Què és una signatura electrònica? Guia 2026

Definició i context

Asignatura electrònicaés un procés tècnic que permet a una persona expressar el seu consentiment en un document digital, amb el mateix valor que una signatura manuscrita col·locada en paper. No es limita a la imatge d'una inicial enganxada en un PDF: darrere de la signatura, hi ha un mecanisme criptogràfic que vincula el signant amb el document i garanteix la seva integritat.

El marc de referència a Europa és el reglamenteIDAS(n°910/2014), que defineix tres nivells: simple, avançat, qualificat. Cada nivell correspon a diferents requisits sobre la identificació del signatari i la força de la prova.

Per què la signatura electrònica s'ha convertit en essencial

Actualment, les empreses processen desenes de documents contractuals a la setmana: contractes de treball, pressupostos, ordres de compra, mandats, arrendaments, NDA, etc. La circulació d'aquests documents en paper és car en temps i logística.

Alguns ordres de magnitud sovint citats a la professió:

• entra un contracte en paper2 i 5 diestornar signat de mitjana;
• es fa la mateixa operació en signatura electrònicad'uns minuts a unes hores;
• el cost complet d'un cicle de paper (impressió, enviament, arxiu, recordatori) és al voltantDe 15 a 35 € per document.

Més enllà dels números, la signatura electrònica ofereixtraçabilitat superior: cada pas té una marca de temps, es registra cada acció del signant i es captura l'adreça IP. El paper només deixa un gargot.

Com funciona una signatura electrònica?

El procés segueix sempre la mateixa lògica, independentment del proveïdor:

1. L'emissor envia un document (la majoria de vegades PDF) en una plataforma de signatura.
2. Afegeix els destinataris (signataris), col·loca els camps de signatura i estableix l'ordre.
3. Cada signant rep un enllaç segur per correu electrònic. Obre el document, es verifica l'autenticació (OTP per SMS per al nivell avançat per exemple), fa clic per signar.
4. La plataforma calcula una empremta digital criptogràfica del document, l'associa amb la identitat del signant i una marca de temps, i ho integra tot en el PDF final.
5. El PDF signat ara inclou unpista d'auditoria: registre marcat de temps de totes les accions, adreça IP, agent d'usuari, confirmació OTP.

Per anar més enllà de la mecànica, vegeucom funciona una signatura electrònica.

Els tres nivells eIDAS

La normativa europea distingeix tres nivells de signatura electrònica. Una bona pràctica consisteix a escollir el nivell adaptat a l'emissió del document, no agafar sistemàticament el més fort (més exigent = més costós en fricció per al signatari).

• Solter (SES): un simple clic o una casella de selecció és suficient. Apte per a documents de baix nivell: pressupostos, ordres de compra, acords interns.
• Avançat (AES): identificació del signant per un segon factor (OTP SMS + correu electrònic normalment). Vincle únic entre el signatari i el document. Apte per a contractes de treball, arrendaments, mandats.
• Qualificat (QES): certificat qualificat emès per un proveïdor de serveis de confiança aprovat (QTSP). Legalment equival a una signatura manuscrita a tota la UE. Reservat per a actes autèntics o molt formals.

Per a la distinció completa amb exemples, vegeusimple, avançat, qualificat: quines són les diferències.

Documents que es poden signar electrònicament

A la pràctica, gairebé tots els documents contractuals i comercials ara es signen electrònicament:

• contractes de treball (CDI, CDD, treball-estudis)
• pressupostos, ordres de compra, factures proforma
• acords de confidencialitat (NDA)
• mandats de vendes i gestió
• arrendaments residencials i comercials
• acords interempresarials, memoràndums d'entesa
• modificacions, poders, certificats

Alguns actes romanen exclosos o subjectes a condicions (actes notarials, actes d'estat civil, determinats procediments legals): comproveu el marc aplicable al vostre document abans de signar una signatura amb un fort valor probatori.

Com t'ajuda Certyneo

Certyneo és una plataforma de signatura electrònica europea, allotjada a la UE, compatible amb eIDAS i GDPR per disseny. Cobreix nivells simples (SES) i avançats (AES) amb autenticació de doble factor (correu electrònic + SMS OTP mitjançant Twilio Verify) i interfícies amb proveïdors de serveis qualificats per a signatures qualificades (QES) quan el cas d'ús ho requereix.

Cada sobre enviat a través de Certyneo genera automàticament un PDF signat amb peu de pàgina d'auditoria, un registre marcat de temps conservat durant 10 anys i una prova reutilitzable en cas de conflicte.

Descobriu la solució de signatura electrònica Certyneo

Preguntes freqüents

La signatura electrònica té el mateix valor que una signatura manuscrita?

Sí, sempre que el nivell de signatura s'adapti al document i que la identificació del signant així com la integritat del document siguin demostrables. A Europa, el reglament eIDAS estableix un principi de no discriminació: no es pot rebutjar una signatura com a prova pel simple fet de ser electrònica.

Quin nivell de signatura triar?

Per a la majoria dels casos quotidians (presupostos, ordres de compra, acords interns), una simple signatura és suficient. Per a un contracte de treball, un contracte d'arrendament o un mandat, trieu la signatura avançada. Per a un acte amb un valor legal molt fort, exploreu la signatura qualificada.

La signatura electrònica és gratuïta?

Algunes plataformes ofereixen un pla gratuït per a unes quantes signatures al mes. Més enllà d'això, l'eina esdevé cobrable.Consulteu la comparació gratuïta/de pagament.

Es pot signar des d'un telèfon intel·ligent?

Sí, totes les plataformes modernes permeten signar des d'un telèfon intel·ligent o tauleta. El signant fa clic a l'enllaç rebut per correu electrònic i pot signar directament a la pantalla tàctil.

Què passa en cas de conflicte?

La plataforma ofereix la pista d'auditoria completa a petició: marca de temps, adreça IP, autenticació, empremta digital criptogràfica. Aquesta prova reutilitzable és acceptada pels tribunals francesos i europeus sempre que compleixi amb eIDAS.

Conclusió

La signatura electrònica ja no és un gadget: és una eina de productivitat que divideix el cicle de signatura per 10, redueix els costos administratius i ofereix una major traçabilitat que el paper. Comenceu amb documents de poca aposta per familiaritzar-vos i, a continuació, expandiu-vos gradualment a tots els vostres processos.

Proveu Certyneo per enviar, signar i fer el seguiment dels vostres documents en línia de manera senzilla, ràpida i segura.