الأرشفة الإلكترونية (التوقيع، القيمة الإثباتية)

الأرشفة الإلكترونية تعني الحفظ طويل الأجل للمستندات الرقمية الموقعة في ظروف تضمن قيمتها الإثباتية وقابليتها للقراءة وسلامتها بمرور الوقت. لا يجب الخلط بينها وبين النسخ الاحتياطية البسيطة: الأرشفة الإثباتية تفرض قيوداً تقنية وقانونية محددة تميزها عن مجرد التخزين في السحابة.

الأعمدة الثلاثة للأرشفة الإثباتية :
• السلامة : المستند المؤرشف لا يمكن تعديله — أي تغيير قابل للكشف ويبطل الإثبات. مضمونة من خلال التجزئة التشفيرية للمستند عند الأرشفة والتحقق الدوري من هذا التجزئة.
• الاستدامة : المستند يبقى قابلاً للقراءة بعد 10 أو 20 أو 50 سنة، بغض النظر عن التطورات البرمجية. هذا يفرض صيغاً معيارية (PDF/A للمحتوى، PAdES B-LTA للتوقيع) والهجرة المنتظمة للوسائط.
• القابلية للتتبع : أي عملية على المستند المؤرشف (استشارة، اتصال، حذف) يتم تسجيلها في سجل أحداث مع طابع زمني وغير قابل للتزوير.

الإطار المعياري : في فرنسا، تحكم الأرشفة الإثباتية المعايير NF Z42-013 (المرجع الفرنسي، AFNOR) والمعيار الدولي ISO 14641. بالنسبة للقطاع العام وبعض الأنشطة الخاضعة للتنظيم (الصحة والخدمات المالية)، يلزم الاعتماد من SIAF (الخدمة الحكومية بين الوزارات لأرشيفات فرنسا) أو الشهادة من طرف ثالث موثق ESG. لائحة eIDAS 2.0 تقدم خدمة ثقة مؤهلة جديدة مخصصة للأرشفة الإلكترونية المؤهلة، معترف بها تماماً في جميع أنحاء الاتحاد الأوروبي.

مدة الاحتفاظ القانونية في فرنسا :
• العقود التجارية والفواتير : 10 سنوات (قانون التجارة الفرنسي المادة L123-22)
• عقود العمل : 5 سنوات بعد مغادرة الموظف
• المستندات الضريبية : 6 سنوات (كتاب إجراءات المالية المادة L102 B)
• الأعمال الموثقة : 75 سنة (قانون التوثيق)
• المستندات الطبية : 20 سنة بعد آخر عملية (قانون الصحة العامة)

التطبيق من قبل Certyneo : جميع المستندات الموقعة يتم أرشفتها بصيغة PAdES B-LT (B-LTA متاح في خطة العمل للحفظ > 10 سنوات)، مع طابع زمني RFC 3161 مؤهل، الحفظ لمدة 10 سنوات مضمن في جميع الخطط، سجل الأحداث متاح في أي وقت، وتنزيل مسار التدقيق بصيغة PDF. انظر أيضاً القيمة الإثباتية وLTV (التحقق طويل الأجل).