Digitalitzar els processos administratius

Per què digitalitzar els processos administratius

Els processos administratius (facturació, informes de despeses, baixes, comandes internes) solen ser els últims a digitalitzar-se tot i que consumeixen molt de temps. La seva digitalització allibera els equips per a tasques de valor afegit.

Processos a prioritzar

En disminuir el ROI:

1. Signatura de contractes: guany immediat, fricció eliminada
2. Informes de despeses: OCR + validació jeràrquica
3. Abandonar la gestió: flux de treball de validació + balanç automàtic
4. Facturació al client: generació, enviament, seguiment
5. Compres i comandes: pressupost → BC → factura
6. Incorporació / baixada: documents de RRHH + accés informàtic
7. Informes: taulers de control en temps real versus fulls de càlcul

Mètode de 5 passos

1. Mapa de processos

Enumera cada procés, els seus actors, les seves etapes, el seu volum, la seva durada actual.

2. Identificar punts de fricció

Temps perdut, errors, descontentament. Aquí és on el digital aportarà més.

3. Trieu les eines adequades

• signatura electrònica
• Eines de recursos humans/informes de despeses (Spendesk, Jenji)
• eines de validació (Zapier, Make, fluxos de treball personalitzats)
• CRM, ERP, EDM segons sigui necessari

4. Integrar les eines entre si

La productivitat real prové de la integració: evitar la reentrada, propagar-se automàticament.

5. Entrenar i mesurar

Formar usuaris, mesurar guanys, ajustar.

Exemple de flux de treball

Un procés d'administració típic: sol·licitud d'abandonament

• Abans: formulari en paper → oficina del gerent → RRHH → reintroduït al HRIS
• Després: entrada via Lucca/PayFit → gestor de validació en 1 clic → saldo actualitzat automàticament → Notificació de recursos humans

Guany: de 3 dies a 10 minuts.

Beneficis quantitatius

• Temps d'administració: -40 a -60%
• Errors d'entrada: -90%
• Satisfacció dels empleats: +30% normalment
• Temps de cicle(incorporació, comanda, facturació): dividit per 3 a 5

Errors comuns

• Digitalitzar el procés de paper tal com és (perdent l'oportunitat d'optimitzar)
• Apila les eines sense integrar-les
• No entrenar → resistència al canvi
• Ignorant el compliment del GDPR i l'arxiu legal
• Subestimar el cost d'integració

Com t'ajuda Certyneo

Certyneo cobreix el component de "signatura electrònica" de qualsevol projecte de digitalització de l'administració. S'integra amb eines de recursos humans (PayFit, Lucca), informes de despeses (Spendesk), CRM (HubSpot, Pipedrive), EDM (SharePoint, Drive).

Descobriu la solució de signatura electrònica Certyneo

Preguntes freqüents

Quant costa la digitalització?

Molt variable. Un àmbit de "signatura + informes de despeses + baixa" és d'uns 3-10 €/usuari/mes.

Quin ROI esperar?

De 6 a 18 mesos normalment, més curts per a cabals de gran volum.

Necessites un CIO per gestionar?

Recomanat per a empreses mitjanes, no necessari per a pimes que puguin comptar amb un consultor extern.

Totes les eines compleixen GDPR?

Afavorir les solucions de la UE per simplificar el compliment.

Com convèncer els equips?

Comença amb el procés més dolorós. El ROI visible desbloqueja la resta.

Conclusió

La digitalització de l'administració és una trajectòria, no un projecte de "big bang". Comenceu amb els fluxos amb el ROI més alt, mesureu i expandiu. En 18 mesos, l'empresa es va transformar.

Proveu Certyneo per enviar, signar i fer el seguiment dels vostres documents en línia de manera senzilla, ràpida i segura.