Certyneo e Make: automatizar a sinatura en enxeñería

Por que automatizar a sinatura electrónica en enxeñería con Make?

O sector da enxeñería xera un volume considerábel de documentos contractuais: mercados de dirección de obras, avenencias, actas de recepción, contratos de subcontratación, certificados de conformidade e informes de estudos. Segundo un estudo do gabinete McKinsey (2024), os equipos de enxeñería dedican de media 27 % do seu tempo de traballo a tarefas administrativas repetitivas, entre as que a recolla e o seguemento de sinaturas figura entre as máis cronomórfagas.

Conectar Certyneo a unha plataforma de automatización como Make (anteriormente Integromat) permite transformar estes procesos manuais en workflows intelixentes, onde cada sinatura é desencadeada, seguida e arquivada sen intervención humana. Esta guía che explica, paso a paso, como implantar esta integración nun contexto de enxeñería B2B, respectando as esixencias regulamentarias eIDAS.

Abordaremos sucesivamente a arquitectura da integración, a configuración paso a paso en Make, os desencadeadores e accións dispoñibles, e logo as boas prácticas específicas do sector enxeñería.

---

Entender a arquitectura Make + Certyneo para enxeñería

Make (Integromat): unha plataforma de orquestración sen código

Make é unha plataforma de integración e automatización visual que permite crear escenarios vinculando centos de aplicacións a través de módulos arrastra e solta. A diferenza de Zapier, Make ofrece unha lóxica condicional avanzada, iteradores, agregadores e encamiñadores, o que a converte nunha ferramenta particularmente axeitada para workflows complexos de enxeñería (multipartes, multietapa, documentos con varios signatarios).

Make colócase entre as túas ferramentas de negocio (ERP, CRM, ferramentas de xestión de proxectos como Autodesk Construction Cloud, Procore, ou Microsoft Project) e Certyneo, orquestando os fluxos de datos e os desencadeadores de sinatura.

A API Certyneo: o punto de entrada da integración

Certyneo expón unha API RESTful completa que permite realizar todas as operacións dispoñibles desde a interface gráfica: creación de solicitudes de sinatura, adición de signatarios, definición dos campos de sinatura, envío de notificacións, recuperación do estado e descarga dos documentos sinatados. A API usa autenticación OAuth 2.0 e formato JSON, o que grantiza unha compatibilidade nativa con Make a través do módulo HTTP ou, idealmente, a través dun conector Certyneo dedicado.

A API Certyneo respecta os estándares de interoperabilidade definidos pola norma ETSI EN 319 132 para sinatura XAdES e ETSI EN 319 122 para CAdES, garantindo así que cada sinatura producida é xurídicamente opoñíbel en toda a Unión Europea.

Topoloxía típica dun workflow de enxeñería

Nun estudio de enxeñería ou nunha sociedade de enxeñería, un workflow típico parécese a isto:

1. Desencadeador: créase un novo contrato de subcontratación no ERP (ex. SAP, Sage, ou unha ferramenta de xestión de proxectos BTP).
2. Extracción: Make recupera os metadatos do contrato (partes, importe, referencias do canteiro).
3. Xeración do documento: o xerador de contratos por IA de Certyneo produce o documento PDF estruturado.
4. Creación da solicitude de sinatura: Make chama á API Certyneo para crear a solicitude e engadir os signatarios na orde definida.
5. Sinatura secuencial ou paralela: Certyneo envía os enlaces de sinatura ás partes concernidas.
6. Notificación e arquivamento: ao recibir cada sinatura, Make desencadea unha notificación Slack/Teams e arquiva o documento sinatado na túa xestión electrónica de documentos (SharePoint, Google Drive, Egnyte, etc.).

Esta arquitectura elimina os intercambios de correos electrónicos manuais e grantiza unha trazabilidade completa, indispensábel durante as auditorías de proxectos de enxeñería.

---

Configuración paso a paso da integración en Make

Paso 1 — Crear o escenario e configurar a conexión Certyneo

No túo espazo Make, crea un novo escenario. Se o conector nativo Certyneo está dispoñible no marketplace Make, selecciónao directamente; en caso contrario, usa o módulo HTTP > Make a request ou HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

Para configurar a conexión:

• URL base: `https://api.certyneo.com/v1`
• Método de autenticación: OAuth 2.0 (Client Credentials) ou clave API Bearer Token, segundo a configuración da túa conta Certyneo
• Clave API: dispoñible no túo panel de control Certyneo, sección Axustes > Integracións > API

Mantén a túa clave API no xestor de conexións de Make (e non fixada no escenario) para respectar as boas prácticas de seguridade.

Paso 2 — Definir o desencadeador axeitado ao sector enxeñería

A escolha do desencadeador é determinante. En enxeñería, os desencadeadores máis comúns son:

| Desencadeador | Módulo Make | Caso de uso | |---|---|---| | Novo ficheiro nun cartafol SharePoint | SharePoint > Watch Files | Contrato depositado polo comercial | | Nova fila nun táboa Google Sheets | Google Sheets > Watch Rows | Seguemento dos mercados a sinatador | | Webhook entrante desde o ERP | Webhooks > Custom Webhook | Orde de compra validada en SAP | | Novo ticket Jira/Asana | Jira > Watch Issues | Entregábel de fase que require validación do cliente |

Para workflows de enxeñería complexos (ex. sinatura dun mercado de dirección de obras que require a cosinatura dun director técnico e un director xurídico), o desencadeador Webhook entrante desde o ERP ofrece a flexibilidade máis grande.

Paso 3 — Crear a solicitude de sinatura a través da API Certyneo

Unha vez configurado o desencadeador, engade un módulo HTTP que apunte ao endpoint de creación da solicitude de sinatura Certyneo:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

O corpo da solicitude JSON inclúe:

```json { "name": "Contrato subcontratación - Proxecto {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Nota o uso do nivel de sinatura `advanced` (sinatura electrónica avanzada, SEA), conforme ás esixencias eIDAS para os contratos de enxeñería de valor significativo. Para os documentos internos de baixo enjuño, o nivel `simple` é suficiente.

Paso 4 — Xestionar as notificacións e o arquivamento possinatura

Despois da creación da solicitude, engade un segundo ramificación no túo escenario Make, desencadeado por un Webhook Certyneo que sinala a compleción da sinatura. Certyneo envía automaticamente un POST á URL webhook que terás definido nos parámetros da solicitude.

Ao recibir este webhook, o túo escenario pode:

• Descargar o PDF sinatado e horodatado a través de `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Arquivalo na túa xestión electrónica de documentos (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Actualizar o estado do contrato no túo ERP ou CRM
• Enviar unha notificación automática ao equipo de proxecto a través de Slack, Teams ou por correo electrónico
• Desencadear a facturación ou a apertura dun novo proxecto na túa ferramenta de xestión

Esta cadea de accións grantiza unha trazabilidad de extremo a extremo do ciclo de vida do documento, esixencia fundamental en proxectos sometidos a auditoría (certificación ISO 9001, mercados públicos, proxectos Seveso).

---

Boas prácticas específicas do sector enxeñería

Xestionar sinaturas multipartes e workflows secuenciais

A enxeñería implicación frecuentemente documentos que requiren varios signatarios nunha orde precisa: primeiro o xefe de proxecto, despois o director técnico, finalmente o representante legal da empresa cliente. Certyneo xestiona nativamente a sinatura secuencial a través do parámetro `order` na lista de signatarios.

En Make, podes construír dinámicamente o táboa de signatarios usando un Array Aggregator que recolle os datos de signatarios desde o túo ERP ou un táboa de referencia, antes de inyectalolos na solicitude API Certyneo. Este enfoque permite xestionar mercados con 5 a 10 signatarios sen modificar o escenario.

Asociar as sinaturas aos cartafoles de canteiro

En enxeñería, cada documento sinatado debe estar asociado a un cartafol de proxecto preciso. Usa os metadatos personalizados de Certyneo para almacenar o número de afaire, a fase do proxecto e o código de mercado. Estes metadatos serán restituídos no webhook de compleción e poderán ser usados por Make para arquivar o documento no cartafol correcto da túa xestión electrónica de documentos.

Esta práctica aliñase coas esixencias da norma NF EN ISO 19650 (xestión da información no BIM) e facilita as auditorías documentarias ao final do proxecto.

Vixiar a calidade e os erros do workflow

Make ofrece un diario de execución detallado para cada escenario. Nun contexto profesional, configura alertas de correo electrónico ou Slack nos escenarios en erro, e usa o módulo Error Handler de Make para xestionar os casos de fallo da API Certyneo (limitación de taxa, documento moi voluminoso, signatario non encontrado).

Se desexas comparar as capacidades de Certyneo con outras solucións do mercado antes de che lanzares á integración, consulta o noso comparativo das solucións de sinatura electrónica para identificar a solución máis axeitada ao túo contexto de enxeñería.

Por último, para maximizar o retorno sobre a inversión do túo workflow automatizado, o noso calculador ROI de sinatura electrónica che permite estimar con precisión as ganancias de tempo e os aforros realizábeis segundo o volume de documentos procesados pola túa oficina de estudos.

Marco legal aplicábel á sinatura electrónica en enxeñería

Fundamentos xurídicos da sinatura electrónica

En dereito francés, o valor xurídico da sinatura electrónica repousa no artigo 1366 do Código Civil, que establece que «o escrito en forma electrónica é admitido en proba do mesmo xeito que o escrito nun soporte papel», e no artigo 1367, que precisa que «a sinatura necesaria para a perfección dun acto xurídico identifica o seu autor e manifesta o seu consentimento».

A nivel europeo, o Regulamento eIDAS n° 910/2014 (Identificación Electrónica, Autenticación e Servizos de Confianza), completado por eIDAS 2.0 (Regulamento UE 2024/1183), define tres niveis de sinatura electrónica:

• SES (Sinatura Electrónica Simple): axeitada para documentos internos de baixo enjuño.
• SEA (Sinatura Electrónica Avanzada): recomendada para contratos de enxeñería correntes, mercados de subcontratación e bens de compra. Grantiza a identificación fiábel do signatario e a integridade do documento.
• SEQ (Sinatura Electrónica Calificada): requirida para actos auténticos e certos mercados públicos de grande envergadura.

Obrigacións específicas do sector enxeñería

No marco dos mercados públicos, o decreto n° 2016-360 relativo aos mercados públicos impón a desmaterialización completa por riba de certos lioares. Os actos de participación e os contratos de subcontratación deben ser sinatados cunha SEA ou SEQ conforme eIDAS, producida por un prestador de servizos de confianza cualificado (QTSP) listado na Lista de Confianza europea.

A norma ETSI EN 319 132 define os perfís XAdES usados para a sinatura XML avanzada, mentres que ETSI EN 319 122 cobre os perfís CAdES para a sinatura de documentos binarios. Certyneo respecta estes estándares, garantindo a interoperabilidade e o recoñecemento transfronteirizo das sinaturas.

RGPD e protección de datos dos signatarios

O procesamento dos datos persoais dos signatarios (nome, correo electrónico, datos biométricos de sinatura) está sometido ao Regulamento RGPD n° 2016/679. Como responsábel do procesamento, a túa empresa de enxeñería debe asegurarse de que Certyneo actúa en calidade de subcontratista ao senso do artigo 28 RGPD, cun DPA (Acordo de Procesamento de Datos) en debida e propia forma. Os datos de sinatura deben ser conservados pola duración de prescrición aplicábel (5 anos para os contratos comerciais segundo o artigo L. 110-4 do Código de comercio, 10 anos para os mercados de construción debido á garantía decenal).

Directiva NIS2 e seguridade dos workflows automatizados

As sociedades de enxeñería operando en sectores críticos (enerxía, transporte, auga) poden estar sometidas á Directiva NIS2 (2022/2555/UE), transposta en dereito francés pola lei do 14 de abril de 2025. Esta directiva impón esixencias de seguridade nos sistemas de información, incluíndo os workflows de automatización conectados a prestadores terceiros como Make e Certyneo. Convén documentar os fluxos de datos, cifrar as comunicacións (TLS 1.3 mínimo) e manter un rexistro dos subcontratistas dixitais.

Escenarios de uso: Make + Certyneo en enxeñería

Escenario 1 — Oficina de estudos de xeotecnia xestionando 300 informes de misión ao ano

Unha oficina de estudos especializada en xeotecnia, contando con uns quince enxeñeiros, produce de media 300 informes de misión e contratos de prestación anuais. Antes da integración Make + Certyneo, cada informe requería un envío manual por correo electrónico, unha relanzada telefónica despois de 5 días sen retorno, e un arquivamento manual no servidor de ficheiros. O prazo medio de recolla de sinaturas alcanzaba 8 días de traballo.

Despois da implantación do workflow automatizado — desencadeado polo depósito do informe finalizado en SharePoint — o escenario Make crea automaticamente a solicitude de sinatura Certyneo, envía a notificación ao cliente, e relanza automaticamente a D+3 se a sinatura non é recibida. O documento sinatado é arquivado instantáneamente no cartafol de afaire correspondente.

Resultado: redución do prazo de sinatura de 8 días a 1,8 días de media (−78 %), aforros estimados de 2,5 horas de auxiliar á semana, é dicir uns 3.500 € ao ano en custos de procesamento administrativo. Estes orde de magnitude son coherentes coa comparación sectorial publicada por Forrester Research sobre automatización documentaria (2024).

Escenario 2 — Sociedade de enxeñería industrial xestionando mercados de subcontratación multipartes

Unha sociedade de enxeñería industrial de tamaño intermedio (80 a 150 colaboradores) pilota proxectos que requiren a sinatura de mercados de subcontratación implicando 3 a 6 partes: propietario, director de obra delegado, empresas subcontratistas de rangos 1 e 2. Cada mercado require unha sinadura secuencial estrita por razóns contractuais e aseguradoras.

O workflow Make + Certyneo é desencadeado pola validación da orde de compra no ERP. Make constrúe dinámicamente a lista ordenada dos signatarios desde a base de datos de provedores, crea a solicitude de sinatura Certyneo cos parámetros secuenciais, e notifica a cada parte á súa vez. A compleción, o mercado sinatado é arquivado en Procore e o estado do contrato é actualizado no ERP.

Resultado: redución dos erros de secuenciamento (un subcontratista que sinatai antes que o director de obra) do 100 % grazas á xestión automática da orde de sinatura. Prazo medio de finalización dos mercados reducido de 12 días a 4 días (−67 %), o que acelera o inicio efectivo dos canteiros.

Escenario 3 — Despacho de enxeñería-consultoría xestionando avenidas de modificación de ámbito

Un despacho de enxeñería-consultoría acompañando clientes industriais nos seus proxectos de transformación de produto frecuentemente produce avenencias (enmiendas) durante a misión, requirindo unha validación rápida para non bloquear o proxecto. Estas avenencias eran anteriormente impresas, sinatadas en reunión ou enviadas por correo postal, xerando prazos incompatibles co ritmo dos proxectos áxiles.

Con Make + Certyneo, a creación dunha avenencia na ferramenta de xestión de proxectos desencadea automaticamente unha solicitude de sinatura. O cliente recibe un enlace de sinatura amigábel con móbil permitindolle sinatador desde o seu smartphoneén menos de 2 minutos, incluso en desprazamento no canteiro. O nivel de sinadura avanzada (SEA) é aplicado, asegurando o valor xurídico da avenencia.

Resultado: prazo de validación das avenencias reducido de 5 a 7 días a menos de 24 horas en 85 % dos casos. Satisfacción do cliente mellorada e redución do risco de deriva de perímetro non documentada, fonte frecuente de litixios en enxeñería-consultoría.

Conclusión

A integración de Certyneo con Make (Integromat) representa un elemento de eficacia maior para os actores do sector enxeñería. Ao automatizar todo o ciclo de vida documentario — dende a creación do contrato ao arquivamento do documento sinatado — eliminas as tarefas manuais repetitivas, reduces os prazos de sinatura de 67 a 78 % de media, e garantizes unha conformidade eIDAS total para cada documento producido.

A configuración técnica, ainda que requirindo unha primeira implantación coidadosa, é accesíbel aos equipos dispostos dun perfil sen código ou dun integrador Make. Os beneficios se manifestan dende as primeiras semanas de uso, cun ROI mesurábel nos custos de administración e nos prazos de inicio de canteiros.

Preparado para transformar os túos workflows documentarios? Crea a túa conta Certyneo gratuitamente e conecta o túo primeiro escenario Make en menos dunha hora, ou contacta o noso equipo para un acompañamento personalizado axeitado ao túo contexto de enxeñería.