7. O tempo medio de retorno dos contratos asinados pasou de 8,2 días a 2,4 días, é dicir, unha redución do 70%, coherente cos benchmarks publicados polas asociacións profesionais do sector.

Escenario 3: un agrupamento hospitalario de uns 1 200 leitos

Un establecemento de sanidade pública debe desmaterializar a sinatura de varios tipos de documentos: contratos de compromiso de facultativos, protocolos de investigación clínica, convenios con socios institucionais. O marco regulatorio do sector da sanidade impón unha trazabilidade reforzada e un aloxamento dos datos de sanidade conforme aos requisitos HDS (Aloxador de Datos de Sanidade, certificación ASIP Santé).

HelloSign, aloxado en infraestruturas americanas, quedaba xa excluído do perímetro regulatorio HDS. Certyneo, cuxo servizo sanidade está construído nun aloxamento certificado HDS en Francia, permitiu ao establecemento despreguer a sinatura electrónica para todos os seus procesos de RRHH e administrativos en menos de seis semanas, coa formación dos usuarios integrada e un soporte dedicado. O ganancia estimada nos procesos de selección e compromiso de facultativos foi avaliada no equivalente a 0,8 ETP administrativo ao ano, é dicir, un ROI positivo xa no cuarto mes de uso.

Conclusión

O comparativo HelloSign vs Certyneo revela dúas filosofías opostas: HelloSign é unha solución xeneralista americana, eficaz para usos simples en ambientes anglosajonas, pero estruturalmente limitada fronte aos requisitos regulatorios europeos de 2026. Certyneo, deseñado nativamentre para o mercado europeo, responde aos tres niveis eIDAS, garante un aloxamento conforme a RGPD na Unión Europea e integra funcionalidades empresariais avanzadas — xerador de contratos IA, marcatempo cualificado, soporte en lingua galega — que fallan ao seu competidor americano.

Para as empresas sometidas ao dereito francés e europeo, a elección é clara: a conformidade regulatoria non se improvisada, e cada documento asinado cunha solución inadaptada é un risco xurídico latente. Se desexas avaliar Certyneo para a túa organización, solicita unha demostración ou crea a túa conta en certyneo.com — a migración desde outra solución está acompañada e subvencionada.