انطباق قانونی حقوق کار: تعهدات کارفرما

انطباق قانونی در حقوق کار یک چالش راهبردی برای هر شرکت، صرف‌نظر از اندازه آن، محسوب می‌شود. در فرانسه، کد کار کارفرما را ملزم می‌کند به مجموعه‌ای از تعهدات دقیق شامل تدوین قرارداد، مدیریت مرخصی‌ها، جلوگیری از خطرات شغلی و محافظت از داده‌های شخصی کارمندان. عدم رعایت این تعهدات شرکت را در معرض تنبیهات اداری، کیفری و مدنی احتمالاً سنگین قرار می‌دهد. در سیاق دیجیتال‌شدن تسریع‌شده، دمaterialization اسناد منابع انسانی — قراردادهای کار، الحاقیات، توافق‌های شرکتی — سؤالات جدیدی درباره اعتبار قانونی مطرح می‌کند. این مقاله نقاط اصلی تعهدات کارفرما، ریسک‌های مرتبط و روش‌های نیکو برای ایمن‌سازی انطباق قانونی حقوق کار خود را تشریح می‌کند.

تعهدات قراردادی بنیادی کارفرما

کارفرما ملزم است رابطه کار را در اکثر موارد به صورت کتبی رسمی کند. این تعهد، که مدت‌ها محدود به قراردادهای مدت معین (CDD) بود، تحت تأثیر حقوق اروپایی به طور قابل‌توجهی گسترش یافته است.

قرارداد کار: محتوای الزامی و مهلت‌ها

از زمان اعمال دستورالعمل (EU) 2019/1152 در خصوص شرایط کار شفاف و قابل‌پیش‌بینی، که در مواد L1221-5 و مواد بعدی کد کار کدشده است، کارفرما باید در مدت هفت روز تقویمی پس از استخدام، یک سند کتبی به کارمند تسلیم کند که حداقل شامل:

• شناسایی طرفین و محل کار

• عنوان سمت، دسته اشتغال و ماهیت کار

• تاریخ شروع رابطه کار

• مدت کار (تمام‌وقت یا پاره‌وقت)

• دستمزد (حقوق پایه، حق‌الزحمه و مزایا)

• مدت مرخصی ساالنه

• رویه‌ای که کارفرما و کارمند باید در صورت خاتمه رابطه کار رعایت کنند

• توافق‌نامه‌های جمعی قابل‌اجرا

برای CDI، اگرچه هیچ‌گونه الزام قانونی برای خود قرارداد در کد کار پیش‌بینی نشده است، ارائه یک سند اطلاعات یکپارچه (DUI) از 1 آگوست 2022 الزامی است. عدم رعایت این تعهد کارفرما را در معرض جریمه 750 یورو برای هر کارمند درگیر (تخلف درجه 4) قرار می‌دهد.

الحاقیات و اصلاحات قرارداد کار

هرگونه اصلاح عنصری اساسی از قرارداد کار — دستمزد، مدت کار، محل کار که تغییری در بخش جغرافیایی ایجاد کند — نیازمند توافق کتبی و امضاء شده کارمند است. حکمرانی دیوان کاسیاسیون ثابت است: اصلاح یک‌طرفه عنصری اساسی تخلف جدی محسوب می‌شود که می‌تواند اقدام ثبت‌شده را توجیه کند (Cass. Soc., 8 اکتبر 1987, n°84-41.902 و حکمرانی ثابت).

دمaterializasyon این اسناد از طریق یک راه‌حل امضاء الکترونیکی برای منابع انسانی امکان تسریع فرایندها را فراهم می‌کند و در عین حال ردیابی و ارزش اثباتی تبادلات را تضمین می‌کند.

تعهدات در زمینه سلامت، ایمنی و جلوگیری از خطرات شغلی

ماده L4121-1 کد کار کارفرما را با یک تعهد ایمنی نتیجه‌محور نسبت به کارمندان خود ملزم می‌کند. این تعهد حول چندین مکانیزم مستند الزامی متمرکز است.

سند منحصربه‌فرد ارزیابی خطرات شغلی (DUERP)

DUERP برای تمام شرکت‌ها از یک کارمند، بر اساس فرمان n°2001-1016 مورخ 5 نوامبر 2001، اصلاح‌شده توسط قانون n°2021-1018 مورخ 2 آگوست 2021 با عنوان «قانون سلامت شغلی» الزامی است. از 1 ژوئیه 2023 برای شرکت‌های بیش از 150 کارمند (و از 1 ژوئیه 2024 برای سایرین)، DUERP باید بر روی پورتال دیجیتالی اختصاصی مدیریت‌شده توسط OPCO آپلود شود.

DUERP باید به‌روزرسانی شود:

• حداقل یک بار در سال در شرکت‌های 11 کارمند و بیشتر

• هنگام هر تصمیمی برای ترتیب مهمی که شرایط کار را تغییر دهد

• هنگامی که اطلاعات اضافی درباره یک خطر جمع‌آوری شود

تنبیه در صورت کمبود: عدم وجود DUERP در صورت حادثه شغلی یا بیماری شغلی، تقصیر غیرقابل‌معافی کارفرما محسوب می‌شود و حق افزایش بیمه را باز می‌کند (Cass. Soc., 28 فوریه 2002, n°00-11.793).

آموزش ایمنی و ثبت‌های الزامی

کارفرما باید آموزش عملی و مناسبی را در زمینه ایمنی برای هر کارمند جدیدالاستخدام، هنگام تغییر سمت یا تکنیک سازماندهی کند (ماده L4141-2 کد کار). این آموزش باید در ثبت آموزش ثبت شود. علاوه بر این، کارفرما ملزم است به‌روزرسانی:

• ثبت منحصربه‌فرد پرسنل (ماده L1221-13)

• ثبت حوادث شغلی خفیف (برای شرکت‌های مجاز)

• ثبت ایمنی برای ERP یا تأسیسات تابع کد کار

دیجیتال‌سازی این ثبت‌ها تحت شرط تضمین یکپارچگی، دسترسی‌پذیری و عدم تغییرپذیری آن‌ها مجاز است، که راه‌حل‌های امضاء الکترونیکی پیشرفته مطابق با مقررات eIDAS آن را فراهم می‌کنند.

تعهدات کارفرما در زمینه ساعات کار و دستمزد

رعایت قوانین مربوط به مدت کار و دستمزد یکی از محورهای نظارتی اولویت‌دار تفتیش کار است.

مدت‌های بیشینه و استراحت‌های الزامی

کد کار سقف‌های سختی تعیین می‌کند:

• مدت بیشینه روزانه: 10 ساعت (ماده L3121-18)، بر اساس استثنا تا 12 ساعت افزایش می‌یابد

• مدت بیشینه هفتگی: 48 ساعت در یک هفته معین (ماده L3121-20) و 44 ساعت به طور میانگین در 12 هفته متوالی (ماده L3121-22)

• استراحت روزانه: حداقل 11 ساعت متوالی (ماده L3131-1)

• استراحت هفتگی: حداقل 35 ساعت متوالی (24 ساعت + 11 ساعت استراحت روزانه)

توافق‌نامه‌های مقطعی روزها، قابل‌اجرا برای مدیران و برخی کارمندان خودمختار، از قوانین خاصی پیروی می‌کنند و الزاماً باید بر یک توافق جمعی معتبر استوار باشند (ماده L3121-64). کارفرما همچنین باید نظارت منظمی بر بار کاری کارمند در مقطع روزها داشته باشد، در غیر این صورت مقطع روزها غیرقابل‌استناد تعیین می‌شود.

فیش حقوقی و تعهدات مرتبط

فیش حقوقی دمaterialize‌شده از سپتامبر 2017 هنجار است: کارفرما می‌تواند فیش را به صورت الکترونیکی تسلیم کند بدون نیاز به توافق قبلی کارمند، مگر اینکه کارمند مخالفت کند. فیش باید توسط کارفرما 5 سال نگهداری شود و برای کارمند 50 سال یا تا 75 سالگی از طریق حساب تشکیل فردی یا هر فضای دیجیتالی ایمن دیگر در دسترس باشد.

انطباق فیش حقوقی همچنین شامل رعایت ارائه ساده‌شده ناشی از فرمان n°2016-190 مورخ 25 فوریه 2016 (الگوی وزارت کار) است.

تعهدات مرتبط با نمایندگی کارمندان و مذاکرات جمعی

در زمان تجاوز از سقف‌های خاصی از تعداد کارمندان، کارفرما تحت تعهدات اضافی در زمینه حکمرانی اجتماعی قرار می‌گیرد.

کمیته اجتماعی و اقتصادی (CSE)

از فرمان‌های Macron مورخ 22 سپتامبر 2017 (فرمان n°2017-1386)، تمام شرکت‌های حداقل 11 کارمند باید انتخابات را برای تشکیل کمیته اجتماعی و اقتصادی (CSE) سازماندهی کنند. کارفرما باید:

• انتخابات را در مدت 90 روز از اطلاع کارمندان سازماندهی کند

• وسایل لازم را برای CSE فراهم کند (محل، ساعات نمایندگی، بودجه)

• CSE را در خصوص جهت‌گیری‌های راهبردی، وضعیت اقتصادی و سیاست اجتماعی شرکت اطلاع‌رسانی و مشورت دهد

عدم راه‌اندازی CSE یا سازماندهی انتخابات جرم مانع محسوب می‌شود و مستحق 7500 یورو جریمه برای حقوق‌الاعتبار است (ماده L2317-1 کد کار).

مذاکره الزامی در شرکت (NOE)

در شرکت‌های دارای نمایندگان اتحادیه، کارفرما ملزم به انجام مذاکرات الزامی بر اساس دوره‌زمانی زیر (مواد L2242-1 و بعدی) است:

• هر سال: درباره دستمزد، ساعات کار، تقسیم ارزش‌افزوده و برابری شغلی

• هر سه سال: در خصوص مدیریت مشاغل و مسیرهای شغلی (GEPP) در شرکت‌های بیش از 300 کارمند

امضاء الکترونیکی صورت‌جلسات مذاکره و توافق‌های شرکتی از طریق یک راه‌حل امضاء الکترونیکی مطابق مقررات eIDAS، ارزش اثباتی تقویت‌شده فراهم می‌کند و فرایند آپلود را بر روی پلتفرم TéléAccords ساده می‌کند.

حفاظت از داده‌های شخصی کارمندان: تعهدی RGPD یکپارچه

کارفرما، به عنوان مسؤول پردازش در معنی RGPD (مقررات (EU) 2016/679)، باید مجموعه‌ای از تعهدات خاص را در چارچوب رابطه کار رعایت کند.

پردازش‌های منابع انسانی و پایه قانونی

پردازش‌های داده‌های شخصی کارمندان باید بر یک پایه قانونی معتبر استوار باشند. در بافت اشتغال، پایه‌های قانونی اصلی عبارت‌اند از:

• اجرای قرارداد کار (ماده 6.1.b RGPD) برای مدیریت دستمزد، مرخصی‌ها، آموزش‌ها

• تعهد قانونی (ماده 6.1.c) برای اعلام DSN، نگهداری ثبت‌های الزامی

• منافع قانونی (ماده 6.1.f) برای برخی مکانیزم‌های نظارت، تحت شرط توازن شدید

کارفرما باید کارمندان را از وجود پردازش‌های آن‌ها از طریق اطلاع‌نامه‌ای الحاق‌شده به قرارداد کار آگاه کند (ماده 13 RGPD). ثبت فعالیت‌های پردازش (RAT) الزاماً باید پردازش‌های منابع انسانی را ثبت‌نام کند.

مدت‌های نگهداری و حق حذف

CNIL استانداردهای بخشی منتشر کرده است که مدت‌های نگهداری قابل‌اجرا برای داده‌های منابع انسانی را تعیین می‌کند. برای مثال:

• داده‌های نامزدی غیرانتخاب‌شده: حداکثر 2 سال

• قراردادهای کار و اسناد الحاق‌شده: 5 سال پس از پایان قرارداد

• فیش‌های حقوقی: 5 سال (کارفرما) و در دسترس 50 سال (کارمند)

• داده‌های نظارت ویدیویی در شرکت: 1 ماه بطور کلی

شرکت‌هایی که فرایندهای منابع انسانی خود را دمaterialize می‌کنند باید این محدودیت‌ها را در سیاست مدیریت اسناد خود یکپارچه کنند. کشف کنید چگونه تولیدکننده قراردادها توسط هوش مصنوعی Certyneo می‌تواند شما را کمک کند اسناد مطابق با نیازمندی‌های قانونی جاری تولید کنید.

چارچوب قانونی قابل‌اجرا برای انطباق کارفرما در حقوق کار

انطباق قانونی کارفرما در حقوق کار در یک بدنه هنجاری متراکم، دستیابی به حقوق ملی و اروپایی، نقش می‌ایفا می‌کند.

کد کار (بخش‌های قانونی و مقررات): پایه بنیادی، تمام روابط کار فردی و جمعی را تنظیم می‌کند. مواد L1221-1 و بعدی قرارداد کار را قاب‌بندی می‌کنند، درحالی‌که مواد L4121-1 تا L4121-5 تعهدات ایمنی کارفرما را تعریف می‌کنند.

دستورالعمل (EU) 2019/1152 مورخ 20 ژوئن 2019 در خصوص شرایط کار شفاف و قابل‌پیش‌بینی در اتحادیه اروپا، اعمال‌شده در حقوق فرانسوی توسط فرمان n°2022-1173 مورخ 25 آگوست 2022: الزامی می‌کند سند اطلاعات منحصربه‌فرد (DUI) را در هفت روز پس از استخدام تسلیم کند.

مقررات eIDAS n°910/2014 و جانشین آن eIDAS 2.0 (مقررات (EU) 2024/1183): سطوح امضاء الکترونیکی (ساده، پیشرفته، معتبر) و ارزش قانونی آن‌ها را تعریف می‌کنند. طبق ماده 25 eIDAS، امضاء الکترونیکی معتبر (SEQ) اثرات قانونی یکسان با امضاء دستنویس در تمام ایالت‌های اعضا ایجاد می‌کند. برای قراردادهای کار، امضاء الکترونیکی پیشرفته (SEA) سطح تضمین کافی در بسیاری از موارد فراهم می‌کند.

کد مدنی، مواد 1366 و 1367: ماده 1366 سند الکترونیکی را معادل سند بر روی کاغذ، تحت شرط شناسایی درست فرد و تدوین و نگهداری سند در شرایط تضمین‌کننده یکپارچگی آن، می‌شناسد. ماده 1367 تعریف می‌کند که امضاء الکترونیکی شامل استفاده از روشی قابل‌اعتماد برای شناسایی امضاء‌کننده تضمین‌کننده ارتباط آن با عمل است.

RGPD n°2016/679 مورخ 27 آپریل 2016: برای تمام پردازش‌های داده‌های شخصی کارمندان قابل‌اجرا است. عدم رعایت تعهدات RGPD کارفرما را در معرض جریمه‌هایی قرار می‌دهد که می‌تواند به 4٪ گردش مالی جهانی ساالنه یا 20 میلیون یورو برسد (ماده 83 RGPD). در فرانسه، CNIL چندین تنبیه قابل‌توجه‌ای علیه کارفرمایان برای تخلف از تعهدات RGPD در زمینه منابع انسانی صادر کرده است.

استانداردهای ETSI EN 319 132 و EN 319 122: امضاء الکترونیکی پیشرفته XAdES و CAdES را تعریف می‌کنند و بین‌القومی‌سازی و طول‌مدت امضا را تضمین می‌کنند.

قانون n°2021-1018 مورخ 2 آگوست 2021 (قانون سلامت شغلی): تعهدات جلوگیری درجه یک را تقویت می‌کند، به‌ویژه به‌روزرسانی و آپلود دیجیتالی DUERP.

فرمان‌های Macron مورخ 22 سپتامبر 2017 (n°2017-1385, n°2017-1386, n°2017-1387, n°2017-1388): حقوق کار را به عمق اصلاح می‌کند، CSE را اجرا می‌کند و چارچوب مذاکره جمعی را انعطاف‌پذیر می‌کند.

کارفرمایی که این متون را نادیده می‌گیرد از تنبیهات کیفری (مانع حقوقی، کار پنهان)، مدنی (باطل‌شدگی اقدامات، خسارات) و اداری (دستور DRIEETS، بسته شدن اداری) در معرض قرار می‌گیرد. استفاده از ابزارهای دیجیتالی معتبر این ریسک‌ها را به طور قابل‌توجهی کاهش می‌دهد.

سناریوهای استفاده: نحوه ایمن‌سازی انطباق قانونی حقوق کار توسط شرکت‌ها

سناریو 1: یک کسب‌وکار کوچک و متوسط خدمات با 80 کارمند امضاء قراردادها و الحاقیات را تسریع می‌کند

یک کسب‌وکار کوچک و متوسط در بخش خدمات فناوری اطلاعات، مدیریت حدود 80 کارمند در CDI و مراجعه منظم به تقویت CDD فصلی، با تأخیر میانگین 8 تا 12 روز برای جمع‌آوری امضاء بر روی قراردادهای کار و الحاقیات مواجه بود. این تأخیرها شرکت را در معرض خطر عدم‌انطباق نسبت به تعهد ارائه DUI در هفت روز (دستورالعمل 2019/1152) قرار می‌داد. با استقرار راه‌حل امضاء الکترونیکی پیشرفته یکپارچه‌شده با SIRH خود، کسب‌وکار میانگین تأخیر امضاء را کمتر از 24 ساعت کاهش داد. نرخ اسناد امضاء‌شده در مهلت قانونی از 61٪ به 97٪ افزایش یافت. صرفه‌جویی‌های متحقق‌شده در هزینه‌های چاپ، ارسال پستی و مدیریت اسناد تقریباً 8500 یورو در سال برآورد شد، یعنی ROI مثبت از ماه چهارم استفاده.

سناریو 2: گروه صنعتی 350 کارمندی DUERP خود و پروتکل‌های ایمنی را دیجیتال‌سازی می‌کند

یک گروه صنعتی اندازه متوسط، فعال بر روی سه سایت تولید و اشتغال 350 همکار، باید به تعهد آپلود دیجیتالی DUERP تدوین‌شده توسط قانون سلامت شغلی 2021 پاسخ دهد. تعدد سایت‌ها و پیچیدگی به‌روزرسانی ساالنه عدم‌انطباق‌های مستند و خطر بالای غیرقابل‌استناد سند در صورت نظارت ایجاد می‌کرد. با دیجیتال‌سازی کل فرایند — تدوین مشترک، تأیید توسط اعضای CSE از طریق امضاء الکترونیکی، آپلود خودکار بر روی پورتال OPCO — گروه زمان به‌روزرسانی ساالنه DUERP را سه برابر کاهش داد (از 6 هفته به 2 هفته). ردیابی تقویت‌شده امکان نشان‌دادن انطباق را در مورد نظارت ناگهانی تفتیش کار فراهم کرد، جلوگیری از دستور DRIEETS.

سناریو 3: شبکه رسمی‌ها در صنعت غذا سریع توافق‌های شرکتی و مذاکرات الزامی خود را ایمن می‌کند

شبکه رسمی‌ها در صنعت غذا سریع، گروه‌بندی حدود 30 تأس