Datenschutzrichtlinie
Zuletzt aktualisiert: 14. April 2026
1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Der Datenverantwortliche für die über die Plattform Certyneo erfassten Daten ist das Unternehmen Certyneo SAS mit Sitz in 7 rue du Faubourg Saint-Honoré, 75008 Paris, Frankreich, eingetragen im Handelsregister von Paris unter der Nummer 930 253 148. Für Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten können Sie uns unter privacy@certyneo.com kontaktieren.
2. Erfasste Daten
Wir erfassen die Daten, die Sie uns direkt mitteilen (Name, Vorname, E-Mail, gehashtes Passwort, Funktion, Unternehmen, Telefonnummer), die Dokumente, die Sie zum Signieren hochladen, sowie technische Metadaten, die für den Service erforderlich sind (IP-Adresse, User-Agent, Zeitstempel, Sitzungs-IDs).
3. Zwecke der Verarbeitung
Ihre Daten werden verarbeitet für: (i) Bereitstellung und Betrieb des Diensts für elektronische Signaturen, (ii) Gewährleistung der Beweiskraft der ausgegebenen Signaturen, (iii) Abrechnung Ihres Abonnements, (iv) Sicherung der Plattform und Betrugsprävention, (v) Versendung von Service-Mitteilungen an Sie, und (vi) Erfüllung unserer rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen.
4. Rechtsgrundlage
Die Verarbeitungen basieren auf der Erfüllung des Vertrags zwischen uns (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. b RGPD), der Erfüllung von Rechtsverpflichtungen (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. c) und unseren berechtigten Interessen, unseren Service zu sichern (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. f). Keine Verarbeitung zu Werbezwecken erfolgt ohne Ihre vorherige explizite Zustimmung.
5. Empfänger
Ihre Daten sind für unsere technischen und Support-Teams, die ausdrücklich bevollmächtigt sind, sowie für unsere derzeitigen Auftragsverarbeiter zugänglich: Hosting-Anbieter (IONOS, Europäische Union), Transaktions-E-Mail-Service (Resend) und OTP-SMS-Service (Twilio Verify). Alle unsere Auftragsverarbeiter sind vertraglich gebunden und bieten ausreichende Sicherheitsgarantien. Die aktuelle Liste ist auf Anfrage unter privacy@certyneo.com verfügbar.
6. Hosting und Standort
Ihre Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union (Deutschland) gehostet. Keine personenbezogenen Daten werden ohne angemessene Garantien außerhalb der EU übertragen (Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission).
7. Aufbewahrungsdauer
Die Daten Ihres Kontos werden aufbewahrt, solange Sie Nutzer des Services sind. Unterzeichnete Dokumente und deren Audit-Nachweis werden 10 Jahre nach der Unterzeichnung aufbewahrt, gemäß eIDAS-Verordnung und Bürgerliches Gesetzbuch. Technische Daten (Logs) werden maximal 12 Monate aufbewahrt.
8. Ihre Rechte
Gemäß RGPD haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenportabilität und Widerspruch bezüglich Ihrer Daten. Sie können diese Rechte über Ihr Dashboard oder durch Schreiben an privacy@certyneo.com ausüben. Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei der CNIL (www.cnil.fr) einzureichen.
8.bis Datenschutzbeauftragt(er) (DPO)
Certyneo vertraut auf einen externen gemeinsamen Datenschutzbeauftragten über die DPO-Consulting-Kanzlei. Sie können ihn unter dpo@certyneo.com kontaktieren, wenn Sie Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten haben, und eine Beschwerde bei der CNIL (3, place de Fontenoy — TSA 80715 — 75334 Paris Cedex 07) einreichen, wenn Ihre Anfrage nicht beantwortet wird. Eine Anmeldung bei der CNIL im DPO-Register wurde im Rahmen unserer RGPD-Compliance durchgeführt.
9. Sicherheit
Wir implementieren die folgenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten: TLS 1.3-Verschlüsselung aller Kommunikationen (Caddy 2 + Let's Encrypt), scrypt-Hashing mit Salt und Timing-sichere Vergleich für Benutzerkennwörter, OTP Twilio Verify zur Einmalverwendung für erweiterte Signaturen, Einmal-Verifizierungs- und Passwort-Reset-Token mit kurzer Gültigkeit (1 Stunde), Rate Limiting pro Plan für sensible Endpunkte, zeitgestempelte Protokollierung jedes Schritts des Lebenszyklus einer Enveloppe (Audit-Log), Objektspeicher mit aktivierter Versionierung für unterzeichnete Dokumente, eingeschränkter Zugriff auf Daten durch Administratoren. Eine detaillierte Liste unserer Sicherheitspraktiken finden Sie auf der Seite /security.
10. Cookies
Wir verwenden nur Cookies, die für den Betrieb des Services erforderlich sind (Sitzungsverwaltung, Spracheinstellungen, CSRF-Schutz). Keine Third-Party-Analyse- oder Werbe-Cookies werden ohne explizite Zustimmung gesetzt.
11. Änderungen
Diese Richtlinie kann sich ändern, um Änderungen unseres Services oder der geltenden Vorschriften widerzuspiegeln. Wesentliche Änderungen werden Ihnen per E-Mail mitgeteilt. Das Datum der letzten Aktualisierung finden Sie am Kopf dieser Seite.
Bei Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten kontaktieren Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter privacy@certyneo.com.