امضای الکترونیکی چیست؟ راهنمای 2026

تعریف و زمینه

الفامضای الکترونیکییک فرآیند فنی است که به شخص اجازه می‌دهد رضایت خود را بر روی یک سند دیجیتال، با ارزشی مشابه با امضای دست‌نویسی که روی کاغذ قرار می‌گیرد، ابراز کند. محدود به تصویر یک نسخه اولیه چسبانده شده بر روی PDF نیست: در پشت امضا، مکانیزم رمزنگاری وجود دارد که امضاکننده را به سند متصل می کند و یکپارچگی آن را تضمین می کند.

چارچوب مرجع در اروپا مقررات استeIDAS(n°910/2014)، که سه سطح را تعریف می کند: ساده، پیشرفته، واجد شرایط. هر سطح با الزامات مختلفی در مورد شناسایی امضاکننده و قدرت اثبات مطابقت دارد.

چرا امضای الکترونیکی ضروری شده است

امروزه شرکت ها ده ها سند قراردادی را در هفته پردازش می کنند: قراردادهای کاری، قیمت ها، سفارش های خرید، دستورات، اجاره نامه ها، NDA و غیره. گردش این اسناد به صورت کاغذی از نظر زمانی و تدارکاتی گران است.

برخی از دستورات بزرگی که اغلب در این حرفه ذکر می شود:

• یک قرارداد کاغذی وارد می شود2 و 5 روزبرای بازگشت به طور متوسط ​​امضا شده;
• همان عملیات در امضای الکترونیکی طول می کشدچند دقیقه تا چند ساعت;
• هزینه کامل یک چرخه کاغذ (چاپ، پست، بایگانی، یادآوری) تقریباً وجود دارد15 تا 35 یورو برای هر سند.

فراتر از اعداد، امضای الکترونیکی فراهم می کندقابلیت ردیابی برتر: هر مرحله دارای مهر زمانی است، هر اقدام امضاکننده ثبت می شود، آدرس IP ضبط می شود. کاغذ فقط یک خط خط به جا می گذارد.

امضای الکترونیکی چگونه کار می کند؟

این فرآیند همیشه از منطق یکسانی پیروی می کند، صرف نظر از تامین کننده:

1. صادرکننده یک سند (اغلب PDF) را بر روی یک پلت فرم امضا ارسال می کند.
2. گیرندگان (امضاکنندگان) را اضافه می کند، فیلدهای امضا را قرار می دهد و ترتیب را تنظیم می کند.
3. هر امضاکننده یک لینک امن از طریق ایمیل دریافت می کند. او سند را باز می کند، احراز هویت تأیید می شود (به عنوان مثال OTP با پیامک برای سطح پیشرفته)، برای امضا کلیک می کند.
4. این پلتفرم اثر انگشت رمزنگاری شده سند را محاسبه می‌کند، آن را با هویت امضاکننده و مهر زمانی مرتبط می‌کند و همه چیز را در PDF نهایی ادغام می‌کند.
5. PDF امضا شده اکنون شامل یکدنباله حسابرسی: ثبت زمان تمام اقدامات، آدرس IP، عامل کاربر، تأیید OTP.

برای ادامه بیشتر در مورد مکانیک، نگاه کنیدامضای الکترونیکی چگونه کار می کند.

سه سطح eIDAS

مقررات اروپا سه سطح امضای الکترونیکی را متمایز می کند. رویه خوب شامل انتخاب سطحی است که با موضوع سند مطابقت دارد، نه به طور سیستماتیک قوی ترین (مطلوب تر = هزینۀ بیشتر در اصطکاک برای امضاکننده).

• مجرد (SES): یک کلیک ساده یا یک چک باکس کافی است. مناسب برای اسناد کم هزینه: مظنه، سفارش خرید، قراردادهای داخلی.
• پیشرفته (AES): شناسایی امضاکننده با عامل دوم (OTP SMS + ایمیل معمولا). پیوند منحصر به فرد بین امضا کننده و سند. مناسب برای قراردادهای کاری، اجاره نامه، دستورات.
• واجد شرایط (QES): گواهی واجد شرایط صادر شده توسط ارائه دهنده خدمات اعتماد تایید شده (QTSP). از نظر قانونی معادل یک امضای دست نویس در سراسر اتحادیه اروپا است. برای اعمال معتبر یا بسیار رسمی محفوظ است.

برای تمایز کامل با مثال، نگاه کنیدساده، پیشرفته، واجد شرایط: چه تفاوت هایی دارند.

اسناد قابل امضای الکترونیکی

در عمل، تقریباً تمام اسناد قراردادی و تجاری اکنون به صورت الکترونیکی امضا می شوند:

• قراردادهای کاری (CDI، CDD، کار مطالعه)
• مظنه ها، سفارش های خرید، پیش فاکتورها
• قراردادهای محرمانه (NDA)
• دستورات فروش و مدیریت
• اجاره های مسکونی و تجاری
• قراردادهای بین شرکتی، یادداشت تفاهم
• اصلاحات، وکالتنامه، گواهی

برخی از اعمال مستثنی یا مشمول شرایط هستند (اعمال اسناد رسمی، اسناد وضعیت مدنی، رویه‌های قانونی خاص): قبل از امضای امضایی با ارزش اثباتی قوی، چارچوب مربوط به سند خود را بررسی کنید.

چگونه Certyneo به شما کمک می کند

Certyneo یک پلت فرم امضای الکترونیکی اروپایی است که در اتحادیه اروپا میزبانی می شود، eIDAS و GDPR مطابق با طراحی است. سطوح ساده (SES) و پیشرفته (AES) را با احراز هویت دو عاملی (ایمیل + پیامک OTP از طریق Twilio Verify) پوشش می‌دهد و در صورت لزوم با ارائه‌دهندگان خدمات واجد شرایط برای امضاهای واجد شرایط (QES) در ارتباط است.

هر پاکت ارسال شده از طریق Certyneo به طور خودکار یک PDF امضا شده با پاورقی ممیزی، یک گزارش با مهر زمانی که به مدت 10 سال نگهداری می شود و در صورت بروز اختلاف، اثبات قابل استفاده مجدد تولید می کند.

راه حل امضای الکترونیکی Certyneo را کشف کنید

سوالات متداول

آیا امضای الکترونیکی ارزشی برابر با امضای دست نویس دارد؟

بله، مشروط بر اینکه سطح امضا با سند منطبق باشد و هویت امضاکننده و همچنین صحت سند قابل اثبات باشد. در اروپا، مقررات eIDAS یک اصل عدم تبعیض را ایجاد می کند: یک امضا را نمی توان به عنوان مدرک صرفاً به دلیل الکترونیکی بودن آن رد کرد.

چه سطحی از امضا را انتخاب کنیم؟

برای اکثر موارد روزمره (به نقل از قیمت، سفارش خرید، قراردادهای داخلی)، یک امضای ساده کافی است. برای قرارداد کار، اجاره نامه یا دستور، امضای پیشرفته را انتخاب کنید. برای اقدامی با ارزش قانونی بسیار قوی، امضای واجد شرایط را بررسی کنید.

آیا امضای الکترونیکی رایگان است؟

برخی از پلتفرم ها یک طرح رایگان برای چند امضا در ماه ارائه می دهند. فراتر از آن، ابزار قابل شارژ می شود.مقایسه رایگان/پرداخترا ببینید.

آیا می توانید از گوشی هوشمند امضا کنید؟

بله، همه پلتفرم‌های مدرن اجازه امضا از تلفن هوشمند یا تبلت را می‌دهند. امضاکننده روی پیوند دریافت شده از طریق ایمیل کلیک می کند و می تواند مستقیماً روی صفحه لمسی امضا کند.

در صورت بروز اختلاف چه اتفاقی می افتد؟

این پلتفرم مسیر حسابرسی کامل را در صورت درخواست ارائه می‌کند: مهر زمانی، آدرس IP، احراز هویت، اثر انگشت رمزنگاری. این مدرک قابل استفاده مجدد تا زمانی که مطابق با eIDAS باشد، توسط دادگاه های فرانسوی و اروپایی پذیرفته می شود.

نتیجه

امضای الکترونیکی دیگر یک ابزار نیست: این یک ابزار بهره‌وری است که چرخه امضا را بر 10 تقسیم می‌کند، هزینه‌های اداری را کاهش می‌دهد و قابلیت ردیابی برتر را برای کاغذ فراهم می‌کند. برای آشنایی با اسناد کم هزینه شروع کنید، سپس به تدریج به همه فرآیندهای خود گسترش دهید.

Certyneo را برای ارسال، امضا و ردیابی اسناد خود به صورت آنلاین به سادگی، سریع و ایمن امتحان کنید.