Uchovávání elektronicky podepsaných dokumentů

Proč je uchování nezbytné

Proč je uchování nezbytnéElektronický podpis má hodnotu pouze v případě, že důkaz zůstane dohledatelný a ověřitelný. Spory mohou vzniknout 5, 8 nebo 10 let po podpisu. Proto je důležitá správnáarchivace ⬥⬥⬥.

archivace ⬥⬥⬥.

• Zákonná doba trvání ve FranciiObchodní smlouvy ⬥⬥⬥: 10 let (článek L.123-22)
• Pracovní smlouvy ⬥⬥⬥: 5 let po skončení ⬬⬥1⬥fakturace: ⬥⬬⬥0 6 let (daň)Pracovní smlouvy ⬥⬥⬥: 5 let po skončení ⬬⬥1⬥fakturace: ⬥⬬⬥0 6 let (daň)
• Pronájmy ⬥⬥⬥: doba trvání + 5 letPojistné smlouvy ⬥⬥⬥: 2 až 10 let v závislosti na typu
• Pojistné smlouvy ⬥⬥⬥: 2 až 10 let v závislosti na typuNotářské zápisy ⬥⬥0 let ⬥⬥:
• aaudit trail za nejdelší použitelné období.
• audit trail za nejdelší použitelné období.Archivní formáty

Několik formátů PAdES koexistuje:Několik formátů PAdES koexistuje:PAdES-B-B ⬥⬥⬥: jednoduchý podpis

PAdES-B-T ⬥⬥⬥ES-⬥⬥⬥⬥ES---t PAdES: + kvalifikované časy ⬥⬥⬥: + řetězec certifikátů (offline ověřování)

PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodická časová razítka (platnost více desetiletí)

• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodická časová razítka (platnost více desetiletí)Pro dlouhodobé dokumenty zvolte ⬥⬥⬥.
• Elektronický archivační systém (SAE)SAE se zárukou důkazní hodnoty:
• SAE se zárukou důkazní hodnoty:Integrita (ověřené otisky prstů)
• Autenticita (podpis zůstal v platnosti)Autenticita (podpis zůstal v platnosti)

zpětná sledovatelnost (export konzultací) možné)Francouzská normaNF Z42-013

NF Z42-013

specifikuje požadavky.

• Osvědčené postupy
• Osvědčené postupy
• Uchovávejte PDF + auditní záznam, nikdy jeden bez druhého
• Uložte v několika kopiích (geografická redundance)

Pravidelně kontrolujte integritu (6–12 měsíců)Pravidelně kontrolujte integritu (6–12 měsíců)⬥⬥⬥ Doba obnovy dokumentu ročně⬥ testujte podle typu dokumentu⬥⬥⬥ Časté chyby

Ponechat pouze PDF

• Ukládat na jediné médium
• Ukládat na jediné médium
• Použít cloud bez klauzule o zachování
• Zapomenout na konkrétní doby trvání (bankovnictví, zdraví)
• Zapomenout na konkrétní doby trvání (bankovnictví, zdraví)

Ztráta klíčů, pokud je archiv zašifrován externím způsobem ⬬d archivace ⬬d archivace

• Interní ⬥⬥⬥: úplná kontrola, počáteční investice.
• Outsourcováno ⬥⬥⬥: prostřednictvím platformy nebo poskytovatele služeb. Nižší náklady, provozní vykládka, kontrolní doložky o vratnosti.
• Outsourcováno ⬥⬥⬥: prostřednictvím platformy nebo poskytovatele služeb. Nižší náklady, provozní vykládka, kontrolní doložky o vratnosti.
• Většina malých a středních podniků upřednostňuje externí archivaci, která je součástí plánu.
• Jak vám Certyneo pomáhá

Jak vám Certyneo pomáhá

Certyneo zahrnuje10letou archivacive všech plánech. Každý dokument je uchován pomocí PDF PAdES-B-T, úplný audit trail, metadata. Infrastruktura replikovaná v EU (Německo, IONOS) s verzováním. Exportujte archivy jedním kliknutím.ve všech plánech. Každý dokument je uchován pomocí PDF PAdES-B-T, úplný audit trail, metadata. Infrastruktura replikovaná v EU (Německo, IONOS) s verzováním. Exportujte archivy jedním kliknutím.

Objevte řešení pro elektronický podpis Certyneo

FAQ

Potřebuji certifikovaný SAE?Potřebuji certifikovaný SAE?Nevyžaduje se, ale doporučuje se pro dokumenty s vysokým podílem. NF Z42-013 poskytuje předpoklad spolehlivosti.

Mohu si ponechat pouze PDF?

Mohu si ponechat pouze PDF?

Technicky ano, ale samostatný audit trail je stále užitečný.

Pokud moje platforma zmizí?

PADES PDF zůstávají ověřitelné offline. Pravidelně exportujte auditní záznam.

PADES PDF zůstávají ověřitelné offline. Pravidelně exportujte auditní záznam.

Je archivace drahá?

Ne, velmi úsporné ve srovnání s papírem. Většina platforem jej obsahuje.

Ne, velmi úsporné ve srovnání s papírem. Většina platforem jej obsahuje.

Kdy začíná 10leté období?

Obchodní smlouva: konec realizace. Pracovní smlouva: konec smlouvy.

Závěr

Závěr

Konzervace je životní pojištění vašich podpisů. Vyberte dlouhý a solidní archiv, pravidelně jej kontrolujte.

Vyzkoušejte Certyneo k odesílání, podepisování a sledování vašich dokumentů online jednoduše, rychle a bezpečně.