Tuân thủ pháp luật về luật lao động: Nghĩa vụ của nhà tuyển dụng

Giới thiệu

Vào năm 2026, tuân thủ pháp luật về luật lao động đại diện cho một thách thức chiến lược lớn đối với bất kỳ nhà tuyển dụng nào, dù quản lý một TPE có năm nhân viên hay một tập đoàn với hàng nghìn nhân viên. Khung quy định đã trở nên rất phức tạp: luật El Khomri, những sắc lệnh Macron năm 2017, luật Lao động ngày 8 tháng 8 năm 2016 (n°2016-1088), ngoài ra còn có sự lan rộng của RGPD và sự gia tăng của chữ ký điện tử trong các quy trình HR. Một lỗi tuân thủ có thể gây tốn kém: thay đổi phân loại hợp đồng, vô hiệu một điều khoản, kiểm toán URSSAF hoặc bị kết án tại tòa điều hòa lao động. Bài viết này làm rõ những nghĩa vụ cơ bản của nhà tuyển dụng, những rủi ro liên quan và các công cụ để bảo vệ bền vững các thực hành của bạn.

---

Những nghĩa vụ cơ bản của nhà tuyển dụng theo luật lao động

Chính thức hóa hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là nền tảng của mọi mối quan hệ chuyên môn. Mặc dù hợp đồng lao động vô thời hạn (CDI) về lý thuyết có thể là bằng miệng đối với công việc đơn giản, nhưng chỉ thị Châu Âu 2019/1152 ngày 20 tháng 6 năm 2019 — được chuyển đổi vào pháp luật Pháp bằng sắc lệnh n°2022-1272 ngày 29 tháng 9 năm 2022 — hiện nay yêu cầu cấp một tài liệu bằng văn bản hoặc điện tử cho nhân viên trong vòng bảy ngày sau khi tuyển dụng. Tài liệu này phải đề cập ít nhất: danh tính các bên, ngày bắt đầu, thời hạn và điều kiện thông báo trước, tiền lương, thời gian làm việc hàng ngày hoặc hàng tuần, nghỉ phép, và thỏa thuận lao động tập thể áp dụng.

Đối với hợp đồng lao động có thời hạn (CDD), bài 1242-12 của Bộ luật lao động bắt buộc phải có hình thức bằng văn bản dưới hình phạt bị phân loại lại tự động thành CDI. Tương tự, hợp đồng lao động tạm thời (làm việc thay thế), hợp đồng đào tạo và chuyên nghiệp hóa mỗi hợp đồng đòi hỏi một hình thức cụ thể. Chữ ký điện tử cho HR hiện nay tạo thành một giải pháp mạnh mẽ để chính thức hóa những hành động này phù hợp với quy định eIDAS.

Tôn trọng các nghĩa vụ thông tin và đào tạo

Nhà tuyển dụng có trách vụ thông báo cho mỗi nhân viên về các quyền của họ ngay khi tuyển dụng: tài khoản hình thành chuyên môn cá nhân (CPF), quyền đào tạo, tiếp cận tài liệu đánh giá duy nhất về rủi ro chuyên môn (DUERP). DUERP — được coi là bắt buộc bởi sắc lệnh n°2001-1016 và được tăng cường bởi luật sức khỏe lao động ngày 2 tháng 8 năm 2021 (n°2021-1018) — phải được cập nhật ít nhất mỗi năm và bất cứ khi nào có thay đổi quan trọng nào trong các điều kiện làm việc. Sự số hóa và bảo quản điện tử của nó hiện nay có thể thực hiện, với điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn và theo dõi của tài liệu.

Ngoài ra, từ ngày 1 tháng 10 năm 2022, mọi nhà tuyển dụng có ít nhất 50 nhân viên phải nộp DUERP trên một cổng thông tin quốc gia được số hóa, được quản lý bởi các tổ chức phòng ngừa chi nhánh. Nghĩa vụ này được mở rộng dần dần đến các doanh nghiệp có ít hơn 50 nhân viên.

Đảm bảo tuân thủ pháp luật về thời gian làm việc và nghỉ phép

Quy định về thời gian làm việc (bài 3121-1 và những bài tiếp theo của Bộ luật lao động) áp đặt các giới hạn tuyệt đối: 10 giờ mỗi ngày, 48 giờ mỗi tuần (44 giờ trung bình trong 12 tuần liên tiếp). Các giờ làm thêm phải được thanh toán hoặc bù theo điều kiện của thỏa thuận lao động tập thể áp dụng. Không tuân thủ những quy tắc này làm cho nhà tuyển dụng phải chịu các hình phạt hình sự (bài 3171-4) và những khoảng trả lại tiền lương.

Về nghỉ phép, quyết định của Tòa Tư pháp Tối cao Pháp ngày 13 tháng 9 năm 2023 (n°22-17.340) — phù hợp với heuristic pháp lý của CJUE — đã mở rộng việc nhận nghỉ phép trong những ngày bệnh không phải do công việc. Từ đó, nhà tuyển dụng phải kiểm tra lại cách tính toán của họ và thông báo cho nhân viên bằng văn bản trong vòng mười tháng kể từ ngày công bố luật điều chỉnh ngày 22 tháng 4 năm 2024 (n°2024-364).

---

Nghĩa vụ về bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên

RGPD và xử lý dữ liệu HR

Nhà tuyển dụng chịu trách nhiệm xử lý theo nghĩa RGPD (Quy định n°2016/679). Với tư cách này, anh ta phải giữ một bản ghi các hoạt động xử lý, bổ nhiệm một người phụ trách bảo vệ dữ liệu (DPO) nếu các hoạt động của anh ta yêu cầu (bài 37 RGPD), và đảm bảo tính hợp pháp của mỗi xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên. Các cơ sở pháp lý có thể sử dụng chủ yếu là thực hiện hợp đồng (bài 6.1.b), nghĩa vụ pháp luật (bài 6.1.c) và lợi ích hợp pháp (bài 6.1.f).

CNIL đã công bố những khuyến cáo cụ thể cho các tài nguyên nhân sự: các thời hạn lưu giữ hạn chế (chẳng hạn, ba năm đối với dữ liệu ứng viên không được lựa chọn), bảo mật các phiếu lương điện tử, quản lý giám sát video tại nơi làm việc. Trong trường hợp vi phạm dữ liệu, nhà tuyển dụng có 72 giờ để thông báo cho CNIL (bài 33 RGPD), dưới hình phạt có thể đến 4% doanh thu toàn cầu.

Bảo mật của hệ thống thông tin HR

Chỉ thị NIS2 (chỉ thị UE 2022/2555), được chuyển đổi vào Pháp bằng luật n°2023-703 ngày 1 tháng 8 năm 2023 và các sắc lệnh ứng dụng năm 2024, áp đặt cho các nhà khai thác quan trọng sống và các thực thể cần thiết / quan trọng những biện pháp an ninh mạng tăng cường. Ngay cả những nhà tuyển dụng không trực tiếp chịu những biện pháp này cũng nên kiểm toán bảo mật của các công cụ HR của họ (SIRH, kho tiền điện tử, nền tảng ký tên), bởi vì trách nhiệm trong trường hợp rò rỉ dữ liệu nhân viên có thể bị buộc tội.

Để tìm hiểu thêm về các tiêu chuẩn kỹ thuật, hướng dẫn hoàn chỉnh về chữ ký điện tử của Certyneo chi tiết các mức bảo mật được yêu cầu theo các loại tài liệu.

---

Số hóa tài liệu HR: Khung và thực tiễn tốt nhất

Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử

Kể từ sắc lệnh n°2005-674 ngày 16 tháng 6 năm 2005, một hợp đồng lao động có thể được kết luận, sửa đổi và ký điện tử. Bài 1366 của Bộ luật Dân sự quy định rằng "văn bản điện tử có cùng giá trị bằng chứng như văn bản trên giấy", với điều kiện được đảm bảo danh tính của người gửi nó và tài liệu được lưu giữ trong các điều kiện để đảm bảo tính toàn vẹn của nó.

Mức độ chữ ký cần thiết phụ thuộc vào ý nghĩa của tài liệu. Chữ ký điện tử nâng cao hoặc được xác định (phù hợp với quy định eIDAS n°910/2014) được khuyến cáo cho những hành động tham gia quan trọng các bên — thay đổi từ bỏ, giao dịch, bổ sung hợp đồng. Giải pháp ký điện tử trong doanh nghiệp do đó phải được chọn một cách thận trọng, bằng cách xác minh tuân thủ eIDAS của nhà cung cấp dịch vụ.

Bảo quản và lưu trữ tài liệu làm việc

Nghĩa vụ bảo quản khác nhau tùy thuộc vào tài liệu: năm năm đối với các phiếu lương (bài 3243-4 của Bộ luật lao động), năm năm đối với hợp đồng lao động sau khi kết thúc mối quan hệ hợp đồng, ba mươi năm đối với các tài liệu liên quan đến marques tiếp xúc với rủi ro chuyên môn. Nhà tuyển dụng phải đảm bảo tính toàn vẹn, khả năng đọc và khả năng tiếp cận của lưu trữ kỹ thuật số trong suốt thời gian bảo quản pháp luật của họ.

Kho tiền kỹ thuật số nhân viên, được cấp phép bởi luật El Khomri và được vận hành bởi các bên thứ ba đáng tin cậy được phê duyệt, cho phép đặt các phiếu lương trực tiếp trong một không gian cá nhân được bảo mật. Bản phát hành được số hóa là hợp lệ miễn là nhân viên không phản đối (bài 3243-2 của Bộ luật lao động).

Quản lý các phá vỡ và quy trình kỷ luật

Thay đổi từ bỏ được phê duyệt (bài 1237-11 của Bộ luật lao động) đòi hỏi chữ ký của biểu mẫu CERFA n°14598*01. Kể từ năm 2022, quy trình tele TéléRC cho phép số hóa hoàn toàn nỗ lực này. Tuy nhiên, việc sử dụng chữ ký điện tử cho những biểu mẫu này yêu cầu sự cẩn trọng đặc biệt: DREETS (Tổng Giám đốc khu vực kinh tế, việc làm, lao động và đoàn kết) đã làm rõ rằng chữ ký điện tử được xác định là bắt buộc để đảm bảo xác thực sự đồng ý của cả hai bên.

Đối với các quy trình kỷ luật (cảnh báo, tạm dừng, sa thải), thông báo bằng thư được khuyến cáo với xác nhận nhận được vẫn là tiêu chuẩn, nhưng thư được khuyến cáo điện tử (LRE), được công nhận bởi bài 100 của Bộ luật Bưu điện và Thông tin liên lạc Điện tử, cung cấp một giải pháp thay thế hoàn toàn hợp lệ. Những tiến bộ này được chi tiết trong so sánh các giải pháp ký điện tử có sẵn trên Certyneo.

---

Đối thoại xã hội và nghĩa vụ đàm phán tập thể

Đàm phán hàng năm bắt buộc

Trong các doanh nghiệp được trang bị một đại biểu công đoàn, nhà tuyển dụng phải tiến hành mỗi năm các cuộc đàm phán về các chủ đề được cố định bởi luật (bài 2242-1 và những bài tiếp theo của Bộ luật lao động): tiền lương thực tế, thời gian và tổ chức thời gian làm việc, bình đẳng chuyên môn giữa phụ nữ và nam giới, chất lượng sống lao động. Sự vắng mặt của đàm phán làm cho việc tăng cường đóng góp chủ yếu vào đào tạo chuyên môn.

Tư vấn của CSE và số hóa các biên bản

Ủy ban xã hội và kinh tế (CSE), được thiết lập bởi những sắc lệnh Macron năm 2017 đối với các doanh nghiệp có ít nhất 11 nhân viên, phải được tư vấn về những quyết định quan trọng ảnh hưởng đến doanh nghiệp (điều kiện làm việc, cơ cấu lại, giới thiệu các công nghệ mới). Các biên bản cuộc họp của CSE có thể được ký điện tử, điều này tăng tốc độ phổ biến và lưu trữ của họ. Chữ ký điện tử cho các văn phòng luật và các dịch vụ HR phản hồi chính xác những nhu cầu này về theo dõi và xác thực tài liệu.

Trong vấn đề của thỏa thuận lao động tập thể, luật ngày 29 tháng 3 năm 2018 (n°2018-217) đã công bố khả năng ký những thỏa thuận công ty điện tử, với điều kiện mỗi người ký có một chứng chỉ chữ ký điện tử hợp lệ. Sự tiến bộ này đơn giản hóa đáng kể quản lý nhiều trang web và các tình huống làm việc từ xa.

Khung pháp luật áp dụng cho tuân thủ pháp luật của nhà tuyển dụng

Tuân thủ pháp luật lao động dựa trên sự xếp chồng các văn bản quốc gia và châu Âu mà mọi nhà tuyển dụng phải làm chủ.

Bộ luật lao động Pháp: Các bài 1221-1 đến 1221-26 điều chỉnh sự hình thành hợp đồng lao động. Bài 1242-12 áp đặt bằng văn bản cho CDD dưới hình phạt phân loại lại. Các bài 3121-1 đến 3121-67 khung thời gian làm việc. Bài 3243-2 cho phép cấp các phiếu lương được số hóa. Bài 1237-11 tổ chức thay đổi từ bỏ.

Bộ luật Dân sự: Bài 1366 đặt nguyên tắc tương đương giữa văn bản điện tử và văn bản giấy. Bài 1367 xác định các điều kiện giá trị của chữ ký điện tử (độ tin cậy của quy trình xác định danh tính, liên kết với hành động). Những quy định này được áp dụng trực tiếp cho những hợp đồng lao động được số hóa.

Quy định eIDAS n°910/2014: Nó thiết lập ba mức chữ ký điện tử — đơn giản, nâng cao, được xác định — và công nhận lẫn nhau của họ trong Liên minh Châu Âu. Đối với các hành động RH nhạy cảm (thay đổi từ bỏ, giao dịch, thỏa thuận tập thể), chữ ký nâng cao hoặc được xác định được khuyến cáo. Sửa đổi eIDAS 2.0 (quy định UE 2024/1183) tăng cường khả năng tương tác và giới thiệu ví danh tính kỹ thuật số châu Âu (EUDIW).

RGPD n°2016/679: Các bài 6, 13, 14, 33 và 37 đặc biệt liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên. Nhà tuyển dụng phải đặc biệt thông báo cho nhân viên về xử lý dữ liệu của họ (bài 13-14), thông báo cho CNIL trong trường hợp vi phạm (bài 33) và, tùy thuộc vào các trường hợp, bổ nhiệm một DPO (bài 37).

Chỉ thị NIS2 (2022/2555) và luật Pháp n°2023-703: Áp đặt các biện pháp an ninh mạng cho các thực thể cần thiết và quan trọng, với sự mở rộng dần dần đến các nhà thầu phụ và nhà cung cấp. Các hệ thống HR xử lý dữ liệu nhạy cảm bị ảnh hưởng.

Tiêu chuẩn ETSI: Tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 khung các định dạng chữ ký điện tử nâng cao (XAdES, PAdES, CAdES). Những nhà cung cấp dịch vụ niềm tin được xác định phải tuân thủ tiêu chuẩn ETSI EN 319 411.

Chỉ thị 2019/1152 được chuyển đổi bằng sắc lệnh n°2022-1272: Buộc cấp một tài liệu bằng văn bản hoặc điện tử trong vòng bảy ngày sau khi tuyển dụng.

Luật sức khỏe lao động n°2021-1018: Tăng cường các nghĩa vụ liên quan đến DUERP và phòng ngừa rủi ro chuyên môn.

Rủi ro trong trường hợp không tuân thủ: Phân loại lại CDD thành CDI, vô hiệu các điều khoản hợp đồng, kết án tại tòa điều hòa lao động (bồi thường có thể đến 20 tháng tiền lương đối với sa thải không có lý do thực sự và nghiêm túc trong các doanh nghiệp có hơn 10 nhân viên), những khoản phạt CNIL lên đến 20 triệu euro hoặc 4% doanh thu toàn cầu, kiểm toán URSSAF, và những khoản phạt DREETS. Trách nhiệm hình sự của lãnh đạo cũng có thể bị buộc tội trong trường hợp vi phạm trầm trọng về quy tắc an toàn lao động (bài 4741-1 và những bài tiếp theo của Bộ luật lao động).

Kịch bản sử dụng: Tuân thủ pháp luật HR trong thực hành

Kịch bản 1 — Một công ty vừa và nhỏ công nghiệp quản lý 150 lần tuyển dụng mỗi năm

Một công ty vừa và nhỏ công nghiệp khoảng 250 nhân viên, chuyên về gia công cơ khí, đã phải đối mặt với khối lượng cao tuyển dụng theo mùa: gần 150 CDD và hợp đồng làm việc thay thế mỗi năm. Những hợp đồng được in, ký tay, quét rồi lưu trữ trong những tủ tài liệu vật lý. Trung bình thời gian giữa quyết định tuyển dụng và chữ ký có hiệu lực đạt 4,8 ngày làm việc, thường xuyên gây ra những trì hoãn bắt đầu công việc và một rủi ro phân loại lại khi nhân viên bắt đầu trước khi ký.

Bằng cách triển khai một giải pháp ký điện tử nâng cao phù hợp eIDAS cho toàn bộ hợp đồng RH của nó, công ty vừa và nhỏ này đã giảm thời gian ký xuống dưới 4 giờ trung bình. Tỷ lệ hợp đồng được ký trước ngày làm việc đầu tiên tăng từ 61% lên 98%. Những tiết kiệm về chi phí in, bưu gửi và lưu trữ vật lý được ước tính khoảng 18,000 euro mỗi năm, hay một ROI tích cực từ tháng thứ ba của việc sử dụng. Khả năng theo dõi điện tử cũng cho phép cung cấp ngay tức khắc bằng chứng cần thiết khi kiểm toán URSSAF.

Kịch bản 2 — Một tập đoàn phân phối nhiều trang web với làm việc từ xa chung

Một tập đoàn phân phối với khoảng hai mươi cơ sở trải rộng trên toàn lãnh thổ quốc gia phải quản lý chữ ký của những bổ sung làm việc từ xa đối với gần 800 nhân viên sau một tổ chức lại. Quy trình giấy cần gửi bưu điện những bổ sung, một thời gian trở lại trung bình 12 ngày, và một theo dõi thủ công nhọc nhằn. Khoảng 15% những bổ sung trở lại không đầy đủ hoặc không ký.

Bằng cách chuyển sang một nền tảng ký điện tử tích hợp với SIRH của họ, tập đoàn đã có thể phát hành 800 bổ sung cùng lúc thông qua các quy trình công việc tự động. Tỷ lệ ký trong vòng 48 giờ đạt 94%. Dịch vụ HR ước tính giảm 70% về thời gian hành chính được dành cho theo dõi. Bảo quản điện tử của những bổ sung, được dán dấu thời gian và lưu trữ tự động, đã đơn giản hóa phản ứng đối với một số yêu cầu cá nhân tại tòa điều hòa lao động, bằng cách cung cấp ngay lập tức bằng chứng sự đồng ý của các bên.

Kịch bản 3 — Một văn phòng tuyển dụng quản lý dữ liệu ứng viên nhạy cảm

Một văn phòng tuyển dụng chuyên về hồ sơ quản lý, xử lý khoảng 3,000 ứng tuyển mỗi năm, đã trở thành chủ thể của một thông báo cảnh báo từ CNIL vì bảo quản dữ liệu cá nhân quá mức của những ứng viên không được lựa chọn (thời gian bảo quản vượt quá ba năm mà không có cơ sở pháp lý). Văn phòng không có bản ghi đầy đủ các hoạt động xử lý hay quy trình xóa dữ liệu tự động.

Sau một kiểm toán tuân thủ pháp luật RGPD, văn phòng đã đặt một quy trình quản lý tài liệu được số hóa bao gồm những chữ ký điện tử trên các biểu mẫu đồng ý của những ứng viên, các thời hạn bảo quản được tính toán và các quy trình công việc xóa tự động. Những ứng viên hiện nay nhận được một liên kết ký điện