Hvordan arkivere et elektronisk signert dokument

Hvorfor arkivere riktig

Hvorfor arkivere riktig

Et elektronisk signert dokument har bare verdi hvis beviset forblir tilgjengelig og etterprøvbart i hele den juridiske perioden – noen ganger 10, 20, til og med 30 år. Slurvete arkivering = svekket bevis ved tvist. Varighet som skal overholdes 6 år (skatt)

• Et elektronisk signert dokument har bare verdi hvis beviset forblir tilgjengelig og etterprøvbart i hele den juridiske perioden – noen ganger 10, 20, til og med 30 år. Slurvete arkivering = svekket bevis ved tvist. Varighet som skal overholdes 6 år (skatt)Leieavtaler ⬥⬥⬥: varighet + 5 år
• Notarius publicus ⬥⬥⬥: 30 årNotarius publicus ⬥⬥⬥: 30 år
• Forsikring ⬥⬥⬥⬥: Behold 2 til typeSignert PDF
• Signert PDFog
• revisjonssporetrevisjonssporet
• for den lengste gjeldende perioden.Arkivformater

ArkivformaterPAdES-B-B ⬥⬥⬥: enkel, enkel signaturPAdES-B-T ⬥⬥⬥: + kvalifisert tidsstempel ⬥⬥⬥⬥ LT PAdES-B-sertifikatPAdES-B-T ⬥⬥⬥: + kvalifisert tidsstempel ⬥⬥⬥⬥ LT PAdES-B-sertifikatPAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodiske tidsstempler (multi-dekadale)

For lang arkivering, favoriser

• For lang arkivering, favoriserPAdES-B-LTA
• PAdES-B-LTA.
• De 3 arkiveringsalternativeneDe 3 arkiveringsalternativene
• 1. Outsourcet arkivering (plattform)Signaturplattformen oppbevarer dokumentene dine i X år. Inkludert i de fleste planer.

Signaturplattformen oppbevarer dokumentene dine i X år. Inkludert i de fleste planer.Fordeler ⬥⬥⬥: ingen innsats, eIDAS-kompatibelUlemper ⬥⬥⬥: avhengighet av tjenesteleverandøren, reversibilitet som skal verifiseres

Ulemper ⬥⬥⬥: avhengighet av tjenesteleverandøren, reversibilitet som skal verifiseres

2. Intern arkivering

Dokumentene dine oppbevares på dine servere eller en dedikert SAE.

Dokumentene dine oppbevares på dine servere eller en dedikert SAE.Fordeler ⬥⬥⬥: total kontrollUlemper ⬥⬥⬥: kostnad, interne ferdigheter krevesUlemper ⬥⬥⬥: kostnad, interne ferdigheter kreves

3. SAE med bevisverdi

Sertifisert elektronisk arkiveringssystem

Sertifisert elektronisk arkiveringssystemNF Z42-013 ⬥ ⬥⬥ Det høyeste nivået av samsvar.NF Z42-013 ⬥ ⬥⬥ Det høyeste nivået av samsvar.Fordeler ⬥⬥⬥: presumsjon om juridisk pålitelighet

Ulemper ⬥⬥⬥: høye kostnader, overdimensjonert for små og mellomstore bedrifter

Ulemper ⬥⬥⬥: høye kostnader, overdimensjonert for små og mellomstore bedrifterBeste praksisBehold

BeholdPDF + revisjonsspor ⬥⬥⬥, aldri den ene uten den andre ⬥⬥undans: multi-site, multi-supportPeriodisk verifisering ⬥⬥⬥: hver 6.–12. måned, bekreft at dokumenter er lesbarePeriodisk verifisering ⬥⬥⬥: hver 6.–12. måned, bekreft at dokumenter er lesbare

Dokumentasjon ⬥⬥⬥: skriftlige prosedyrer

• Årlige restaureringstesterÅrlige restaureringstesterhyppige feil
• Behold bare PDF-en, ikke revisjonssporetBehold bare PDF-en, ikke revisjonssporet
• Lagre på ett enkelt medium (intern harddisk)Bruk en sky uten oppbevaringsklausul
• Bruk en sky uten oppbevaringsklausulGlem varighetene som er spesifikke for visse sektorer ⬥⬥⬥⬥ Ikke test gjenopprettingen
• Glem varighetene som er spesifikke for visse sektorer ⬥⬥⬥⬥ Ikke test gjenopprettingenHvis du bytter signaturleverandør:

Eksporter alle signerte dokumenter + revisjonsspor

• Eksporter alle signerte dokumenter + revisjonsspor
• Importer til det nye systemet eller en dedikert SAE
• Sjekk integritet (SHA-256 fingeravtrykk) ⬥⬥ ME ⬥ Behold midlertidig tilgang til det gamle systemet skiftende tjenesteleverandør
• Sjekk integritet (SHA-256 fingeravtrykk) ⬥⬥ ME ⬥ Behold midlertidig tilgang til det gamle systemet skiftende tjenesteleverandør
• SMB med 50 ansatte, 3000 signerte dokumenter samlet over 5 år. Migrering:

automatisert eksport via API

automatisert eksport via API

1. import til ny tjenesteleverandør + ekstern SAE som backup
2. verifisering ved prøve (50 dokumenter sjekket)
3. verifisering ved prøve (50 dokumenter sjekket)
4. gammel tjenesteleverandør avsluttet etter 3 måneder

Total varighet: Null tap.

Total varighet: Null tap.

• Hvordan Certyneo hjelper deg? PAdES-B-T-format som standard, PAdES-B-LTA valgfritt for kritiske dokumenter.
• Oppdag Certyneos elektroniske signaturløsning
• Oppdag Certyneos elektroniske signaturløsning
• Vanlige spørsmål

Vanlige spørsmål

Bør jeg skrive ut de signerte dokumentene mine?

Nei, ubrukelig og kontraproduktivt (tap av bevisverdi).Nei, ubrukelig og kontraproduktivt (tap av bevisverdi).Er en standard sky (Google Drive, Dropbox) nok?

For PDF-en ja, men ikke for bevisverdien. Foretrekk dedikert arkivering.

For PDF-en ja, men ikke for bevisverdien. Foretrekk dedikert arkivering.

Hva bør jeg gjøre hvis signaturplattformen min stenger?

PAdES PDF-er forblir verifiserbare offline. Eksporter revisjonsspor regelmessig.

PAdES PDF-er forblir verifiserbare offline. Eksporter revisjonsspor regelmessig.

Bør arkiver krypteres?

Anbefales for sensitive dokumenter. Vær nøye med å oppbevare nøklene i lang tid.

Anbefales for sensitive dokumenter. Vær nøye med å oppbevare nøklene i lang tid.

Når starter 10-årsperioden?

For en kommersiell kontrakt: slutt på utførelse. For en arbeidskontrakt: slutt på kontrakten.

For en kommersiell kontrakt: slutt på utførelse. For en arbeidskontrakt: slutt på kontrakten.

Konklusjon

God arkivering er livsforsikringen til dine elektroniske signaturer. Velg formelen tilpasset dine utfordringer (outsourcet for de fleste SMB, SAE NF Z42-013 for kritiske tilfeller), test regelmessig.

God arkivering er livsforsikringen til dine elektroniske signaturer. Velg formelen tilpasset dine utfordringer (outsourcet for de fleste SMB, SAE NF Z42-013 for kritiske tilfeller), test regelmessig.

Prøv Certyneo for å sende, signere og spore dokumentene dine online enkelt, raskt og sikkert.