Signatura electrònica per a les col·lectivitats territorials

Per què la signatura electrònica s'ha convertit en imprescindible per a les col·lectivitats

La desmaterialització dels procediments administratius és avui una prioritat per a les alcaldies, departaments, regions i establiments públics locals. Des de l'entrada en vigor de l'ordenança núm. 2014-1329 del 6 de novembre de 2014 relativa a les deliberacions a distància dels òrgans deliberants de les col·lectivitats territorials, i més encara amb el programa Acció Pública 2022 impulsat pel govern, la signatura electrònica per a les col·lectivitats territorials s'ha imposat com a palanca estratègica de modernització. En 2026, gairebé el 87 % de les regions franceses han desplegat almenys un dispositiu de signatura digital segons les dades de l'SGMAP, i el moviment s'estén ara a les communes de menys de 3.500 habitants.

La generalització de la desmaterialització dels contractes dins de les col·lectivitats — mercats públics, convenis de col·laboració, deliberacions, ordenances — respon a una triple lògica: eficiència operacional, seguretat jurídica i exigència ciutadana de transparència. Aquest article et guia a través dels fonaments reglamentaris, els nivells de signatura aplicables, els casos d'ús concrets i les bones pràctiques a adoptar per aconseguir la teva transició digital.

Un context reglamentari en plena consolidació

La directiva europea sobre la contractació de mercats públics (2014/24/UE), transposada al dret francés per decret núm. 2016-360, imposa la desmaterialització completa dels procediments de compra pública per sobre de 40.000 € HT des de l'1 d'octubre de 2018. En paral·lel, el reglament eIDAS núm. 910/2014 ha establert un marc harmonitzat per a la recognició mútua de signatures electròniques a tots els estats membres, una base que la revisió eIDAS 2.0 (Reglament UE 2024/1183, en vigor des de maig de 2024) reforça encara més amb la introducció de la cartera d'identitat digital europea (EUDIW).

Per a les col·lectivitats territorials, això significa concretament que qualsevol acte que vinculem la persona jurídica — ordenança municipal, mercat públic, conveni de delegació de servei públic — pot i ha de poder ser signat electrònicament, sempre que es triï el nivell correcte de signatura segons la natura i el risc de l'acte.

Els tres nivells de signatura electrònica aplicables a les col·lectivitats

El reglament eIDAS distingeix tres nivells de signatura, la pertinència dels quals varia segons l'acte administratiu en qüestió.

La signatura electrònica simple (SES)

La signatura electrònica simple constitueix el nivell mínim. Es basa en dades electròniques adjuntes a altres dades (un clic d'acceptació, una adreça de correu electrònic verificada) sense limitació de certificació tercera. Convé als actes amb baix risc jurídic: confirmacions de recepció, convocatòries internes, formularis administratius comuns. Per a un municipi, pot utilitzar-se per a la gestió de registres en línia o la confirmació de cites administratives.

Atenció: la signatura simple ofereix només una presumpció limitada de fiabilitat i la seva oposabilitat en procediments contenciosos pot ser qüestionada. Per tant, és inadequada per a contractes que comportin despeses significatives o actes subjectes a control de legalitat.

La signatura electrònica avançada (SEA)

La signatura avançada està vinculada de manera única al signatari, permet identificar-lo, es crea a partir de dades que el signatari pot mantenir sota el seu control exclusiu, i està vinculada a les dades signades de manera que pot detectar qualsevol modificació posterior. Generalment es basa en un certificat digital emès per un proveïdor de serveis de confiança qualificat (PSCQ) referenciada a la llista de confiança francesa (Trust Service Status List – TSL).

Per a mercats públics sota llindar i convenis de col·laboració entre col·lectivitats, la signatura avançada representa un bon equilibri entre seguretat i fluïdesa operacional. Moltes solucions SaaS modernes, inclosa Certyneo, permeten desplegar aquest nivell amb autenticació forta (OTP SMS + verificació documental), sense necessitat de clau física.

La signatura electrònica qualificada (SEQ)

La signatura qualificada és el nivell més elevat previst per eIDAS. Es basa obligatòriament en un certificat qualificat emès per un PSCQ acreditat, i generalment es crea amb un dispositiu de creació de signatura qualificat (QSCD) — targeta intel·ligent, token USB o, des d'eIDAS 2.0, servei de creació de signatura a distància qualificat. Gaudeix d'una presumpció legal d'equivalència amb la signatura manuscrita a tots els estats membres (article 25§2 del reglament eIDAS).

Aquesta signatura es recomana — fins i tot és obligatòria — per als actes més sensibles: delegacions de signatura de l'alcalde o del president del consell departamental, mercats públics de gran abast, actes subjectes al control de legalitat prefectural. El cost i la complexitat de la implementació són més elevats, però la seguretat jurídica absoluta que proporciona la fa en l'estàndard incontestable per a les col·lectivitats que gestionen un gran volum de contractes d'alt enjeu.

Per a una visió comparativa de les solucions disponibles al mercat, el comparatiu de solucions de signatura electrònica de Certyneo et permetrà avaluar ràpidament les ofertes segons les teves limitacions pressupostàries i tècniques.

Desmaterialització de contractes: quins actes es veuen afectats en la pràctica?

La desmaterialització de contractes a les communes i alcaldies cobreix un espectre molt ampli d'actes administratius. Comprendre quins són prioritaris permet organitzar un desplegament progressiu i controlat.

Els mercats públics i acords-marc

Des de l'ordenança del 22 de març de 2019 que fixa les modalitats de posar a disposició els documents de la consulta i la comunicació entre els compradors i operadors econòmics, la signatura electrònica és obligatòria per als mercats formalitzats (llindars > 215.000 € HT per a subministraments i serveis). L'AAPC (Avís d'Appel Públic a la Concurrència), el CCAP, el CCTP i els actes de compromís han de ser signats pel representant legal de la col·lectivitat i pel titular del mercat.

El perfil de comprador (plataforma de desmaterialització de mercats públics) ha de ser interoperable amb les eines de signatura. Una integració API amb una solució com Certyneo permet automatitzar l'enviament de documents, la recopilació de signatures i l'arxiu a valor probatori en una caixa de seguretat digital conforme a la NF Z 42-013.

Els convenis i deliberacions

Els convenis de delegació de servei públic (DSP), els convenis d'ocupació del domini públic, els convenis de col·laboració amb associacions o altres persones jurídiques, així com les deliberacions del consell municipal o de l'assemblea deliberant poden desmaterialitzar-se tots. Per a aquestes últimes, el decret núm. 2020-1407 del 18 de novembre de 2020 ha relaxat les condicions per al recurs a reunions a distància, obrint el camí a la signatura electrònica dels actes.

Els actes d'estat civil i les ordenances administratives

Les ordenances de perill, les ordenances de policia administrativa, els actes d'urbanisme (permisos de construcció, declaracions prèvies) també poden ser signats electrònicament. La Direcció d'Informació Legal i Administrativa (DILA) ha desenvolupat el portal @ctes per a la transmissió desmaterialitzada dels actes subjectes a control de legalitat a la prefectura, amb integració de la signatura electrònica de l'alcalde o del president.

Si la teva col·lectivitat també desplega la signatura electrònica en els seus processos de RH — recrutament, esmenes de contracte, formacions —, la guia dedicada a la signatura electrònica per a RH et proporcionarà un marc de referència precís.

Triar i desplegar una solució de signatura digital adaptada a les limitacions públiques

Les col·lectivitats territorials es fan front a limitacions específiques que les solucions generalistes del mercat no sempre integren: allotjament de dades al territori nacional o europeu, compatibilitat amb els sistemes d'informació existents (Berger-Levrault, Sedit Marianne, Civil Net...), gestió de les autoritzacions per delegació, i exigències de traçabilitat per a l'arxiu legal.

Criteris de selecció d'una solució conforme

Diversos criteris han de guiar l'elecció:

• Qualificació del proveïdor: el proveïdor ha de figurar a la llista de confiança nacional (TSL francesa publicada per l'ANSSI) o a la llista europea consolidada (EU Trusted Lists). La qualificació eIDAS és una garantia mínima innegociable.
• Allotjament sobirà: les dades tractades per les col·lectivitats freqüentment pertanyen a secrets administratius o dades de caràcter personal al sentit del RGPD. Un allotjament certificat HDS (Hostatger de Dades de Sanitat) o qualificat SecNumCloud és fortament recomanat per als tractaments més sensibles.
• Interoperabilitat: la solució ha d'integrar-se via API REST amb els sistemes de gestió de la relació de l'usuari (GRU), els programaris de gestió i les plataformes de mercats públics (AWS, Klekoon, e-Mercats públics...).
• Arxiu a valor probatori: el document signat, acompanyat de les seves metadades (marca temporal qualificada, cadena de certificats, informe de verificació), ha d'ser arxivat en un sistema conforme a NF Z 42-013 o ISO 14721 (OAIS).
• Gestió de delegacions i autoritzacions: un municipi ha de poder configurar fluxos de signatura que reflecteixin les seves delegacions internes (delegació de l'alcalde al DGA, signatura conjunta de dos elegits, etc.).

Implementació progressiva: el mètode recomanat

La DGFIP i l'AMF (Associació dels Alcaldes de França) recomanen una aproximació en tres fases: (1) auditoria de l'existent i cartografia dels actes a desmaterialitzar, (2) pilot en un perímetre limitat (per exemple: mercats de subministraments comuns), (3) generalització amb formació dels agents i comunicació amb els soci externs.

L'eina calculador ROI de Certyneo pot ajudar-te a quantificar el retorn de la inversió esperat segons el volum de contractes tractats anualment per la teva col·lectivitat, tenint en compte els costos d'impressió, affrancament, emmagatzematge físic i gestió administrativa.

Finalment, per a les col·lectivitats ja equipades amb una solució existent i que desitgen migrar a una plataforma més rendible, l'oferta de migració a Certyneo ofereix acompanyament clau en mà incloent la represa de dades i la continuïtat dels fluxos en curs.

Marc legal aplicable a la signatura electrònica en les col·lectivitats territorials

La signatura electrònica utilitzada per les col·lectivitats territorials s'inscriu en una estratificació normativa coherent que convé dominar per assegurar cada acte desmaterialitzat.

Codi civil, articles 1366 i 1367: L'article 1366 disposa que "l'escrit electrònic té la mateixa força probatòria que l'escrit en suport de paper, under la reserva que pugi identificar-se degudament la persona de la qual emana i que sigui establert i conservat en condicions de natura a garantir-ne la integritat." L'article 1367, per la seva part, reconeix la validitat de la signatura electrònica quan "consisteix en l'ús d'un procediment fiable d'identificació garantint la seva vincle amb l'acte al qual s'adscriu", amb una presumpció de fiabilitat reforçada quan s'utilitza la signatura qualificada eIDAS.

Reglament eIDAS núm. 910/2014 del Parlament Europeu i del Consell: Aquest reglament, directament aplicable a tots els estats membres, defineix els tres nivells de signatura electrònica (simple, avançada, qualificada), estableix les exigències aplicables als proveïdors de serveis de confiança qualificats i garanteix la recognició transfronterera de les signatures qualificades (article 25). La revisió eIDAS 2.0 (Reglament UE 2024/1183) reforça aquestes disposicions i introdueix la cartera d'identitat digital europea (EUDIW).

Reglament RGPD núm. 2016/679: El tractament de les dades de caràcter personal dels signataris (identitat, coordinació, dades biomètriques eventualment) es sotmet als principis de minimització, finalitat i seguretat del RGPD. Les col·lectivitats han de mantenir un registre dels tractaments i assegurar que el seu proveïdor actua com a subcontractista amb un DPA (Acord de Processament de Dades) conforme a l'article 28.

Directiva NIS2 (UE 2022/2555): Transposada al dret francés per la llei núm. 2023-703 de l'1 d'agost de 2023 i els seus decrets d'aplicació, la directiva NIS2 imposa a les administracions públiques — incloent les col·lectivitats de mida significativa — exigències reforçades en ciberseguretat, especialment la gestió dels riscos relacionats amb la cadena de subministrament digital. El proveïdor de signatura ha de poder documentar les seves mesures de seguretat.

Normes ETSI EN 319 132 i EN 319 122: Aquestes normes defineixen els formats de signatura electrònica avançada (XAdES, CAdES, PAdES) acceptats en mercats públics. El format PAdES-B-LTA (Signatura Electrònica Avançada PDF amb Arxiu a Llarg Termini) és especialment recomanat per a documents contractuals que han de conservar-se durant llargs períodes.

Ordenança núm. 2014-1329 i decret núm. 2020-1407: Aquests textos enquadren les deliberacions a distància i la signatura electrònica dels actes dels òrgans deliberants de les col·lectivitats territorials.

Riscos jurídics en cas de no-conformitat: Un acte signat amb un nivell de signatura inadequat o per un proveïdor no qualificat pot ser anul·lat pel jutge administratiu en cas de litigi. El control de legalitat prefectural pot també rebutjar els actes transmesos a través de canals no conformes. Per tant, és imprescindible que el Delegat de Protecció de Dades (DPD) i el servei jurídic de la col·lectivitat validin el marc de desplegament abans de qualsevol trànsit en producció.

Escenaris d'ús concrets en les col·lectivitats territorials

Escenari 1 — Un municipi de mida mitjana desmaterialitza els seus mercats públics de viació

Un municipi d'aproximadament 25.000 habitants gestiona cada any entre 40 i 60 mercats públics, dels quals vint per sobre del llindar de posada en concurrència formalitzada. Abans de la desmaterialització, cada mercat requeria la impressió de 3 a 5 exemplars del dossier contractual, un circuit de signatura física que implica l'alcalde, el DGA i el comptable públic (representant de la DGFIP), llavors un enviament recomanat al titular i a la prefectura per control de legalitat. El termini mitjà entre l'adjudicació i la notificació del mercat assoliva els 18 dies hàbils.

Després del desplegament d'una solució de signatura electrònica qualificada integrada al seu perfil de comprador, el municipi ha reduït aquest termini a 4 dies hàbils, és a dir una reducció del 78 %. Les estalvis directes en costos d'impressió, affrancament i gestió arxivística han estat estimats en aproximadament 12.000 € per any. El control de legalitat, ara realitzat a través del portal @ctes amb signatura electrònica, es realitza en 48 hores contra 7 dies en mitjana anteriorment.

Escenari 2 — Un departament desmaterialitza els seus convenis de subvenció a les associacions

Un consell departamental atribueix cada any més de 1.200 subvencions a associacions locals, cadascuna donant lloc a un conveni bilateral. La gestió de paper mobilitzava un equip de 4 agents a temps parcial durant 3 mesos per any, amb una taxa de retorn de convenis signats dins dels terminis lleugerament superior al 60 % — les associacions sovint tardant en retornar els documents signats.

Després del desplegament d'una solució de signatura electrònica avançada en marca blanca, el departament ha automatitzat l'enviament dels convenis per via electrònica amb recordatoris automàtics. La taxa de signatura dins dels terminis ha augmentat al 94 % des del primer any. El guany en equivalents de temps complet representa aproximadament 1,2 ETP/any. L'arxiu automàtic en una caixa de seguretat digital conforme ha permès també reduir els costos d'emmagatzematge físic del 35 %.

Escenari 3 — Una intercomunalitat assegura les seves deliberacions de consell comunitari

Una comunitat d'aglomeració que agrupa 18 municipis celebra en mitjana 12 consells comunitaris per any, cadascun produint entre 20 i 50 deliberacions. La signatura física de cada deliberació pel president i els vicepresidents delegats implicava una logística pesada, amb desplaçaments de vegades difícils per als elegits residint als municipis perifèrics.

En desplegar un flux de treball de signatura qualificada a distància, permetent a cada elegit appossar la seva signatura des del seu telèfon intel·ligent o ordinador amb el seu certificat personal, la intercomunalitat ha eliminat les limitacions geogràfiques i ha reduït el termini de finalització de deliberacions de 12 dies a 2 dies en mitjana. L'estalvi en desplaçaments (despeses quilomètriques, temps agent) ha estat avaluat en aproximadament 8.500 € per any. La traçabilitat completa de signatures i marques temporals ha, a més, simplificat les respostes als recursos contenciosos.

Conclusió

La signatura electrònica s'ha imposat com una eina estructurant de la modernització de les col·lectivitats territorials. Ja sigui de mercats públics, convenis de col·laboració, deliberacions o ordenances administratives, la desmaterialització de contractes a l'alcaldia i als municipis ofereix guanys mesurables: reducció dels terminis de processament, estalvis directes en costos administratius, reforçament de la seguretat jurídica dels actes i millora de la relació amb els soci i proveïdors. El marc reglamentari — eIDAS, Codi civil, RGPD, NIS2 — proporciona una base sòlida per assegurar aquesta transició, sempre que es triï un proveïdor qualificat i es calibri el nivell de signatura al risc de cada acte.

Certyneo acompanya les col·lectivitats territorials en aquesta transformació amb una plataforma conforme eIDAS, allotjada a Europa, dotada de gestió avançada de delegacions i integració API amb els principals sistemes d'informació públics. Descobreix els nostres tarifs i les nostres ofertes dedicades al sector públic o contacta el nostre equip per a una demostració personalitzada.