Descarregar i arxivar els documents signats per a un contracte públic de subministracions

Introducció: per què l'arxivament dels documents signats és crucial en els contractes públics de subministracions

Guanyar un contracte públic de subministracions constitueix només la primera etapa d'un procés administratiu i legal exigent. Un cop els documents contractuals s'han signat electrònicament — acta de compromís, PCAP, PCTP, bon de comanda — cal descarregar-los, conservar-los i arxivar-los en estricte conformitat amb les obligacions legals vigents. A França, aquestes obligacions conjuguen el dret de la contractació pública, el règlement eIDAS nº 910/2014 i les normes d'arxivament electrònic probatori. Descuidar aquesta etapa exposa tant l'adquisidor públic com el contractista a riscos contenciosos considerables: contestació del valor probatori del contracte, rebuig d'una auditoria de la Cort de Comptes, o fins i tot pèrdua de drets en cas de litigio sobre l'execució del contracte. Aquest article et guia pas a pas per descarregar i arxivar els teus documents signats en plena conformitat.

---

Comprendre el marc regulador de l'arxivament en els contractes públics

Les durades de conservació imposades pel Codi de la contractació pública

El Codi de la contractació pública (CCP) i les instruccions de la Direcció d'arxius de França fixen durades mínimes de conservació de les peces contractuals. Per a un contracte públic de subministracions, la regla general imposa una conservació de 10 anys a partir del final del contracte, conforme a la instrucció DAF/DPACI/RES/2009/018. Aquesta durada s'alinea amb el termini de prescripció de l'acció en responsabilitat contractual previst a l'article 2224 del Codi civil.

Per als contractes superiors als llindar europeus (actualment 143.000 € sense IVA per als adquisidors públics centrals i 221.000 € sense IVA per a altres entitats adjudicadores segons els reglaments delegats de la Comissió Europea vigents el 2026), es requereix la traçabilitat completa del procediment, inclosos els intercanvis desmaterialitzats en les plataformes de desmaterialització (perfils compradors).

El valor probatori de les signatures electròniques segons eIDAS

El règlement eIDAS nº 910/2014 distingeix tres nivells de signatura electrònica: simple, avançada i qualificada. En el context dels contractes públics de subministracions, la signatura electrònica avançada o qualificada es recomana — fins i tot s'imposa per alguns adquisidors públics — per garantir la integritat i autenticitat del document signat.

La signatura electrònica qualificada segons eIDAS gaudeix d'una presumpció legal de fiabilitat en virtut de l'article 25 del règlement: té un efecte jurídic equivalent a una signatura manuscrita en tots els Estats membres de la UE. Per conservar aquest valor probatori en el temps, és indispensable procedir a un segellat de temps qualificat i integrar el fitxer signat en un sistema d'arxivament electrònic (SAE) conforme.

L'obligació de conservació de l'escreix i de les metadades

Descarregar un PDF signat no és suficient. Per assegurar el valor legal de l'arxiu, cal conservar:

• El fitxer signat en format PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures, norma ETSI EN 319 132) o XAdES per als fitxers XML;
• La cadena de certificació completa del certificat del signant;
• El testimoni de segellat de temps qualificat (RFC 3161);
• Les metadades de la transacció: identitat del signant, data i hora UTC, adreça IP, identificador de la sessió de signatura.

Un simple export PDF sense aquests elements no permetrà provar l'autenticitat del document davant un jutge o durant un control de la Cort de Comptes.

---

Etapa 1 — Descarregar els documents signats des de la plataforma de signatura

Identificar els formats d'exportació disponibles

Després de la signatura de totes les parts (adquisidor públic i contractista), la teva plataforma de signatura electrònica ha de permetre descarregar diversos elements:

1. El document signat en format PAdES (PDF que integra les signatures en les metadades del fitxer);
2. L'informe de signatura o «certificat de signatura» — un fitxer separat que enumera els signants, els segellats de temps, les empremtes criptogràfiques (hash SHA-256) i les referències als certificats utilitzats;
3. L'arxiu ZIP complet que comprèn document + informe + proves d'auditoria.

Certyneo permet per exemple exportar amb un sol clic un arxiu ZIP normat que conté la totalitat d'aquests elements per a cada acta del teu contracte. Per comprendre les diferències entre solucions del mercat, consulta el nostre comparatiu de solucions de signatura electrònica.

Verificar la integritat del fitxer descarregat

Abans de qualsevol arxivament, és imperatiu controlar la validesa de la signatura en el fitxer descarregat. Aquesta verificació es pot efectuar:

• Via Adobe Acrobat Reader (panell «Signatures»);
• Via l'eina en línia de LTANS o de la Comissió Europea (llista de confiança TSL);
• Via l'API de validació del teu proveïdor de signatura.

Un fitxer vàlid mostrarà un estat de signatura «Valid» amb la cadena de confiança completa fins a un proveïdor de serveis de confiança qualificat (QSTP) inscrit en la llista de confiança europea.

Organitzar la denominació dels fitxers

Adopta una convenció de denominació sistemàtica per trobar ràpidament els teus documents:

``` [AAAA-MM-DD]_[Nº Contracte]_[Tipus-Doc]_[Signat].[extensió] Ex: 2026-05-26_2026-MP-042_Acta-Compromis_Signat.pdf ```

Aquesta rigorositat facilita les auditories i les cerques en la teva GED (Gestió Electrònica de Documents).

---

Etapa 2 — Arxivar els documents signats en conformitat amb les normes

Elegir entre conservació en una GED o un SAE homologat

Hi ha dos grans enfocaments per a l'arxivament dels documents signats dins del context dels contractes públics:

La GED segura: adequada per als contractes de baixa complexitat i per a estructures que disposen d'una infrastructura IT robusta. Assegura la integritat dels fitxers per hash però no sempre ofereix la presumpció legal d'un SAE certificat.

El Sistema d'Arxivament Electrònic (SAE) NF Z 42-013 / ISO 14641: estàndard de referència per a l'arxivament probatori a França. Un SAE certificat garanteix la immutabilitat dels arxius, la traçabilitat dels accessos i la migració dels formats a llarg termini. És la solució recomanada per als contractes públics significatius.

En el sector públic, els operadors poden recolzar-se en el Programa Vitam (programari lliure d'arxivament desenvolupat pels ministeris francesos) o en prestataris d'arxivament tercers aprovats.

Assegurar la permanència de les signatures en el temps: el re-segellat de temps

Un dels riscos sovint ignorat és l'expiració dels certificats de signatura. Un certificat de signatura electrònica qualificada té una durada de vida generalment limitada a 1 a 3 anys. Or, el teu contracte ha de conservar-se 10 anys.

La solució tècnica és el re-segellat de temps periòdic (també anomenat «archival time-stamp» en la norma CAdES/PAdES-LTA, definida per ETSI EN 319 122). Aquesta operació consisteix a aplicar un nou segellat de temps qualificat en l'arxiu abans de l'expiració del anterior, mantenint així la cadena de confiança criptogràfica.

El teu SAE o el teu proveïdor de signatura ha d'automatitzar aquesta operació. Certyneo integra nativament aquest mecanisme per als arxius de documents signats, en conformitat amb la norma PAdES nivell LTA (Long-Term Archival).

Gestionar els drets d'accés i la traçabilitat de les consultes

Conforme al RGPD nº 2016/679 (article 32) i a les bones pràctiques de seguretat dels sistemes d'informació, l'accés als arxius de documents signats ha de ser controlat i traçat:

• Autenticació forta (MFA) per als usuaris autoritzats;
• Registre d'accés segellat en el temps que documenti cada consulta, descàrrega o modificació;
• Xifratge en repòs i en trànsit (TLS 1.3, AES-256);
• Pla de còpia de seguretat que respecti la regla 3-2-1 (3 còpies, 2 suports diferents, 1 fora de la ubicació).

Per als adquisidors públics que gestionen un volum important de contractes, és pertinent explorar les funcionalitats de signatura electrònica a l'empresa que integren aquestes exigències de manera nativa.

---

Etapa 3 — Organitzar el flux de treball de gestió post-signatura per a les subministracions

Integrar l'arxivament en el teu procés compra-subministrament

La gestió dels contractes públics de subministracions implica sovint diversos actes successius després de la signatura de l'acta de compromís inicial: bons de comanda, modificacions, actes de recepció, factures acceptades. Cadascun d'aquests documents pot constituir una peça contractual o probatòria.

Es recomana estructurar la teva arborescència d'arxivament per contracte, després per naturalesa de document:

``` /Contractes-Públics/ └── 2026-MP-042-Subministracions-Informàtica/ ├── 01_Procediment/ ├── 02_Contractuals/ │ ├── Acta-Compromis_Signat.pdf │ ├── PCAP_Signat.pdf │ └── PCTP_Signat.pdf ├── 03_Execució/ │ ├── BDC-001_Signat.pdf │ └── Acta-Recepció-001_Signat.pdf └── 04_Factures/ ```

Automatitzar els avisos d'expiració i de purga

Parametritza alertes automàtiques en la teva GED o SAE per a:

• Avís de re-segellat de temps 6 mesos abans de l'expiració de l'últim segellat de temps qualificat;
• Avís de purga a la conclusió de la durada legal de conservació (amb validació humana abans de la destrucció);
• Alerta d'integritat en cas de intent de modificació d'un arxiu protegit.

Aquestes automatitzacions redueixen significativament la càrrega administrativa i el risc d'oblit, particularment per a estructures que gestionen diverses dotzenes de contractes simultàniament. Per avaluar el guany de productivitat potencial en la teva organització, pots utilitzar el nostre calculador ROI de la signatura electrònica.

Documentar la política d'arxivament en un PAQ o una procedura interna

Per als adquisidors sotmesos a auditories regulars (col·lectivitats, hospitals, establiments públics), és molt recomanable formalitzar una Política d'Arxivament i Conservació (PAC) que documenti:

• Els tipus de documents sotmesos a arxivament;
• Les durades de conservació per categoria;
• Els responsables de la gestió dels arxius;
• Les eines i prestataris utilitzats;
• Les procediments de control d'integritat periòdica.

Aquesta documentació constitueix una prova de diligència en cas de litigio i facilita la incorporació de nous col·laboradors. El centre d'ajuda Certyneo posa a disposició models de procediments adaptats als contractes públics.

Marc legal aplicable a l'arxivament dels documents de contractes públics signats electrònicament

Dret civil i valor probatori

El Codi civil francès posa els fonaments del valor probatori de l'escrit electrònic. L'article 1366 disposa que «l'escrit electrònic té la mateixa força probatòria que l'escrit en suport paper, sota reserva que pugui ser degudament identificada la persona de la qual emana i que sigui establert i conservat en condicions de naturalesa que n'assegurin la integritat». L'article 1367 defineix la signatura electrònica com «l'ús d'un procediment fiable d'identificació garantint la seva connexió amb l'acte al qual s'adjunta».

Aquests dos articles estableixen que la conservació en condicions que garanteixin la integritat no és una opció, sinó una condició imprescindible del valor probatori de l'arxiu.

Règlement eIDAS nº 910/2014 i els seus actes d'execució

El règlement eIDAS nº 910/2014 (i la seva evolució eIDAS 2.0 en curs de transposició) constitueix la base reguladora europea. El seu article 25 estableix la presumpció de fiabilitat de la signatura electrònica qualificada, mentre que els seus articles 41 i 42 defineixen les exigències aplicables als serveis de confiança qualificats, particularment els proveïdors de serveis de segellat de temps electrònic qualificats.

Les normes ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) i ETSI EN 319 162 (PAdES) defineixen els formats tècnics de signatures electròniques avançades i qualificades que preserven el valor probatori a llarg termini. El nivell PAdES-LTA (Long-Term Archival) és el recomanat per als arxius de contractes públics.

Codi de la contractació pública i instrucció d'arxivament

L'ordenança nº 2018-1074 pel Codi de la contractació pública i el decret nº 2016-360 relatiu als contractes públics estableixen el marc de la desmaterialització. La instrucció DAF/DPACI/RES/2009/018 de la Direcció d'arxius de França fixa les durades de conservació aplicables a les peces de contractes públics: 10 anys després del final del contracte per als contractes, 5 anys per a les peces comptables associades.

RGPD nº 2016/679

El règlement general sobre la protecció de dades (RGPD) s'aplica des del moment que els documents arxivats contenen dades de caràcter personal (nom del signant, coordenades, etc.). L'article 5(1)(e) imposa el principi de limitació de la conservació: les dades no es poden conservar més enllà de la durada necessària pels fins pels quals es tracten. Un registre de les activitats de tractament (article 30) ha de documentar l'arxivament dels documents contractuals. A la conclusió de la durada legal, s'ha de posar en marxa un procediment de purga o d'anonimització.

Riscos jurídics en cas de no conformitat

El defecte d'arxivament conforme exposa a diversos riscos majors: inadmissibilitat de la prova davant les jurisdiccions administratives o civils, rebuig de justificants durant controls de la Cort de Comptes o de la cambra regional de comptes, sancions CNIL que poden arribar al 4 % de la facturació anual mundial en cas de violació del RGPD, i imputabilitat de la responsabilitat personal dels agents públics que tenen la responsabilitat de la conservació dels arxius públics.

Escenaris d'ús concrets per a l'arxivament dels contractes públics de subministracions

Escenari 1 — Una col·lectivitat territorial que gestiona una vintena de contractes de subministracions per any

Una col·lectivitat de mida mitjana (aproximadament 50.000 habitants) traspassa cada any una vintena de contractes públics de subministracions: consumibles informàtics, mobiliari de despatx, subministracions escolars per als seus establiments, productes de neteja. Abans de la desmaterialització, les peces contractuals en paper es guardaven en carpetes arxivades físicament, amb un risc real de pèrdua o degradació.

En desplegar una solució de signatura electrònica qualificada acoblada a un SAE certificat NF Z 42-013, la col·lectivitat descarrega automàticament cada document signat en format PAdES-LTA i l'integra en la seva arborescència d'arxivament desmaterialitzada. Els controls d'integritat s'automatitzen trimestralment. Resultat: reducció d'aproximadament el 70 % del temps dedicat a la gestió documentaria post-signatura (estimació coherent amb els retroalimentacions d'experiència publicades per la DINUM en el seu baròmetre de desmaterialització 2025) i zero document inacccessible durant les dues últimes auditories de la cambra regional de comptes.

Escenari 2 — Un agrupament de comandament hospitalari que traspassa contractes de subministracions mèdiques

Un agrupament hospitalari que agrupa diversos establiments de salut (aproximadament 1.200 llits al total) centralitza les seves compres de subministracions mèdiques i dispositius mèdics no estèrils a través d'un agrupament de comandament. Cada contracte implica diversos signants: el coordinador de l'agrupament, el director comprador i de vegades un representant de l'ARS.

L'enjeu de l'arxivament es veu amplificat aquí per les obligacions sectorials específiques de la salut (traçabilitat dels dispositius mèdics, inspecció de l'ANSM) i per la multiplicitat dels establiments co-contractistes. En suportant-se en una plataforma de signatura que integra un mòdul d'arxivament amb drets d'accés diferenciats per establiment, l'agrupament garanteix que cada hospital membre pot accedir als seus propis documents mentre manté un arxiu central segur. El temps de tractament administratiu post-atribució es redueix de 3 dies a menys de 4 hores per a la difusió i l'arxivament de les peces contractuals.

Escenari 3 — Una ETI industrial attributària d'un contracte públic de subministracions

Una empresa de mida intermèdia del sector industrial (aproximadament 400 empleats, 80 M€ de facturació anual) es fa regularment amb diversos contractes públics de subministracions davant de diversos adquisidors públics diferents. Com a contractista, ha de conservar els actes de compromís, els bons de comanda emesos i els actes de lliurament signats, particularment per justificar els seus crèdits durant el cobrament de factures i per blindar-se contra qualsevol litigio sobre l'execució del contracte.

En integrar la solució de signatura en el seu ERP via una API, l'empresa automatitza la descàrrega i la classificació dels documents signats en la seva GED interna tan aviat com es finalitza cada signatura. Les auditories financeres anuals es beneficien d'un accés immediat a la totalitat de les proves contractuals, reduint el temps de preparació de les auditories del 40 al 50 % segons benchmarks sectorials publicats per cabinets de consultoría en transformació digital.

Conclusió

Descarregar i arxivar els documents signats per a un contracte públic de subministracions no és una simple formalitat administrativa: és una obligació legal amb potencials conseqüències greus en cas d'incompliment. Del format PAdES-LTA a la conservació decenal passant pel re-segellat de temps periòdic, cada etapa exigeix rigorositat tècnica i vigilància legal. El règlement eIDAS, el Codi civil i les instruccions d'arxivament públic formen un marc coercitiu però coherent, que les eines modernes de signatura electrònica permeten respectar sense friccions.

Certyneo acompanya els adquisidors públics i els contractistes de contractes en la posada en conformitat dels seus processos de signatura i arxivament, amb funcionalitats natives de conservació probatòria i export normat. Descobreix com simplificar la teva gestió documentaria avui mateix en crear el teu compte Certyneo o en consultar els nostres preus.