Reduir el consum de paper a les empreses

Per què reduir el paper

Per què reduir el paper

Un empleat francès consumeix de mitjana entre 70 i 80 kg de paper a l'any a l'oficina. El cost total (paper + impressió + arxivament) representa el 2-3% dels costos administratius. L'impacte ambiental és important: fabricació, transport, destrucció.

Reduir el paper és alhora un enfocament de RSC, un guany econòmic i un accelerador de la productivitat.

• Principals articles de paperContractes i documents signats ⬥⬥⬥: 20-30% del volum
• Impressió interna(notes, presentacions, reunions): 30-40%
• entrant i sortint: 15-20%
• Factures i documents comptables: 10-15%
• : 10-15%Arxius ⬥⬥⬥: existències en creixement

Atacar massivament cadascuna d'aquestes eines en general amb la posició correcta.

Palanques principals

1. Signatura electrònica

Substitueix la impressió/signatura/escaneig del 80% dels documents contractuals.Més informació ⬥⬥⬥.2. Facturació electrònica

Obligació progressiva 2026-2027, oportunitat d'anticipar.

3. EDM (Gestió electrònica de documents)

Centralitza els documents en un sistema navegable en lloc d'arxivar.

4. Cultura "Pensa abans d'imprimir"

4. Cultura "Pensa abans d'imprimir"

Establiu les impressores a R/V de manera predeterminada, en b/n, autenticació en imprimir.

5. Desmaterialització dels fluxos entrants

OCR del correu entrant i encaminament automàtic.

Impacte del carboni

1 tona de paper = ~1,5 tones de CO2 emeses (fabricació + transport). Una pime de 50 persones consumeix ~4 tones de paper/any, o ~6 tones de CO2.

Reduir el paper en un 60-80% = 4-5 tones de CO2 evitades anualment. Argument fort de RSE, mesurable en una petjada de carboni.

Metodologia “zero paper”

1. Auditoriaconsum actual (fotocopiadores + compres)
2. IdentificarIdentificar
3. els 5 processos més consumidorsEines que impliquen signatura, DM, ⬥⬥⬥⬥
4. Canvi d'hàbits ⬥⬥⬥: R/V, b/n, impressió autenticadaMesura
5. cada trimestreBeneficis quantitatius

reducció de paper normal: -80% més de -80%

• estalvi directe: 500-2.000 €/any/empleat
• espai alliberat: 1-2 m² per empleat de l'arxiu
• Estalvi de temps: cada impressió elimina 1-2 minuts de la cadena
• sense entrenaments freqüents canvieu)

sense entrenaments freqüents canvieu)

• Escanegeu-ho tot (OCR imprescindible per trobar)
• Oblideu les obligacions legals de retenció
• No configureu impressores
• Com us ajuda Certyneo

Certyneo substitueix la majoria de les vostres comandes contractuals, sense paper, sense pressupostos, sense ordres de compra, sense pressupostos. Cada sobre signat = s'han evitat múltiples impressions, més franqueig i presentació física.

Descobreix la solució de signatura electrònica Certyneo

PMF

Es pot eliminar completament el paper?

Rarament al 100%. L'objectiu realista és una reducció del 80-90%.

Quant costa la transició?

Quant costa la transició?

5.000 € a 30.000 € per a una PIME segons l'abast. ROI en 12-18 mesos.

Impacte de RSC mesurable?

Sí, -60 a -80% paper = -5 a -10 tones de CO2 per a una PIME.

S'han de digitalitzar els arxius en paper?

No tots. Prioritzar els arxius actius (darrers 10 anys).

És compatible amb les obligacions legals?

Sí, sempre que utilitzeu l'arxiu amb valor probatori (PAdES, NF Z42-013).

Conclusió

Reduir el paper és una de les accions de RSC més mesurables i rendibles. La signatura electrònica és la primera palanca que s'activa: impacte immediat i ràpid ROI.

Proveu Certyneo per enviar, signar i fer el seguiment dels vostres documents en línia de manera senzilla, ràpida i segura.